Of je nu een bedrijfsevenement, congres, beurs of bruiloft in het vooruitzicht had. Je event zal voorlopig niet kunnen doorgaan. Het is voor iedereen zoeken hoe het nu verder moet.
In dit artikel verzamelen we alle tips die we organisatoren en eventbedrijven kunnen geven. Heb je zelf aanvullingen? Deel ze zeker bij de reacties onder het artikel zodat onze redactie ze kan oppikken en delen. Samen staan we sterk.
De impact van het coronavirus op onze sector is hard. België en Nederland verbieden evenementen om de verspreiding van het virus tegen te gaan. Wat betekent dat nu concreet en hoe moet het verder met onze sector?
Volg het nieuws en de richtlijnen
Volg het nieuws en de aanbevelingen van de overheid via betrouwbare bronnen op de voet. Blijf kritisch tegenover berichten via social media en onthoud dat paniek de slechtste raadgever is. Neem weloverwogen beslissingen om door te gaan, te annuleren, uit te stellen of er een digitaal webinar van te maken.
Blijf op de hoogte via de eventplanner.be nieuwsbrief.
Geannuleerd evenement of feest? Wat betekent dat voor mijn contract?
Eén van de eerste dingen waar mensen zich zorgen over maken, zijn de financiële consequenties van het annuleren van een evenement. Moet ik als organisator betalen? Heb ik als eventlocatie of toeleverancier recht op een schadevergoeding? Allemaal terechte vragen, waar helaas geen eenduidig antwoord op is. Alles hangt immers af van het contract dat je gesloten hebt.
De meeste overeenkomsten hebben een 'overmacht' clausule die elk van de partijen in staat stelt de overeenkomst te ontbinden zonder schadevergoeding bij overmacht. Het coronavirus kan als overmacht gezien worden zodra de overheid je verplicht je evenement te annuleren. Echter werden veel evenementen al eerder geannuleerd of uitgesteld, waardoor je juridisch in een andere situatie terecht komt en zult moeten kijken welke annulatievoorwaarden er in de overeenkomst werden voorzien. Elke case zal dus individueel bekeken moeten worden.
Veel eventprofessionals roepen echter op tot solidariteit. Onze sector bestaat uit veel kleine bedrijven en zelfstandigen die niet over grote buffers beschikken om hun onderneming veilig door deze nooit geziene omstandigheden te loodsen. Ben je gebonden aan een schadevergoeding, ga daar niet over discussiëren. Wees creatief en sluit akkoorden die iedereen helpen overeind te blijven.
Wat als er geen geschreven contract is? In dat geval kun je je beroepen op overmacht en is er geen vergoeding verschuldigd. Is de opzeg echter eenzijdig en zonder overmacht, dan is er in theorie ook bij een mondelinge overeenkomst een schadevergoeding mogelijk. Het probleem ontstaat als de tegenpartij ontkent dat er een mondelinge overeenkomst is.
Kan ik mijn evenement uitstellen?
Je evenement uitstellen naar een latere datum kan inderdaad een goed idee zijn zolang het thema, je boodschap, ... actueel blijven. Ga in gesprek met je eventbureau, toeleveranciers en evenementenlocatie / feestzaal om oplossingen te zoeken. Het zoeken naar een nieuwe datum gaat niet eenvoudig worden. We verwachten in de maanden na de zomer een hoge vraag. Die periode is sowieso druk en daar komen nu heel wat aanvragen voor uitgestelde evenementen bij. Communiceer in ieder geval duidelijk met al je partners én je gasten over de stappen die je neemt.
We weten helaas niet wanneer de storm overgewaaid zal zijn. Je evenement gewoon enkele weken naar achter schuiven, is daarom wellicht geen goed idee.
Kijk bij het uitstellen van je evenement ook na welke kosten je leveranciers al gemaakt hebben en hoe het met schadevergoedingen zit. Hoewel uitstellen wellicht voor alle partijen beter is dan het evenement helemaal niet te laten doorgaan, blijft er impact op de locatie, freelancers en leveranciers die inkomsten voor de oorspronkelijke datum verliezen en misschien al out-of-pocket kosten gemaakt hebben.
