Het succes van je evenement? Dat hangt af van hoe goed jij je planningsdoelstellingen en noden communiceert. Doe je dat niet vlot en ben je niet duidelijk over wat je wil bereiken, dan is de kans groot dat je niet tevreden zal zijn met het eindresultaat.
Van het communiceren met het event agency, tot het uitwisselen van e-mails met de eventleveranciers, goede communicatie skills zijn essentieel om succes te garanderen.
Denk er zo eens over na: als je niet in staat bent om helder je eventdoelstellingen te verwoorden, zal de eventmanager en zijn team niet in staat zijn om het specifieke event dat jij wil, te ontwikkelen, gebruikmakend van duidelijke modellen en strategieën. In tegendeel, ze zullen waarschijnlijk ongewenste resultaten opleveren.
Vervolgens zal jij hen terechtwijzen omdat ze een slechte job hebben gedaan. Terwijl jij net zo verantwoordelijk bent voor de mislukking dan zij.
Als je het team geen duidelijke instructies geeft, of je communiceert je intenties niet correct, zullen zij een eventstrategie ontwikkelen die niet in lijn ligt met jouw business doelstellingen. Hier zijn een aantal tips die je je best eigen maakt voordat je de samenwerking opstart met je eventplanners:
Tip#1 Oefen in actief luisteren
Heb je jezelf al eens betrapt wanneer er iemand aan het praten is, dat je, in plaats van echt te luisteren, al bezig bent met het voorbereiden van jouw antwoord? Wel, dit is wat ze ‘passief luisteren’ noemen. Je besteedt niet teveel aandacht aan wat de andere heeft te zeggen. Zo kun je niet de waarde inschatten van wat je gesprekspartner echt vertelt. Als je een betere communicator wil worden, dan moet je de kunst van ‘actief luisteren’ beheersen. Dat betekent dat je volledig aanwezig moet zijn in het moment. En dat je de informatie die je gesprekspartner deelt, volledig verwerkt.
Je kunt daarbij vragen stellen die de stof nog verder verduidelijkt. Of herhalen wat de andere zegt zodat je zeker bent dat je alles correct hebt begrepen. Op die manier zorg je ervoor dat je goed begrijpt wat de andere bedoelt. Je toont zo ook empathie, iets wat altijd wordt geapprecieerd.
Tip#2 Ga het gesprek in met een open geest
Als het over evenementen gaat, ben je zeker van je zaak. Je weet hoe je het moet doen, en ‘your way is the highway’. Maar wanneer je in gesprek bent met experten, zou je misschien wel eens kunnen ontdekken dat er nog betere oplossingen zijn voor jouw uitdagingen.
Het is altijd goed om een gesprek open minded in te gaan. Wanneer je je noden en vereisten hebt gedeeld, luister dan echt naar wat de andere heeft te zeggen. Misschien zal hij een betere optie voorstellen en je uitdagingen gemakkelijker en sneller tackelen.
Tip#3 Neem notities
Of het nu voor, tijdens of na meetings is, een notitieblok of stukje papier is je beste vriend. Je wordt een betere communicator en kunt je noden effectiever uitdrukken, als je je gedachten even neerschrijft en op die manier je prioriteiten organiseert.
Dit zal je helpen een begrijpbaar verhaal te construeren en je requirements effectief te delen met de planner(s). Los van dat, tijdens de meeting neem je best ook notities zodat je de belangrijkste topics na het gesprek nog kunt herinneren.
Tip#4 Laat geen ruimte voor twijfel
In de wereld van events, is onduidelijkheid je ergste vijand. Zelf al heb je schrik als een oen over te komen, toch moet je bereid zijn om dezelfde vraag twee keer te stellen. Of zelfs drie keer, als dat nodig is om alles te begrijpen.
Vraag om verduidelijking. Het is beter elke twijfel op voorhand weg te werken, dan op de dag van je event wakker te worden met grote problemen veroorzaakt door slechte communicatie.
Tip#5 Bouw aan vertrouwen
Wanneer mensen weten dat ze niet gehoord of niet gerespecteerd worden, dan zullen ze zo weinig mogelijk interageren. In andere woorden, een belangrijke stap die je moet zetten om een goede communicator te worden, doe je door een vertrouwensband op te bouwen. Zo laat je iedereen weten dat ze alles kunnen communiceren en delen zonder enige angst.
Dit zal je communicatieprocessen beter laten stromen en mensen zullen veel meer geneigd zijn om contact te nemen en te interageren. Dit zal je helpen om de logistieke uitdagingen van je event te tackelen.
In het kort
Een goede communicator zijn is je sleutel tot succes. Of het nu gaat over de eventplanning of over andere meer persoonlijke dimensies. Dus als je aanvoelt dat je nog wat werk hebt aan je communicatie skills en aan het opbouwen van relaties met anderen, dan is het nu het moment om te starten. Veel succes!
