De locatie bepaalt voor een groot deel de uitstraling en sfeer van je evenement. Je kunt dus rustig stellen dat de locatie een evenement kan maken of kraken.
De ideale locatie houdt rekening met alle factoren die het succes van je evenement bepalen. Onderstaande checklist is een handig instrument om af te checken of die gedroomde locatie echt geschikt is voor je evenement.
Checklist locaties
- Roept de locatie de juiste sfeer bij je op? Kan en mag je voldoende aanpassingen doorvoeren om de juiste uitstraling te bereiken? Ga indien mogelijk een kijkje nemen wanneer er een evenement plaatsvindt zodat je een goed beeld krijgt van de mogelijkheden en beperkingen van de ruimte.
- Is de locatie goed bereikbaar? Is de ligging van de locatie centraal en de gemiddelde reistijd voor je gasten aanvaardbaar? Kunnen gasten gebruik maken van eigen en openbaar vervoer? Wat zijn de mogelijkheden voor internationale verbindingen? Is de entree mooi?
- Overschrijd je mogelijk de maximumcapaciteit? Is de indeling van de verschillende ruimtes gunstig? Kun je zelf de beschikbare ruimtes met behulp van verplaatsbare wanden indelen? Kun je de ruimte uitbreiden door bijvoorbeeld een tent aan te bouwen? Boek geen te grote locaties. Gasten voelen zich soms verloren in te grote (open) ruimtes. Plaats desnoods schermen of hang doeken op om de ruimte (optisch) te verkleinen.
- Zijn er genoeg aparte break-out ruimtes om parallelle sessies te organiseren?
- Is er genoeg parkeergelegenheid bij de locatie zelf of elders in de omgeving? Kun je, indien nodig, een pendeldienst inzetten? Is de parking veilig? Is er bewaking? Zijn er laadpalen voor elektrische auto’s en fietsen?
- Is de locatie toegankelijk voor mindervaliden? Zijn er voor hen parkeerplekken bij de ingang. Is het toilet met een rolstoel bereikbaar? Zijn er hindernissen, zoals trappen? Is er een lift?
- Zijn er voldoende toiletten? Per 75 gasten reken je één toilet. Denk ook aan toiletdames. Ga na of de toiletten niet tot geuroverlast in de zaal kunnen leiden, want dat kan erg storend zijn. Indien nodig kun je een gespecialiseerde firma inschakelen om geuroverlast te maskeren.
- Is er een vestiaire? Is de garderobe groot genoeg? Of is er eventueel een ruimte die je kunt omtoveren tot vestiaire? Is er al een systeem met nummertjes aanwezig?
- Zijn er faciliteiten voor de catering (keuken)?
- Ben je verplicht om gebruik te maken van vaste leveranciers voor techniek, catering, decoratie, …? Moet je een uitkoopsom betalen wanneer je met eigen leveranciers wilt werken?
- Kun je gebruik maken van aanwezige tafels en stoelen van de locatie? Of moet je deze via een verhuurbedrijf regelen? Zijn de stoelen geschikt om lang op stil te zitten?
- Beschikt de locatie over eigen audiovisuele voorzieningen en geluidstechniek? Voldoet de aanwezige installatie voor het entertainment dat je gepland hebt?
- Heeft de locatie een goede akoestiek? Kun je eventuele geluidsproblemen oplossen met doeken? Is er storend lawaai in de omgeving van de locatie?
- Ga na of de locatie verduisterd kan worden als dat nodig is voor je evenement, of juist voorzien is van daglicht.
- Is het stroomnet voorzien op zwaar verbruik van elektriciteit? Of moet je aggregaten laten plaatsen?
- Is er (stromend) water? Zijn er mogelijkheden voor een tijdelijke aan- en afvoer?
- Zijn alle verbruikskosten (elektra, water, …) inbegrepen in de huurprijs van de locatie?
- Is er voldoende (sfeer)verlichting in en rondom je uitgekozen locatie? Is de parking goed verlicht en veilig? Geldt dat ook voor de wandelroutes?
- Is er een podium aanwezig of heb je de ruimte en mogelijkheid om er één te plaatsen? Is er een dansvloer?
- Zijn er kleedkamers voor personeel en artiesten? Zijn ze uitgerust met spiegels, kleerhangers, ...? Is er een backstage lounge waar artiesten kunnen chillen? Kunnen artiesten vanuit de kleedkamers makkelijk het podium bereiken (zonder dwars door de zaal te moeten lopen)?
