Het organiseren van online evenementen is leuk en boeiend, maar wat is het fijn om weer 'live evenementen' te mogen organiseren. We geven je tips om de beste eventlocaties en -leveranciers voor jouw post-corona events te selecteren.
Stel je even voor. Je volgt een online evenement. Het duurt één dag. Als je eerlijk bent, ga jij dat een hele dag volhouden, los van de kwaliteit van het evenement? En dat is niet het enige waar je je als eventprofessional zorgen om moet maken. We hebben ook ontdekt dat er zoiets bestaat als 'Zoom vermoeidheid'. Dit TED artikel omschrijft het perfect: "mensen voelen aan alsof ze meer emotionele inspanningen moeten doen om geïnteresseerd te blijven. Door de afwezigheid van niet-verbale lichaamstaal, is de focus op wat er gezegd wordt en het langdurige oogcontact zeer uitputtend."
Fysieke interacties, langs de andere kant, zijn cruciaal om contacten te leggen en te houden, door de communicatie van gedrag en gevoelens. Een online evenement is dan een noodoplossing of aanvulling, maar vervangt een 'live evenement' niet. Dat is de reden waarom je best even nadenkt over hoe je terug komt nu de evenementensector herstelt van de wereldwijde pandemie. Laten we even bekijken welke stappen je best onderneemt bij het kiezen van je leveranciers voor je volgende fysiek evenement:
Stap 1: Lijst eerst je noden op
Maak een lijst op van leveranciers die je nodig gaat hebben en de kwaliteiten waaraan ze moeten voldoen. Eerst denken, dan doen! Heb je een evenementenbureau nodig dat je helpt met het uittekenen van een unieke beleving voor je gasten? Heb je assistentie nodig voor catering? Kun je hulp gebruiken bij de decoratie van de locatie? O
Om de beste leveranciers te vinden, creëer je best eerst een tijdslijn en een logistieke planning. Zo kom je te weten bij welke taken je hulp nodig hebt. Denk verder dan je klassieke leveranciers, schrijf vooral de kwaliteiten op die je zoekt. Je wil bijvoorbeeld een niche supplier, of een partij die al ervaring heeft. Zoek deze dingen uit voordat je je volgende stap zet.
Stap 2: Vraag je netwerk om aanbevelingen
Je werkt in de evenementenbranche, de kans is dus groot dat je omgeven bent met gelijkgezinde professionals die voor dezelfde uitdagingen staan als jij. Doorloop de mensen in je netwerk en zoek naar zij die dezelfde soort evenementen gaan organiseren. Vraag hen om aanbevelingen. Zij hebben al samengewerkt met verschillende partijen en weten wie kwaliteit levert.
Stap 3: Check de leveranciers op eventplanner.be
Huur jij een Airbnb zonder dat je de reviews checkt? Vertrouw je een nieuw softwareplatform zonder de opmerkingen op TrustPilot of Capterra te lezen? Nee, je bekijkt je opties en leest wat andere mensen zeggen over het merk of de persoon. Hetzelfde geldt natuurlijk voor evenementleveranciers. De kwaliteit van jouw evenement hangt ervan af, dus kies de beste optie!
Daarom werken we bij eventplanner.be dag en nacht om een platform te maken waar jij leveranciers vindt, en ratings en klantenreviews kunt lezen. Onze catalogus bevat meer dan 14.000 eventleveranciers en dat aantal groeit nog elke dag. Geef eenvoudigweg in het zoekveld wat je juist zoekt - catering, verhuur van tenten, eventbureaus enzovoort - en je krijgt een lijst van potentiële bedrijven waarmee je kunt werken.
Stap 4: Evalueer hoe zelfstandig de leverancier werkt
Een ding dat geweldige leveranciers onderscheidt van andere leveranciers, is hun potentieel om zelf met oplossingen te komen zonder dat jij die opdracht geeft. Fantastische leveranciers zijn creatief en vindingrijk, zodat je ze niet de hele tijd hoeft te vertellen wat ze moeten doen. Evalueer dit aspect als je op zoek bent naar leveranciers.
De beste manier om dat te doen is hen een uitdaging op het vlak van planning voorleggen en vragen hoe ze het zouden oplossen. Of je vraagt hen naar hun aanpak tijdens een onverwacht technisch probleem tijdens een keynote speech. De antwoorden zullen je een inzicht bieden in hun aanpak en hun manier om zelfstandig haalbare oplossingen te vinden voor jouw planningsproblemen.
