Yes, je hebt weer een leuk nieuw evenement in de planning staan. Van tevoren heb je research gedaan op internet, websites bekeken, offertes opgevraagd en vergeleken... En dan? Waarschijnlijk heb je nog twee of drie locaties waar je enthousiast over bent geworden en die je wel eens in het echt wilt zien. Je belt met de desbetreffende eventlocaties en plant een afspraak; tijd voor een locatiebezoek!
Maar waar moet je nu op letten als je op locatiebezoek gaat? Hoe weet je of deze locatie perfect bij jouw evenement past? Daphne Korff van Flint zet een aantal tips op een rijtje:
Hoe wordt je ontvangen?
Je wilt als gast uiteraard het gevoel hebben dat je welkom bent. Moet je zoeken naar een ingang? Zit er niemand bij de receptie? Laat je afspraak lang op zich wachten? Je wilt het liefst ontvangen worden door een enthousiaste medewerker, die alle tijd voor je neemt en professioneel en betrouwbaar overkomt. Is er een klik met je contactpersoon? Mooi! Je gaat nog veel met deze persoon te maken krijgen, dus die connectie is heel belangrijk!
Hoe smaakt de koffie?
We nemen aan dat je bij ieder locatiebezoek wel een drankje krijgt aangeboden. Zo niet, wegwezen! Vraag om een kopje koffie en bekijk ook eens rustig hoe de horecafaciliteiten op deze locatie geregeld zijn. Kun je wat zien van wat er geserveerd wordt? Mag je misschien zelfs wat proeven? Een rondje door de keuken geeft je al een glimp van de mogelijkheden en van het cateringaanbod. Iedere evenementenorganisator weet: als de koffie niet goed is, hoor je dat zeker terug in de evaluaties.
Hoe professioneel is de locatie?
Je wilt een goed geolied evenement neerzetten. De samenwerking en professionaliteit van de locatie spelen daar een hele belangrijke rol in. En dat maakt het ook spannend, want het is voor het eerst dat je met deze locatie gaat samenwerken. Zal het wel goedkomen, weten ze wel wat ze moeten doen? Tijdens een locatiebezoek wil je naar huis gaan met het gevoel 'hier durf ik het aan'. De medewerkers hebben verstand van zaken, ze weten waar het over hebben, ze hebben antwoord op al jouw vragen en ze denken mee met je.
Hoe schoon zijn de toiletten?
Vlekken op de rode loper, spinnenwebben in de hoek, laagjes stof op de tafels, ... het klinkt vanzelfsprekend, maar zeker niet alle locaties zijn schoon. Je hoeft echt niet over ieder meubelstuk je vinger te halen, maar kijk wel of het er schoon en fris uitziet. En wanneer kan dat nou beter dan tijdens een toilet bezoekje....?
Verplaats je in je bezoeker
Als jouw koffie niet lekker was, is die van je bezoeker ook niet lekker. Als jij niet gastvrij ontvangen werd, wordt je bezoeker dat ook niet. Als jij de parkeergarage niet kon vinden, kan jouw bezoeker dat waarschijnlijk ook niet. Bedenk dat de ervaringen die jij met de locatie hebt, ook van grote invloed zijn op je gasten. Bekijk de zalen en mogelijkheden niet alleen met je professionele evenementenbril, maar ook door de ogen van jouw gasten.
Wat zeggen anderen?
Eentje die je niet direct tijdens je locatiebezoek doet, maar toch belangrijk is om te noemen: check reviews! Wat is de ervaring van anderen bij deze locatie? Als er meerdere mensen zeggen dat er te weinig broodjes bij de lunch waren, wat doe je dan? Kies je op basis daarvan een andere locatie of kaart je dit aan tijdens een locatiebezoek? Het maakt niet uit wat je uiteindelijk doet, maar je kunt er in ieder geval op inspelen.
Ga op je gevoel af
En als laatste; volg je gevoel! Alle randvoorwaarden kunnen op papier kloppen, maar heb je er geen goed gevoel bij, kies dan voor een andere locatie. Vertrouw op jezelf!
Voor een volledige lijst, lees ook: Checklist eventlocates
Bron: Flint
