Een goede eventstrategie voorkomt ad-hoc events, verkleint de kans op onnodige discussies en vergroot de impact van events. Het maakt niet uit of de organisatie groot of klein is: wanneer er meer dan 1 event per jaar georganiseerd wordt, levert een samenhangende aanpak al veel op.
Maar wat houdt een goede eventstrategie in? En hoe zorg je ervoor dat deze omarmd wordt door alle betrokkenen? Lees ook het artikel over het belang van een goede eventstrategie.
8 stappen voor het maken van een overkoepelende eventstrategie:
1. Inventariseer
Inventariseer eerst welke events jouw bedrijf al organiseert. Bestaat jouw organisatie uit verschillende vestigingen, wellicht zelfs verspreid over meerdere landen? Neem alle events mee in het overzicht, zodat je een goed beeld krijgt van de impact en de grootte van events. Maak tijd voor een gedegen analyse, ook al word je vaak opgeslokt door de waan van de dag.
2. Werk samen
Ga na welke teams of afdelingen binnen jouw organisatie events initiëren. Zorg dat je al deze stakeholders betrekt bij het ontwikkelen van de overkoepelende strategie. Welk beeld hebben zij bij events? Probeer doelen en doelstellingen boven tafel te krijgen en kijk wat ze tot nu toe hebben gekost en opgeleverd.
3. Vraag door!
Neem de tijd om erachter te komen wat voor elke stakeholder écht belangrijk is. Als dit helder is, wordt het veel gemakkelijker om het gemeenschappelijke belang te achterhalen. Maak ook duidelijk wat voor jou(w afdeling) belangrijk is. Wat heb jij nodig om je doelstellingen te bereiken? Zoek naar de overeenkomsten, want werken vanuit een gedeelde visie is essentieel om de eventstrategie te laten slagen.
4. Bepaal de strategie
Bekijk de samenhang tussen alle events en bepaal of ze elkaar versterken of juist niet. Wees kritisch: soms blijkt dat events niet het juiste kanaal zijn voor een bepaalde doelstelling. Werk nauw samen met Marketing(communicatie), en maak events onderdeel van het grote geheel. Stel vervolgens de hoofddoelstelling, uitstraling, kernboodschap en voorwaarden vast waar alle events binnen jouw organisatie aan moeten voldoen. De overkoepelende eventstrategie wordt de graadmeter, waaraan de individuele events kunnen worden getoetst. Deze uniformiteit en herkenbaarheid vergroten de kans dat jouw doelgroep daadwerkelijk in beweging komt.
5. Maak de vertaalslag
Maak een jaarplanning waarin alle events van de organisatie zijn meegenomen, en stel het budget vast. Daarna is het tijd om de strategie door te vertalen: werk per event de doelgroep, doelstellingen, boodschap en actiepunten uit. Houd hierbij altijd rekening met de meetbaarheid van de resultaten: hoe ga je het succes van het event meten? Welke indicatoren heb je hiervoor nodig? Alleen door vooraf te bepalen wat je wilt bereiken, kun je achteraf het succes meten. Het is de bedoeling dat elk individueel event bijdraagt aan de overkoepelende strategie.
6. Analyseer de resultaten
Bepaal per event het succes. Wat waren de doelstellingen? Wat was het resultaat? En wat is de invloed van elk los event op de overkoepelende strategie? Is de boodschap goed overgekomen? Zorg ervoor dat de bezoekers van jouw event hun ervaringen kunnen delen en maak ruimte om de feedback te analyseren. De evaluatie van elk event levert waardevolle data op. Deze informatie is nuttig voor de verschillende afdelingen binnen de organisatie en maakt het mogelijk om producten, diensten en toekomstige events beter af te stemmen op de behoefte van de doelgroep.
7. Rapporteer regelmatig
Informeer alle teams regelmatig over de voortgang. Ook als het niet gaat zoals je hoopt! Rapportages van de individuele events bevatten waardevolle informatie over de klant. Deel deze met de andere stakeholders! Dit versterkt de samenwerking en maakt events een relevant onderdeel van de Marketing(communicatie)mix. Door in contact te blijven met andere stakeholders houd je ze betrokken – en kun je tijdig hulp inschakelen als dat nodig is.
8. Herhaal en pas aan!
Stap 4, 5, 6 en 7 zijn een continu proces. De strategie is net als de organisatie continu in ontwikkeling. Blijf altijd kritisch kijken, meten en bijsturen om te zorgen voor het beste resultaat.
Connecting the Dots 03: Events start with strategy
Om eventprofessionals te ondersteunen bij het ontwikkelen van een solide eventstrategie voor de hele organisatie, organiseert Momice op 10 oktober de derde editie van de event-serie Connecting the Dots. Twee ervaren eventstrategen laten zien hoe te komen tot een gedragen strategie en overladen de aanwezigen voorbeelden uit hun eigen ervaring. Eventprofessionals worden uitgedaagd na te denken over hun eigen overkoepelende strategie en krijgen tips & tricks voor een soepele implementatie. Voor het beste resultaat nemen de eventprofessionals iemand mee uit de organisatie, die onmisbaar is voor het slagen van de strategie. Wil je hierbij zijn? Koop dan hier een kaartje!