In het kort
Een eventleveranciers selecteren in het post-COVID-19 tijdperk hoeft niet zo intensief en stressvol te zijn. Je moet je alleen goed bewust zijn van de voorwaarden die je stelt en de logistiek die je gecoverd wil zien. Zet je netwerk in gang en vraag aanbevelingen. Check de rates en reviews van de bedrijven, of gebruik eventplanner.be en lees alle reviews. Tot slot, wanneer je aan het praten bent met een potentiële leveranciers, bereid een aantal vragen voor die draaien rond mogelijke uitdagingen. Stel die vragen en evalueer de antwoorden: zijn ze innovatief, zelfstandig en vindingrijk? Als laatste, evalueer al deze info die je vergaarde en kies de leverancier die het beste bij je noden past. Veel succes!
Engels
Organizing online events is fun and exciting, but it's great to be able to organize 'live events' again. We give you tips to select the best event venues and suppliers for your post-corona events.
Imagine having to sit through all-day online event. Let’s be honest: Who’s going to want to stay online for so long, regardless of the value your event is providing? And if that wasn’t enough to worry about, we’ve started to encounter a new phenomenon known as “Zoom fatigue.” This TED article describes it perfectly: “People feel like they have to make more emotional effort to appear interested, and in the absence of many non-verbal cues, the intense focus on words and sustained eye contact is exhausting.”
In-person interactions, on the other hand, are crucial to building and maintaining a rapport, through the communication of attitudes and feelings. An online event is then a stopgap solution or supplement, but does not replace a 'live event'. That’s why you’ll want to spend some time thinking about how you’ll hit the floor running now the events industry recovers from the pandemic. Let’s see the main steps to take when choosing suppliers for your next physical event:
Step 1. List the suppliers you need and the qualities you’re searching for in those suppliers
Before looking for suppliers, you need to know what you’re searching for. Will you need an event agency to help you design engaging experiences for your attendees? Do you need help with catering? Do you need someone to assist you with decorating the venue?
To find the best event suppliers to collaborate with, you’ll want to first create an event timeline and planning logistics draft. It’ll help you figure out what exactly needs to be covered and what tasks suppliers can help you with. Also, think beyond just listing the main providers you need—think about the qualities you’re searching for in a supplier. For example, you may want to find event suppliers in a very specific area. Sort these things out before moving to the next step.
Step 2. Leverage your network for supplier recommendation
If you’re in the events industry, chances are you’re surrounded by like-minded professionals who are experiencing the same challenges you are. So look through your contact list or LinkedIn contacts to find people who are running similar events and ask them if they can recommend any vendors. Since they’ve been working with different event suppliers, they may have a better idea of which providers can help you deliver quality.
Step 3. Check out the suppliers we have listed on eventplanner.net
Would you rent an Airbnb place without checking the reviews first? Would you trust a new software platform without reading the comments people leave on TrustPilot or Capterra? Chances are you’ll want first to see what your options are and what other people are saying about their experiences with a specific brand or person before you use it. Well, the same is true for event suppliers. At the end of the day, your events will depend on these people, so you’ll want to choose the best options out there.
That’s why we at eventplanner.net have worked relentlessly to build a space where you can find different event suppliers, check their ratings, and read customer reviews. Our catalog lists over 14,000 event suppliers and event venues and is growing every day. Simply enter what you’re searching for into our search field—such as event catering, tent rentals, event agencies, etc.—and you’ll get a list of potential companies you can work with to plan your next event.
Step 4. Evaluate how autonomous the event suppliers can be
One important thing that sets great event providers apart from other event providers is their ability to come up with solutions by themselves without waiting for your directions. Great event providers are creative and resourceful, meaning you don’t have to be the one telling them what to do. So that’s an aspect you’ll want to evaluate when searching for suppliers.
The best way to do that is present them with a planning challenge you’re having and ask them how they would solve it. Or you can ask them their approach regarding unexpected tech issues during a keynote speech. Their responses will give you a better understanding of the company’s work approach and their ability to be independent while coming up with actionable solutions to your planning problems.
Quick recap
Choosing the best event suppliers in the COVID-19 era doesn’t have to be time-consuming or stressful. You just need to be aware of the requirements you have and the event logistics you want to cover. Use your professional network to find supplier recommendations, and check out each supplier’s reviews and ratings, or check out our directory of event suppliers and read their descriptions, reviews, and ratings. Finally, when interacting with potential event providers, prepare a list of questions or potential challenges. When you meet with these suppliers, ask them these questions and evaluate how innovative, autonomous, or resourceful they can be. Subsequently, evaluate the information you’ve collected and work with the event providers that best suit your needs.