Kan ik mijn verzekering aanspreken?
De enige verzekering die de financiële gevolgen van het coronavirus kan dekken, is een annulerings- en stopzettingsverzekering. Dit is een polis die je voor elk evenement afzonderlijk afsluit. Een dergelijke dekking vind je dus niet in je normale, jaarlijkse polissen. Bovendien zijn de voorwaarden en dekkingen van contract tot contract anders. Neem contact met je eventverzekeraar om na te gaan of je recht hebt op een vergoeding.
Heb je een verzekering die de gevolgen van het virus dekt, dan gaat het meestal om een dekking van de gemaakte organisatiekosten of de omzet van je evenement. Het type dekking zal dus bepalen op welk bedrag je recht hebt.
Vergeet tot slot niet dat verzekeraars enkel zullen vergoeden wanneer het effectief om overmacht gaat die extern bepaald wordt (dus niet wanneer je zelf beslist om te annuleren) en je bij het afsluiten van de overeenkomst van de omstandigheden geen weet had. Heb je na de virus-uitbraak een verzekering afgesloten, is het mogelijk dat de verzekeraar gaat oordelen dat het niet onder de voorwaarden van de polis valt.
Praktische stappen bij het annuleren
Als je je evenement annuleert of uitstelt, volg dan deze stappen
- Neem een weloverwogen, geïnformeerde beslissing
- Communiceer zo snel en duidelijk mogelijk naar alle betrokken (gasten, partners, sprekers, personeel, ...)
- Vergeet niet om de bezoekersregistratie stop te zetten, je website aan te passen, ...
- Ga bij betalende evenementen ga je na wat je verplichtingen zijn t.o.v. het terugbetalen van de kaarten
- Vergeet niet om lopende campagnes (Google Ads, banner campagnes, ...) voor je evenement stop te zetten of aan te passen
- Neem contact op met alle media die je bericht deelden, wellicht kunnen zij een update toevoegen aan het artikel dat aangeeft dat je evenement niet doorgaat of uitgesteld werd.
Zeker bij het uitstellen van je evenement is het belangrijk de nieuwe datum eenduidig te communiceren.
Hoe stel ik gasten en stakeholders gerust?
Wanneer je communiceert over het annuleren of uitstellen van een evenement, is de beste aanpak een volledig transparante communicatie. Deelnemers zullen teleurgesteld zijn, maar begrip hebben voor je beslissing. Stel ook een FAQ ter beschikking die meteen antwoord geeft over de impact voor je doelgroep. Krijgen ze hun tickets terugbetaald of komt er een tegoed voor een toekomstig evenement? Komt er een nieuwe datum? Wat met gemaakte kosten door standhouders? Wees ook eerlijk over wat je niet weet en wat je zelf nog aan het uitzoeken bent.
Dan maar een virtueel evenement organiseren?
Bepaalde evenementen hebben al aangekondigd dat ze virtueel gaan, zoals de Game Developers Conference of de Developer Conference van Apple. Sommige evenementen zoals congressen lenen zich uitermate goed voor livestreaming. Maar dat geldt niet voor elk evenement. Evenementen draaien om unieke ervaringen, ernaar kijken is echt niet hetzelfde.
