Jaarbeurs Utrecht is een begrip in Nederland. Het is dé plek waar menig festival, musical, congres en (vak)beurs ooit is begonnen dan wel is uitgegroeid tot een evenement waarvan de allure en naamsbekendheid zelfs tot ver over de landsgrenzen reiken. Dankzij een groeiende economie weten ook bedrijven steeds vaker hun weg te vinden naar de hallen van Jaarbeurs voor het organiseren van een event. We bespreken de talrijke mogelijkheden met Steve Landman, Key Accountmanager Beurzen & Evenementen bij Jaarbeurs.
Jaarbeurs mag met recht zeggen dat het ruimte biedt voor elke gelegenheid. Zo is er de locatie Media Plaza, een van de meest moderne en innovatieve congres- en vergaderlocaties van Europa met maar liefst twintig foyers en sessiezalen. Jaarbeurs Meetup biedt flexibele ontmoetingsplekken voor twee tot 275 mensen op slechts twee minuten loopafstand van het Centraal Station. En het glamoureuze Beatrix Theater waar gasten echt in de watten worden gelegd biedt ruimte aan maximaal 1.500 personen.
Maar waar Jaarbeurs toch wel het meest om bekend staat, zijn de hallen. Elf in totaal, variërend in grootte, geschikt voor de meest uiteenlopende activiteiten en evenementen voor een publiek van 1.500 tot maar liefst 100.000 mensen. Oók voor bedrijfsevents, benadrukt Steve Landman, die in februari van dit jaar bij Jaarbeurs is begonnen als Key Accountmanager Beurzen & Evenementen. Ter uitbreiding op het huidige beurzen- en evenementenportfolio, blijft Jaarbeurs voortdurend op zoek naar nieuwe commerciemogelijkheden. Hiervoor worden trends en ontwikkelingen op de voet gevolgd.
Belang van een live event
Eén van de trends die Landman en zijn collega's waarnemen is dat bedrijven tegenwoordig meer geld te besteden hebben. "Het gaat goed met de economie", zegt Landman. "Er ontstaan steeds grotere bedrijven door fusies. En die willen weer investeren in hun medewerkers. Ze willen betrokkenheid creëren en luisteren naar de behoefte van hun eigen personeel."
Volgens Landman speelt een live ontmoeting in de vorm van een bedrijfsevent hierin een essentiële rol. "We leven in een digitaal tijdperk waarin mensen elkaar vaker spreken via mail of app dan in real life. Bedrijven met meerdere vestigingen door het hele land kennen elkaar veelal niet. Wij ervaren dat bedrijven de betrokkenheid onder hun eigen medewerkers aanzienlijk kunnen vergroten door hen letterlijk met elkaar in contact te brengen. Of in elk geval de mogelijkheid creëren om in een informele setting samen te komen en elkaar te leren kennen, middels een live event. Noem het ‘teambuilding 2.0."
Zes hoofddoelstellingen
"Bij het voorbespreken van de wensen van een organisator staan wij uitgebreid stil bij het doel dat wordt beoogd met het evenement", vertelt Landman. "We gaan altijd uit van zes hoofddoelstellingen die we samen met de klant concretiseren: kennis delen, motiveren (bijvoorbeeld leads genereren), teambuilding, draagvlak creëren (denk aan het lanceren van nieuwe ideeën), relatiebeheer en imago (het overtuigen van toekomstige klanten bijvoorbeeld). Een event dat blijft hangen, is een ervaring voor iedereen. Dat is het grote verschil met elke andere vorm van marketing. Dat geldt niet alleen voor B2C-evenementen, maar zeker ook voor B2B- en bedrijfsevents."
Activatie van bedrijven
Het zijn niet alleen contacten voortkomend uit de gesprekken van Landman die kunnen leiden tot een bedrijfsevent in het hallencomplex. Ook met bestaande contacten bespreekt hij de mogelijkheden om een event te organiseren. Zo is Jaarbeurs zelf ook initiator en organisator van tal van befaamde beurzen binnen hun eigen domein, zoals de Vakantiebeurs, Motorbeurs en de Bouwbeurs. Een fervent deelnemer aan de Bouwbeurs is Bouwmaat, groothandel in bouwmaterialen. "Bouwmaat besteedde iedere editie aanzienlijk veel marketingbudget aan een stand op de Bouwbeurs."
