Plan je een evenement in Amerika, dan brengt dat natuurlijk al het nodige geregel met zich mee. Je wilt bovenal dat alles tot in de puntjes geregeld is, en dat alles in goede banen wordt geleid. Waar je dan minder op zit te wachten, is dat het regelen van visa voor jouw evenement ook veel tijd in beslag neemt.
Gelukkig kunnen reizigers uit Nederland en België, dat deel uitmaakt van het Amerikaanse Visa Waiver Program, in de meeste gevallen eenvoudig en snel online een ESTA aanvragen. Hieronder kun je lezen wat het ESTA in feite is, en in welke gevallen je daarmee naar Amerika mag reizen.
Wat is het Visa Waiver Program?
Het Visa Waiver Program werd in 1986 door de Amerikaanse overheid in het leven geroepen om het voor reizigers die voor een kort toeristisch of zakelijk verblijf naar Amerika wilden reizen, makkelijker te maken om naar het land te reizen zonder daarvoor een lange visumprocedure te doorlopen. Reizigers uit landen die deel uitmaken van het Amerikaanse Visa Waiver Program hebben de mogelijkheid om, mits ze een toeristisch of zakelijk reisdoel hebben en tot maximaal 90 dagen in Amerika willen verblijven, in plaats van een visum een ESTA aan te vragen. Het ESTA dient daarbij in dit geval als geldige reistoestemming om in het kader van het Visa Waiver Program naar de Verenigde Staten te reizen.
Aan welke voorwaarden moet ik voldoen?
Een eerste voorwaarde om gebruik te kunnen maken van het ESTA, is dat je een ingezetene moet zijn van een VWP-land. De meeste Europese landen, waaronder Nederland en België, maken deel uit van dit programma en kunnen in de meeste gevallen met een ESTA naar de Verenigde Staten reizen. Daarnaast moeten ze ook in het bezit zijn van een geldig, biometrisch paspoort. Het ESTA wordt namelijk na toekenning digitaal aan het paspoort gekoppeld waarmee de ESTA-aanvraag is ingediend. Door het paspoort bij het inchecken te scannen, kan het luchtvaartpersoneel zien of de reiziger een geldig ESTA heeft.
Verder zijn er nog een aantal andere voorwaarden voor het ESTA waar een reiziger aan moet voldoen. Zo is het belangrijk om te weten dat je alleen gebruik mag maken van het ESTA als je een toeristisch of zakelijk reisdoel hebt. Hieronder vallen een vakantie, het bezoeken van familie of vrienden, het ondergaan van medische behandelingen, het bezoeken van klanten en/of leveranciers en het bijwonen van zakelijke bijeenkomsten, conferenties en/of het organiseren van een evenement. Meer informatie over de specifieke voorwaarden die gelden voor reizen met het ESTA, kun je hier raadplegen.
Hoe kan ik een ESTA aanvragen?
Een ESTA aanvragen kan eenvoudig online, bijvoorbeeld via de officiële website van de Amerikaanse overheid of een derde partij, zoals een Visumbureau. Bij het invullen van het aanvraagformulier moet je enkele gegevens bij de hand houden, waaronder je persoonlijke informatie, paspoortgegevens en gegevens omtrent het verblijf in de Verenigde Staten. Daarnaast moet je ook nog enkele veiligheidsvragen met 'Nee' kunnen beantwoorden. Als je niet zeker weet of je ergens 'Ja' moet invullen, neem in dat geval voor de zekerheid contact op met de Amerikaanse ambassade, om eventuele problemen bij de grens te kunnen voorkomen.
Na het invullen van alle benodigde gegevens moet er een paspoortscan worden aangeleverd. Houd er rekening mee dat dit een biometrisch paspoort met chip moet zijn. Documenten zoals een noodpaspoort, verblijfsdocument of ID-kaart hebben deze chip niet en daar kan dus ook geen ESTA mee worden aangevraagd. Na het voldoen van de betaling wordt de aanvraag ingediend bij de Amerikaanse immigratiedienst, waarna het ESTA in de meeste gevallen binnen 3 dagen wordt goedgekeurd. Het ESTA is meteen geldig zodra deze is goedgekeurd, dus zodra je de goedkeuring binnen hebt, kun je vrijwel meteen op reis.
Een evenement organiseren in Amerika
Bij het organiseren van een evenement in Amerika is het van essentieel belang om rekening te houden met een aantal verschillende zaken, zoals de locatiekeuze, logistiek, catering, accommodatie, vergunningen en wettelijke vereisten. Zorg er op tijd voor dat je over de nodige middelen en ondersteuning beschikt om het evenement met succes te plannen en uit te voeren. Ben je er ook van bewust dat als je je evenement gaat plannen, dat je onder bepaalde voorwaarden geen gebruik kunt maken van een ESTA, maar dus een fysiek visum aan moet vragen.
In welke gevallen moet ik een fysiek visum aanvragen?
Als het organiseren van je evenement verder gaat dan wat is toegestaan onder het Visa Waiver Program, zoals het betaald krijgen door een Amerikaanse organisatie of deelname aan het beheer van evenementen op de lange termijn, zul je misschien gebruik moeten maken van een andere visumcategorie, zoals een fysiek B-1 visum voor zakenreizigers. Voor complexe of uitgebreide evenementenorganisatie kan het nuttig zijn om een immigratieadvocaat te raadplegen om te bepalen wat de juiste visumcategorie is voor het doel van je reis.
