Op een bepaald moment zijn we als eventorganisatoren trends gaan volgen. Dat is niet noodzakelijk erg want onze business verandert met de snelheid van het licht. Maar het vormt wel een risico dat we ten prooi vallen aan clichés en niet meer authentiek of creatief zijn.
Wat is een cliché? Clichés zijn meestal gebruiken, ideeën of elementen die te veel zijn ingezet en daardoor hun impact verliezen, saai of zelfs irritant worden.
Een klassiek voorbeeld uit onze industrie is rustige muziek draaien voor kennissessies. Eigenlijk is dat niet echt bedoeld voor dit soort evenementen, maar vele van ons gebruiken die techniek toch.
Ze lijken onschuldig, die clichés, maar je gasten voelen het aan alsof ze meespelen in de film Groundhog Day. De ‘by default’ manier van denken resulteert in het gebruik van clichés. Het verhindert je om echt creatief te zijn en waarde te creëren voor je gasten.
Als je verstrikt raakt in dezelfde dingen steeds op dezelfde manier doen tijdens verschillende evenementen - en je denkt dat dit de juiste manier van handelen is - zal je impact op je gasten verminderen. Om je niet in deze val te laten lopen, hebben we een lijstje gemaakt van clichés en hoe je ze kunt vermijden als je een evenement organiseert:
Cliché 1: het draait allemaal rond ‘authentieke’ ervaringen
Als je een event organiseert, dan heb je het belang van je deelnemers voor ogen. Juist? Soms gebeurt het echter dat je te ver gaat in het ontwikkelen van experimentele (en vreemde) deelnemerservaringen.
Je intentie is nobel (je wil je bezoekers verbazen), maar meestal draait dit fout uit. Laten we het voorbeeld nemen van het gebruik van dure technologie. Sommige topevents hebben virtual reality brillen geïntroduceerd als deel van de netwerk-ervaring. In plaats van face-to-face interacties met de andere gasten, dragen ze virtual reality devices om te communiceren. De communicatie gebeurt dus met diezelfde mensen, maar in een andere ‘omgeving’.
Klinkt cool, niet? Het creëert echter geen toegevoegde waarde voor de gesprekken. In plaats van een veilige en rustige omgeving te zijn om te communiceren, zorgen de devices alleen voor afleiding.
Dus wanneer je een briljant idee hebt om je event interessanter of ‘cool’ te maken, vraag jezelf even af of je idee de beleving van je gasten verrijkt of het maar een dom ding is dat hun ervaring bemoeilijkt.
Cliché 2: personaliseren van het evenement programma
Een beetje personalisatie is goed. Extreem personaliseren niet! Denk even na over het op maat maken van programma’s. Er is niets mis mee je gasten te laten kiezen tussen twee of drie workshops. Maar het gaat fout als ze de keuze hebben uit een dozijn sessies die simultaan verlopen.
Dat creëert vooral het gevoel ‘iets te missen’. Door één sessie te kiezen, moeten ze er vijf andere laten schieten, die minstens even interessant zijn. Ten tweede, je gasten verliezen hun focus, want ze gaan proberen zoveel mogelijk interessante workshops bij te wonen, waardoor ze bij elke maar vijf of tien minuten blijven, en dan snel verderlopen naar de volgende.
Ten slotte, te veel sessies bijwonen en te veel sprekers aanhoren, maakt het moeilijk om zelfs de meest kritische boodschappen te onthouden. Je gasten krijgen een ‘informatie overload’ en ze weten van geen hout pijlen meer te maken.
In plaats van hen te verpletteren met te veel opties en een overladen programma, haal het volume content naar beneden en investeer in de kwaliteit van de sessies.
Cliché 3: het publiek moet te allen tijde geëngageerd zijn
Voor sommige eventprofessionals is bezoekersengagement een ware levensmissie. Live polls, snelle games, gemodereerde interacties tijdens sessies en ijsbrekers zijn bedoeld om deelnemers zich goed te laten voelen en beter te laten connecteren met het event. Maar veel van deze dynamieken worden ook ervaren als opdringerig en dat stoort de deelnemerservaring.
Natuurlijk is een zekere mate van engagement nodig. Je kunt niet verwachten dat je deelnemers de helft van de tijd van de sessie bezig zijn met te interageren met hun buren in plaats van te luisteren naar de sprekers waarvoor ze gekomen zijn.
Cliché 4: ijsbrekers boosten het netwerken
Een van de redenen waarvoor mensen naar events komen, is om in face-to-face interacties te gaan met anderen en waardevolle businessrelaties op te bouwen.
Het is onfortuinlijk dat je in de plaats van krachtige netwerksessies, bijvoorbeeld btb matchmaking, je je tijd moet spenderen aan domme ijsbrekerspelletjes die mensen sowieso een vreemd gevoel geven.
Trap niet in deze val, focus op de belangrijke zaken, zoals speciale registratiedocumenten waaruit je de netwerkvoorkeuren van je gasten kunt afleiden. Match hen via one-to-ones aan de juiste partij waardoor ze kunnen communiceren in een veilige en vooraf vastgelegde format.
Cliché 5: je moet je event promoten op social media
Facebook, Instagram, Twitter, Pintrest, ... deze platformen kunnen je dag in een nachtmerrie veranderen. Je geld dan besteden aan sponsored social media is niet de juiste oplossing.
Algoritmen zijn niet transparant en de strikte advertentieregels die je moet volgen wanneer je iets op social media zet, kunnen soms effectief zijn, maar er zijn ook andere manieren waarop je je event kunt vermarkten.
Bijvoorbeeld, investeer in een website en blogs over je merk, creëer waardevolle content, connecteer met je publiek en met de influencers uit je industrie, voorzie inzichten waarop kan gereageerd worden en zorg dat je altijd aanwezig bent. Wanneer jouw event dan begint, kun je op anderen rekenen om erover te praten.
In het kort
Dingen doen zoals jij het wil, is niet slecht. In tegendeel, het zorgt voor de nodige creatieve spanning zodat je een authentiek event organiseert en je onnodige clichés vermijdt. Dus in plaats van anderen te kopiëren, probeer om innovatief te zijn en vooral, volg je gezond boerenverstand! Veel succes.
