Door de coronacrisis wordt de eventindustrie getest op flexibiliteit en creativiteit: de tijd om events van offline naar online te verplaatsen is nú. Informatieve offline events, lenen zich perfect voor een online format als een webinar.
Een webinar, bijvoorbeeld een lezing, college, presentatie of workshop, is een online vorm van kennisoverdracht met de presentator of spreker op beeld. Momice organiseert regelmatig webinars en ze delen hun learnings graag met een concreet stappenplan. Om je op weg te helpen, op basis van hun eigen webinars schreven ze een stappenplan met tips voor jouw webinars.
Stap 1: De voorbereiding
Een goed begin is het halve werk. Dit geldt ook voor webinars. Stel van tevoren het doel, onderwerp en de doelgroep vast. Een uitgebreide doelgroepanalyse, subdoelstellingen en kernboodschap maakt duidelijk wat je gaat communiceren, welke tools je daarvoor nodig hebt en welke KPI's je moet meten.
Wanneer je het doel en de doelgroep hebt vastgesteld, kun je de datum bepalen en beginnen met de organisatie. Denk in deze voorbereidende fase ook al na over het communicatieplan, dit geeft je namelijk houvast in de aanloop naar de webinar. De Momice Event Blueprint is een handige tool voor het vaststellen van de doelgroep, het gewenste gedrag na de webinar en actiepunten voor jouw webinar.
Stap 2: Materiaal en tools
Bij een webinar kunnen het materiaal en de tools het verschil maken! Het beeld, geluid en licht kwalitatief moeten hoogwaardig zijn. Een goede camera zorgt voor een consistente beeldkwaliteit - vaak is de webcam van je laptop al heel goed. Goede lampen en een microfoon dragen bij aan de gehele kwaliteit.
Ook moet je kiezen welke tool je wilt gebruiken om jouw webinar te hosten. Hoeveel deelnemers verwacht je? Wil je de webinar kunnen opnemen? En moet de tool over een chatfunctie beschikken? Door je eisenpakket erbij te pakken, kies jij een tool die bij je past!
Stap 3: Uitnodigingsmail
Zonder deelnemers geen webinar. De uitnodiging is hét moment om de interesse van jouw genodigden te wekken en ze te enthousiasmeren. Maak een visueel aantrekkelijke mailing voor een goede eerste indruk. Houd de tekst kort maar krachtig: in de uitnodiging moet meteen duidelijk worden wat het onderwerp van de webinar is, wanneer het gaat plaatsvinden, wat je de deelnemers gaat leren en hoe ze zich kunnen aanmelden om deel te nemen.
Stap 4: Repeteren en finetunen
Repeteer de webinar vaak en ver van tevoren, zodat je nog aanpassingen kunt maken in de techniek en het programma. Zet je hele set klaar en geef de webinar in de tool die je van plan bent te gebruiken. Zo krijg je een goed beeld van hoe jouw webinar er op het moment suprême uit zal zien en of de kwaliteit van het geluid en beeld goed genoeg is.
Oefen ook jouw introductie: bij een webinar wil je zo snel mogelijk concreet worden voor je deelnemers. Een strakke introductie die snel tot de kern komt is dus essentieel om de aandacht van je deelnemers te houden. Blijf net zo lang sleutelen tot jouw presentatie perfect is!
Stap 5: Reminder mail
Stuur 24 uur voor de webinar een herinneringsmail naar jouw deelnemers. Plaats in de link naar de webinar (vergeet die niet te testen!) en vermeld nog een keer de datum en de tijd. Leg ook uit hoe de deelnemer mee kan doen. Raad je een specifieke browser aan, of moeten de deelnemers een app downloaden? Door deze informatie duidelijk en op tijd te communiceren, zijn jouw deelnemers net zo goed voorbereid als jij en voorkom je dat ze te laat starten.
Stap 6: Laatste puntjes op de 'i'
Voordat je live gaat, is het tijd om de laatste puntjes op de ‘i’ te zetten. Het opschonen van je browser, documenten en laptop is een belangrijk onderdeel om niet te vergeten. Iedereen kijkt met je mee, daarom wil je een opgeruimd beeld met zo min mogelijk afleiding. Dit geeft ook gelijk een professionele indruk. Loop ook de gastenlijst door om te zien wie er deelneemt aan de webinar, zodat je kunt inspelen op hun behoefte en interesses tijdens de webinar.
Stap 6: Licht, camera, actie!
Op de dag van de webinar zelf, begint je voorbereiding al thuis: de kledingkeuze. De kleur van je kleding moet goed zichtbaar zijn. Heb je een witte muur als achtergrond? Trek dan bijvoorbeeld geen fletse kleding aan.
Test vervolgens nog een laatste keer het licht, geluid en beeld met je team. Check ook nog een allerlaatste keer of alle instellingen goed staan in de tool zelf. Vergeet niet je microfoon op mute te zetten tot de webinar start, zodat de deelnemers je niet horen als je nog even snel wat overlegt met jouw team. En laat de vroege vogels zich al welkom voelen door een boodschap te tonen voordat je programma start. Bijvoorbeeld: "Welkom! Leuk dat je er al bent, we starten om 12:30 uur."
Stap 7: Evaluatie
Na de webinar is het tijd voor de evaluatie. Is jouw doel behaald en is de kernboodschap goed overgekomen? De evaluatie helpt je dit te bepalen en haalt verbeterpunten voor een eventuele volgende webinar boven tafel. Stuur de deelnemers een enquête om erachter te komen hoe zij de webinar hebben ervaren.
Vraag ze ook wat voor cijfer ze de webinar geven, of de inhoud van de webinar aansloot op de verwachtingen en of ze nog tips hebben voor een volgende webinar. De antwoorden op deze vragen helpen jou om nog meer impact te maken met jouw webinars! Bij webinars zeggen de ‘kijkcijfers’ veel over de kwaliteit van je webinar. Het is interessant om te weten hoeveel mensen er keken, op welke momenten (begin, midden, einde) en hoe lang ze gemiddeld hebben gekeken. Aan de hand van deze kijkcijfers zie je waar het programma minder interessant of juist interessanter werd.
Verzamel de resultaten van je enquête en kijkcijfers, analyseer deze data en sla ze op. Zo kun je jouw webinars in de toekomst gemakkelijk met elkaar vergelijken.
Conclusie
Het organiseren van een webinar vergt wat tijd en voorbereiding, maar hoeft zeker niet lastig te zijn of heel veel geld te kosten. Door goed na te denken over jouw doelstellingen, doelgroep, tools en technieken, organiseer jij een succesvolle webinar.
Connecting the Dots
Op donderdag 16 april kun je kijken naar een speciale online editie van Connecting the Dots. Special guest is expert Denis Doeland, de man die ID&T hielp groeien tot een miljoenenbedrijf. Hij deelt zijn ervaring en geeft praktische tips die jouw bedrijf helpen overleven in de huidige tijd. Lees meer of meld je aan op:
