“Vijf merentocht” afgelast. Uitgebreid onderzoek naar Crowd management dringend noodzakelijk. Zodra 't gaat vriezen is Nederland traditie getrouw in de ban van het schaatsen. In de afgelopen decennia heeft het fenomeen 'Elfstedentocht' mythische vormen aangenomen. Als warming up voor dit ultieme schaatsfeest zijn er vooraf allerlei schaatstoertochten mogelijk. Het wachten is alleen op GOED IJS!
Als de ijsmeester de dikte van het ijs heeft beoordeeld en het sein op 'groen' zet, kan direct een tocht worden uitgeschreven. Vaak is dit binnen enkele dagen , soms al de volgende dag. Schaatsliefhebbers komen van heinde en verre om te genieten van deze Hollandse sport bij uitstek: een toertocht op natuurijs.
De sfeer rondom deze tourtochten is zo 'aanstekelijk' dat niet alleen schaatsers op de tochten afkomen maar ook steeds meer publiek dat een graantje wil mee pikken van de 'ijspret'. Aangemoedigd door site events, al dan niet georganiseerd in samenwerking met de organisatie van zo'n toertocht, stroomt ook het publiek in grote getale naar de 'ijsvloer'.
Social media worden door de enthousiastelingen gebruikt om elkaar te informeren waar het druk en gezellig is. Niet meer een telefoontje naar vrienden, maar een tweet naar 100 vrienden. En dat door vele honderden mensen.
Zie nu het probleem voor de organisatie van de toertocht, de ijsclub, de gemeente, soms de provincie. "Hoe managen we, met zo'n korte voorbereidingstijd, de toestroom van zoveel mensen? En wat te doen bij een eventuele calamiteit (afstroom van mensen)?"
In dit kader heb ik vorige week in een interview met de krant gezegd dat organiseren van de 'Elfstedentocht nooit meer verantwoord' zou zijn (De Gelderlander 26 jan.). Daar gebruikmakend van de volgende argumenten.
Ten eerste:
Organisaties zijn onvoldoende ingericht op de logistieke consequenties van hun evenement. Draaiboeken zijn er wel, maar met name gericht op de organisatie van het 'sportgedeelte'. De draaiboeken kennen over het algemeen geen scenario denken en worden al, jaar in jaar uit, gebruikt zonder al te veel aanpassingen. Foto's van de lange wachtrijen voor de stempelposten (Vijf Merentocht) zijn daar mijns inziens een bewijs van.
Ten tweede:
Organisaties zijn zich onvoldoende bewust van hun verantwoordelijkheid. Letterlijk zegt iemand van de organisatie van een toertocht in West Brabant; "Daar hebben wij geen draaiboek voor. Maar politie en brandweer zijn op de hoogte. Ik ben nog wel van plan om persoonlijk contact te leggen met de politie." Waarschijnlijk is ook de late reactie, na het afgelasten van de 'Vijf Merentocht', van Rijkswaterstaat, om voor de volgende dagen de matrixborden op de A50 te plaatsen, een gevolg van de gebrekkige communicatie vooraf (schaatsen.nl ‘maatregelen tegen drukte toertochten’ 25 jan).
Een dergelijke opstelling van de organisatie kan anno 2013 echt niet meer. Bovenstaande problemen zijn met een deskundige aanpak (vooraf) aan te pakken. De invloed van social media op de mobiliteit van het publiek, is echter nog een onontgonnen gebied. Kennis en ervaring op dit vlak ontbreekt. Het is noodzakelijk om zo spoedig mogelijk onderzoek naar dit fenomeen uit te breiden als we ook in de nabije toekomst bijzondere evenementen veilig willen kunnen organiseren!
