"Stel, je gaat een event organiseren bij ons in Jaarbeurs. Eén van de eerste vragen die je voorgeschoteld krijgt, heeft te maken met wat je met het event wil bereiken."
Met andere woorden: wat is de doelstelling van je event? Je doel bepaalt namelijk álles. De locatie, de catering, de aankleding, de verlichting en zelfs de kleuren en geuren. Bepaal als eerst je doelstelling, dan wijst de rest zich vanzelf.
6 doelstellingen
Er zijn honderden, dan wel duizenden doelen voor een event. Maar kijk je met een overkoepelende blik, dan zijn er zes thema’s te ontdekken:
- Imago versterken
- Mensen motiveren
- Relaties beheren
- Teambuilding
- Draagvlak creëren
- Kennis delen
Juiste handvatten
Elke doelstelling vraagt om een andere aanpak. Soms is dit voor de hand liggend - je serveert bijvoorbeeld geen vrolijk versierde cupcakes bij een slechtnieuwsgesprek. Of je huurt geen theaterzaal als je een brainstormsessie met twintig mensen gaat doen. Andere beslissingen zijn misschien wat lastiger: heb je nou wel of niet die vergaderruimte met technische snufjes nodig als je 'alleen' een PowerPointpresentatie geeft? Het wordt een stuk gemakkelijker als je eerst je doel bepaalt. Elke doelstelling heeft een paar handvatten die het makkelijker maken om keuzes te maken. Denk aan:
- Welke sfeer wil ik creëren?
- Welke kleuren kan ik gebruiken?
- Wat serveren we daarbij (catering)?
- Welke opstelling & techniek is daarbij nodig?
- Wat is het resultaat?
1. Imago versterken
Denk aan een pitch, productiepresentatie, een diner of een awarduitreiking.
- Sfeer: ik laat zien wie ik ben en iedereen maakt het mee. Het is wat overdreven, maar ik val op en heb een verhaal.
- Kleuren: zwart of paars. Dit wordt geassocieerd met een luxe uitstraling.
- Catering: we eten uitzonderlijke hapjes.
- Opstelling & techniek: de techniek staat voor alles. Elk detail heeft een functie. Het is een oase. Strak. Het is hier mooi!
- Resultaat: ik word niet meer vergeten.
Rood is een goede kleur bij een kick-off event. Het zorgt voor focus en energie.
2. Mensen motiveren
Denk aan een kick-off, pitch
- Sfeer: ik wil snelheid met mijn team. Uptempo. Geen slappe hap. De ruimte is mijn decor. Interactie staat centraal. Beweging!
- Kleuren: de kleur rood stimuleert hartslag en bloeddruk. Het zorgt bovendien voor focus en energie.
- Catering: we serveren sterke koffie en spicy gerechten. Spannende hapjes.
- Opstelling en techniek: grote schermen met beeldpresentaties, opzwepende speeches en muziek.
- Resultaat: we zitten op het puntje van onze stoel. Focus. Iedereen is vurig en energiek.
3. Relaties beheren
Denk aan een netwerkevent, een relatie- of fandag
- Sfeer: ik wil mijn relaties waarderen. Het gesprek staat centraal. Samen kijken we naar de toekomst. Mijn gasten zijn belangrijk.
- Kleur: de kleur geel is zacht en het licht is als de lentemorgen (warm flatterend). Geel is stimuleert bovendien de concentratie en maakt ons nieuwsgierig.
- Catering: bij de koffie zachte en romige petitfours. Kleine luxe hapjes die subtiel aan bod komen.
- Opstelling & techniek: de omgeving voelt als een warme deken.
- Resultaat: ik word niet afgeleid. Ik omarm mijn relaties.
4. Teambuilding
Denk aan een event om de collegialiteit te bevorderen, samenwerken aan een doel
- Sfeer: positief en open. Samen doen we het. Op een leuke en ongedwongen manier samenwerken, bijvoorbeeld aan een nieuwe strategie. Lachen. Delen.
- Kleur: oranje staat voor warmte en voor het Nederlands elftal. Het stimuleert het gevoel van samenzijn.
- Catering: oudhollands bittergarnituur, ongecompliceerde hapjes, share-food.
- Opstelling & techniek: het is gezellig en informeel.
- Resultaat: iedereen heeft er weer zin in. Alle neuzen staan dezelfde kant op.
5. Draagvlak creëren
Denk aan een company meeting, iedereen aan dezelfde kant krijgen
- Sfeer: samen een oplossing bedenken. Iedereen wordt gehoord. Er is ruimte voor discussie. Respect.
- Kleur: groen. Dit staat voor duurzaam, jeugdig en gezondheid. Groen creëert rust.
- Catering: puur eten en drinken, biologisch en natuurlijk.
- Opstelling en techniek: een ronde opstelling. Niemand kiest een kant. En iedereen is gelijkwaardig en doet mee.
- Resultaat: mijn deelnemers staan open voor nieuwe ideeën.
Kennis overbrengen? Serveer verfrissende watertjes. Dat houdt de deelnemer scherp.
6. Kennis delen
Denk aan wetenschappelijke conferentie, training, workshop of congres
- Sfeer: ik ga of laat zenden.
- Kleur: blauw (daglicht). Blauw is een stabiele kleur en zorgt voor vertrouwen en verantwoordelijkheid.
- Catering: verfrissende watertjes en licht, vezelrijk eten.
- Opstelling en techniek: de spreker is uitgelicht en krijgt alle aandacht. Het is koel in de ruimte. Ik ben bij de les.
- Resultaat: ik kan er weer tegenaan. Mijn deelnemers zijn geïnspireerd.
Welk type event?
Met de juiste doelstelling op zak, wordt het ook makkelijker om te bepalen welk type event je gaat organiseren. Wordt het online, live of hybride? Als je bijvoorbeeld je imago wil versterken met een productlancering, dan is een online event waarschijnlijk niet de beste optie voor je. Maar een event waarbij je kennis wil delen, kan bijvoorbeeld wel weer online of in een hybride vorm.
Moeite met keuzes maken bij je event?
Laat Jaarbeurs je helpen. "Onze accountmanagers zijn er om advies te geven of om samen met jou knopen door te hakken. Samen zorgen we voor een succesvol event."