- Is er een maximaal toegelaten geluidsvolume of een sluitingsuur waarmee je rekening moet houden? Zijn er mogelijkheden voor een vergunning om deze beperkingen te omzeilen?
- Is er voldoende verwarming en/of airconditioning? Als de gasten binnenstromen, warmt een ruimte vaak (te) snel op. Vraag hulp aan een gespecialiseerd bedrijf. Zij kunnen ook advies geven over luchtsluizen om de ergste kou bij de entree te vermijden.
- Kun je de ruimte(s) tussendoor voldoende ventileren? Een tekort aan zuurstof zorgt bij congressen en seminars snel voor concentratieverlies.
- Zijn facilitaire diensten (secretariaat, toiletdame, vestiaire, ...) bij de locatie inbegrepen?
- Welke EHBO-voorzieningen zijn er? Is er een AED of defibrillator aanwezig?
- Beschikt de locatie over (digitale) bewegwijzering om gasten van de ene naar de andere zaal te leiden. Zijn er informatieschermen om het programma weer te geven?
- Zijn er internetaansluitingen en een publieke wifihotspot voor de gasten? Vraag tijdig toegangscodes aan en test de verbinding uit. Is de toegang gratis of moeten gasten een voucher aanschaffen? Ga na of de internetaansluiting voldoende capaciteit heeft zodat alle gasten tegelijkertijd kunnen surfen (zeker op congressen is dat een must).
- Is er een locatiemanager beschikbaar die gedurende de voorbereidingen met je meedenkt en ook tijdens het evenement zelf de gebeurtenissen in goede banen leidt?
- Zijn er voldoende hotelkamers beschikbaar in de omgeving van de locatie?
- Huur je de locatie exclusief af of vinden er nog andere evenementen plaats? Hoe wordt eventuele overlast tussen partijen vermeden?
- Wat zijn de faciliteiten voor pers en communicatie? Kan er een ruimte ingericht worden als persruimte of communicatiecentrum? Is daar elektriciteit en internet beschikbaar?
- Is er een productiekantoor van waaruit je het evenement kunt coördineren?
- Schenk ook aandacht aan de veiligheid. Zijn er voldoende nooduitgangen en brandblusapparaten? Ga ook na of eventuele rookmelders niet gevoelig zijn voor de rookeffecten die je op het podium wilt gebruiken.
- Informeer naar de mogelijkheden voor de op- en afbouw van je evenement. Je kunt de locatie hiervoor meestal een of meerdere dagen extra afhuren tegen een gunstig tarief.
- Is de locatie makkelijk bereikbaar voor logistieke operaties, zoals aan- en afvoer van goederen bij de op- en afbouw van het event?
- Ga na of de toegangsdeuren voldoende breed zijn om het nodige materiaal binnen te krijgen. Het zou jammer zijn als blijkt dat bij de lancering van een nieuwe auto de wagen zelf niet naar binnen kan.
- Is de draagkracht van de dakconstructie voorzien om zware trussing te takelen? Zijn de plafonds voldoende hoog?
- Wanneer je een evenement organiseert op een eigen locatie (bijvoorbeeld de bedrijfskantine of een hangar) neem dan contact op met je verzekeringsagent om te kijken of je verzekering alle mogelijke risico’s dekt.
- Staan rokers niet in de kou? Het rookverbod in publieke ruimtes zal je gasten niet weerhouden om af en toe een sigaret op te willen steken. Is er (buiten) een rokersruimte voorzien of kan er een overkapping met warmte-elementen geplaatst worden
- Check altijd de milieuvergunning van de eventlocatie!
- Wat zijn de annulerings-, leverings- en betalingsvoorwaarden van de locatie? Zijn er nog andere algemene voorwaarden?
En uiteraard... controleer altijd de reviews van evenementenlocaties en feestzalen op eventplanner.be. Ze weet je meteen hoe andere organisatoren de eventlocatie ervaren hebben. Daar kun je immers heel wat uit leren!
De checklist 'locaties' in het boek EVENTPLANNER is nog een heel stuk uitgebreider, maar bovenstaande lijst helpt je ongetwijfeld al een heel eind op weg. Ook onze ultieme gids voor het vinden van eventlocaties kan een handig startpunt zijn.
Mooie aandachtslijst, maar het antwoord op 'is er voldoende....' vraagt meer dan men meestal denkt. Proceskennis en beschikbare data moeten de basis zijn van de antwoorden!