"Er moet interactie zijn. De beleving die je je deelnemers op afstand aanbiedt, stem je af op je evenement, maar pas je ook aan aan hun specifieke verwachtingen. Het is al niet eenvoudig om met een live event de aandacht van je gasten vast te houden, online is die uitdaging nog groter. Daarom is het cruciaal om al vanaf de conceptfase rekening te houden met de interactie en de content die je je online deelnemers wilt aanbieden. Alleen zo krijg je de aandacht en het engagement van je online deelnemers", schrijft Kevin Van der Straeten in zijn boek EVENTPLANNER. "Als uitgangspunt voor een geslaagde internetuitzending kun je het beste inspiratie opdoen bij klassieke tv-formats. Je gasten zijn vertrouwd met deze formats en dat schept meteen een veilige omgeving. Virtueel vergaderen is voor sommige deelnemers nog altijd wat onwennig en zo neem je die drempelvrees weg. Een virtuele host is zeker een toegevoegde waarde voor je event. Net zoals een dagvoorzitter op je live event, loodst deze presentator je online gasten door het evenement. Het grote verschil met een klassieke tv-show is de interactie. Online kijkers kunnen meestemmen, vragen stellen en met elkaar in interactie gaan. Daarom installeer je, met uitzondering van hele kleine evenementen, een apart ‘online’ team dat alle interacties over het live event via chat, social media enzovoort kan monitoren, maar dat ook verantwoordelijk is voor de technische kant van het verhaal. Tv-maken is een vak apart, doe dan ook een beroep op specialisten."
Eventbureaus kunnen hun expertise aanwenden om die online experiences vorm te geven samen met technische partners.
Hoe moet het nu verder met mijn eventbedrijf of -locatie?
De Belgische en Nederlandse overheid voorziet in tal van steunmaatregelen voor getroffen bedrijven. Maak er maximaal gebruik van als je in de problemen komt, maar praat ook met leveranciers en klanten. Er is veel solidariteit en als we elkaar helpen, komen we samen sterker door deze crisis.
Onverwachte situaties doen het creatieve in de mens bovenkomen. Restaurants starten take-out services, misschien is dat ook iets voor sommige cateraars? Zo zagen we op onze redactie ook al standbouwers passeren die nu meubels maken voor particulieren en tentverhuurders die een extra spoedafdeling bouwen aan ziekenhuizen. Denk out-of-the-box en misschien is er voor jouw bedrijf ook wel een mogelijkheid om deze weken te overbruggen.
Straks is de storm voorbij en rennen we weer alle richtingen uit. Maak van deze weken gebruik om stil te staan bij hoe je je bedrijf weerbaarder kunt maken voor de toekomst. Neem de tijd om je feestzaal dat nieuwe likje verf te geven waartoe je nooit kwam, update je website, ... Maak je klaar om er hopelijk snel weer helemaal te staan en te doen waar jij goed in bent: mensen een prachtige ervaring geven op bijzondere evenementen. Op eventplanner.be zien we een stijging in het aantal aanvragen voor de komende maanden. Zorg dat je die opdrachten in ieder geval kunt verzilveren.
Update je bedrijfspagina of maak er één aan mocht je bedrijf nog niet vermeld staan. Ga eindelijk eens aan de slag met het verzamelen van reviews, iets wat je tot nu altijd uitstelde. Of plaats je eerste post. We nodigen je met veel plezier uit!
4 maand gratis bedrijfspagina
Ook langs onze kant willen we, waar we kunnen, eventbedrijven en -locaties helpen om zich voor te bereiden op het heropstarten van evenementen en een doorstart te maken. Een goede vindbaarheid, sterke reviews en een up-to-date presentatie zijn daarbij essentieel. eventplanner.be biedt daarom alle bedrijven 4 maanden gratis* een professionele vermelding aan op ons platform (*geldig tot 31/12/2020 en enkel wanneer je niet eerder gebruik maakte van een gratis proefperiode). Maak je professionele bedrijfspagina nu aan of upgrade je bestaande gratis pagina vanuit je account. Gebruik daarbij de kortingscode 'WECARE'. Je sluit een abonnement af met eventplanner.be, maar dat kun je stopzetten wanneer je wil (dat kan zelfs voor de eerste verlenging). Verder zetten we met artikelen als deze in op het delen van kennis en advies. Alles om deze moeilijke periode samen door te komen! Al deze content maken we bewust gratis voor iedereen beschikbaar.
Deel zeker je vragen, aanvullingen en adviezen onder dit artikel. Samen zijn we sterk!