Echter, op een beurs van die omvang is Bouwmaat slechts een van de vele aanwezige bedrijven op de beursvloer waar bezoekers langswandelen. "Wij hebben Bouwmaat toen voorgesteld om zelf iets te organiseren. Dit heeft ertoe geleid dat de groothandel nu eens in de twee jaar een eigen event in Jaarbeurs host. Volgend jaar vindt de tweede editie plaats."
Digitaal portfolio
Omdat niet iedereen zich meteen een voorstelling kan maken van de mogelijkheden van een kale hal, maakt Jaarbeurs aftermovies voor haar digitale portfolio. "Op die manier kunnen we potentiële opdrachtgevers een indruk geven van de sfeer van een evenement en laten zien wat we bijvoorbeeld met aankleding, licht, beeld en geluid voor elkaar kunnen krijgen."
Naast onderdak - het afhuren van een of meer hallen – biedt Jaarbeurs bedrijven ook een facilitair pakket en catering/horeca. "Er is een aantal leveranciers in het complex gevestigd waarmee wij, desgewenst, samenwerken. Denk aan leveranciers van podia, rigging, beeld en geluid."
Lage drempel
Landman en zijn collega’s bij Jaarbeurs treden in gesprekken met opdrachtgevers op vanuit een adviserende rol. "Jaarbeurs bestaat al 102 jaar. In een eeuw tijd heeft de Jaarbeurs veel kennis en expertise opgebouwd. Wat we willen is een prettig gesprek met opdrachtgevers om hen bewust te maken van wat we allemaal kunnen doen. We zijn een betrouwbare partner en denken echt met onze opdrachtgevers mee."
Het belang van de opdrachtgever staat daarin centraal. "Wil je een evenement voor 50, 1.500 of voor 50.000 mensen? Samen kijken we naar de meest geschikte locatie binnen het Jaarbeurscomplex. Daarin zijn we heel realistisch en eerlijk. Is een hal te groot voor wat een opdrachtgever voor ogen heeft? Dan hebben we ook nog andere locaties waar naar kan worden uitgeweken. Jaarbeurs is er echt niet alleen voor grote groepen. De drempel om Jaarbeurs te benaderen is echt laag."
Feiten & cijfers
De Vakantiebeurs, A State of Trance, de 50PlusBeurs, Webwinkel Vakdagen, Exact Live, Das Coen und Sander Fest, Thunderdome - het vindt allemaal plaats binnen de muren van het Jaarbeurscomplex. De ene eventorganisator komt eenmalig naar Utrecht, anderen kiezen al decennia achtereen voor Jaarbeurs als eventlocatie.
Met een oppervlakte van 100.000 vierkante meter verwelkomt dé evenementenlocatie van Utrecht, gelegen op vijf minuten loopafstand van het Centraal Station, elk jaar ongeveer 2,3 miljoen bezoekers. In 2018 werden 79 beurzen en evenementen in de hallen van Jaarbeurs georganiseerd. Daarnaast vonden er afgelopen jaar 8.126 congressen en vergaderingen plaats. Ook heeft Jaarbeurs dertien digitale platforms die ca. 250.000 bezoekers per maand trekken.
Grootste USP van de evenementenlocatie is de centrale ligging in Nederland; op slechts dertig minuten afstand van Schiphol Airport en zelfs voor bezoekers uit Groningen blijft de reistijd beperkt tot slechts anderhalf uur.
De welbekende hallen in het complex, dat voorzien is van het grootste zonnepanelen dak van Utrecht, zijn goed te combineren met bijvoorbeeld congrescentrum Media Plaza. Bij een bedrijfsevent kan bijvoorbeeld een plenair gedeelte voor medewerkers en relaties op deze locatie worden georganiseerd, met aansluitend een groot bedrijfsfeest in een of meer hallen. Behalve format- en creatieadvies biedt de evenementenlocatie ook catering op maat, beschikt het over het gouden Green Key-certificaat en is er ruime parkeercapaciteit met oplaadpunten voor elektrische auto’s.
Kijk voor meer informatie op:
Bron: Redactie: Lisette Biesenbeek
