Bij een goed zakelijk evenement draait het om communicatie en het overbrengen van een verhaal. Dat gaat echter niet zomaar. Er bestaan geen standaard checklists voor de invulling van dat verhaal. Het is niet voor niets dat creativiteit een belangrijke rol speelt in het vak.
In al die jaren, dat ik inmiddels rondloop in de evenementenbranche, heb ik echter wel voldoende gezien om te weten hoe belangrijk het is je publiek beter bij jouw verhaal of boodschap te betrekken. Ik deel daarom graag tien tips voor een succesvoller zakelijk evenement - vooraf, tijdens en erna.
1. prikkel vooraf
Stuur genodigden in de weken voor het evenement prikkelende en actuele vragen, gerelateerd aan het evenement. Daarbij maakt het niet uit of ze zich al hebben ingeschreven of niet. Soms is een onderwerp van een sessie alleen namelijk niet voldoende om iemand over de streep te trekken zich aan te melden. Laat je doelgroep reageren, zodat er vooraf al interactie ontstaat. Zo kun je op basis hiervan zelfs je sessies inhoudelijk optimaliseren.
2. communiceer een duidelijke hashtag voor Twitter
Bedenk een Twitter-hashtag (#) voor je evenement en communiceer deze via alle kanalen die je voor handen hebt: de eventwebsite, in elke mailing, op de welkomstslide van je presentatie. Zorg ervoor dat mensen er niet naar hoeven te zoeken. Zo eenvoudig, maar met een groot resultaat. Mis deze kans dus niet.
3. goede gastheren en -vrouwen
Zorg ervoor dat de medewerkers van je organisatie zich opstellen als echte gastheer en -vrouw. Dat betekent: het persoonlijk verwelkomen van gasten bij de ingang, ze een hand geven en met ze meelopen. Laat je gasten niet verloren staan, geef ze het gevoel welkom te zijn. Hoe vaak zie je tenslotte niet dat medewerkers van het organiserende bedrijf zich ook zelf als gast opstellen?
4. social media op de bezoekersbadge
Zet de social media-kanalen (Facebook, LinkedIn, Twitter) waar je op te vinden bent - en waar je iets mee wilt - op de badge van de bezoekers. Zo zien ze direct waar ze meer over je te weten kunnen komen. Vaak heb je als bezoeker geen idee, dat deze kanalen er überhaupt zijn. Ook een idee: een QR-code op de badge die leidt naar de contactgegevens van bijvoorbeeld een accountmanager van het organiserende bedrijf.
5. verras met video
Open het evenement met een pakkend filmpje. Breng hierin de belangrijkste kernpunten naar voren die slaan op het evenement. Zoek bijvoorbeeld een aantal filmpjes over hoe het niet moet. En trap daarmee je presentatie af. YouTube staat er vol mee. Wij starten onze creatieve sessie vaak met de video Child's Creativity.
6. zorg voor afwisseling
Houd het energielevel op het evenement hoog. Oftewel: elke tien minuten een ander verhaal, zodat je bezoeker geïnteresseerd blijft. Dit is afgeleid van wijlen Steve Jobs (Apple). Hij beweerde dat je alleen zo de aandacht vast kunt houden. Over zijn presentatiegeheimen bestaat zelfs een boek. Geen zin om te lezen? Dan kan je een aantal tips zien in een kort filmpje. Ook Frederik Imbo geeft op eventplanner.tv enkele sterke presentatietips. Een evenement is tenslotte emotie. Raak mensen en de boodschap beklijft beter.
7. praatjes vullen gaatjes
Vraag vooraf of alle bezoekers zich willen voorstellen aan de persoon naast hem of haar. Bied ze drie minuten om nader kennis te maken. Goed voor de betrokkenheid en het netwerken na afloop. Start daarna pas met eventuele presentaties. Vergeet ook vooral jezelf niet voor te stellen.
8. sterk programma? Organiseer een kick-off met de sprekers
Wil je echt goede presentaties, nodig de sprekers dan van te voren uit om samen de presentaties af te stemmen. En de hoofdboodschap van de dag te bepalen. Je programma wordt sterker als je meer investeert in een goede voorbereiding met sprekers. Zo kan je de sprekers beter betrekken bij het verhaal dat je wilt overbrengen en voelen ze beter aan waar je met je event naartoe wilt. Help hen dan ook de interactie met het publiek te zoeken. En dat gaat verder dan alleen het publiek vragen laten stellen.
9. de evaluatiemuur
Laat bezoekers tips en wensen op post-it's schrijven en deze op een muur plakken – de evaluatiemuur. Tips of ideeën van anderen bieden alleen maar extra inspiratie. Communiceer na elke presentatie dat er een evaluatiemuur is. Een online evaluatiemuur is ook een idee.
10. deel je ervaringen achteraf
Na het evenement deel je jouw ervaringen met anderen. Schrijf bijvoorbeeld een inhoudelijke blog over interessante zaken die naar voren kwamen tijdens de presentaties en de discussies. Communiceer dit via een bedankmail met verwijzing naar deze blog. En vergeet ook de social media-kanalen niet.
