Bij het organiseren van een event komt een hoop kijken. Eventprofessionals zijn daarom vaak van alle markten thuis. Ze zijn flexibel, schakelen snel, zijn sterk in organiseren en communiceren, kunnen goed plannen en zijn een ster in relatiemanagement. Toch lopen ze vaak tegen vergelijkbare obstakels aan. Hoe komt dat toch? En wat is eraan te doen?
Events organiseren is een vak, laat daar geen twijfel over bestaan. Helaas hebben eventprofessionals regelmatig het gevoel dat ze niet gewaardeerd worden. En dat terwijl ze van onschatbare waarde zijn voor een organisatie. Momice sprak met haar klanten, om te onderzoeken waar eventmanagers tegenaan lopen bij de organisatie voor hun event. Dit zijn de meest genoemde frustraties:
- Ik word niet betrokken bij doelstellingen van events
- Events worden ad-hoc geïnitieerd
- Men verwacht dat ik het 'wel even regel'
- Last-minute wijzigingen vanuit directie
- Mijn opdrachtgever wil meer inhoudelijke events met minder budget
- Collega’s zijn niet betrokken: tijdens het event praten ze met elkaar ipv de klant
- Kost veel tijd/moeite om genodigdenlijsten en complete informatie te verzamelen
- Iedereen wil zijn plasje er over doen
- Akkoord op budget duurt te lang
- Ik heb niet de juiste tools en krijg hiervoor moeilijk budget vrij
E"n ding valt direct op: vrijwel alle genoemde punten gaan over de interne samenwerking, duidelijkheid en richting. De samenwerking met opdrachtgevers en collega's is dus cruciaal voor het slagen van een event. Toch zijn de werkzaamheden van de eventmanager vaak geïsoleerd van het grote geheel. Hoe komt dit?
Rennen, hollen, vliegen
Een andere belangrijke factor is tijd. Doordat events (te) vaak ad-hoc geïnitieerd worden, begint de eventmanager vaak met een achterstand. De uitnodiging of save-the-date moet zo snel mogelijk de deur uit, vaak voordat goed na is gedacht over de juiste invulling van de dag of het concept. Door deze ‘haast’ neemt de eventprofessional, noch de initiator van het event de tijd om stil te staan bij het doel van het event. En áls het doel al bekend is, wordt het vaak niet of te laat gedeeld met de verantwoordelijke event manager. Hierdoor ontstaat het gevoel van 'ik doe maar wat'. Dit is allesbehalve motiverend.
Onderdeel van de strategie
Ad-hoc events maken geen onderdeel uit van de overkoepelende organisatiestrategie. En dat terwijl, in de huidige tijd van digitalisering, events als strategisch communicatiemiddel steeds belangrijker worden. Het belang van events wordt daardoor vaak te weinig gedragen binnen de organisatie. De verantwoordelijkheid hiervoor ligt bij de opdrachtgever! Het is belangrijk om alle betrokkenen te informeren van het belang van het event, zodat de eventprofessional de support en medewerking krijgt die hij/zij zo hard nodig heeft voor het klaren van deze intensieve klus.
Claim je plek!
Jij als event manager kunt je hier tegen ‘wapenen’. Door zélf het initiatief te nemen bij het bespreken van de event doelstellingen, door kritische vragen te stellen en door op tijd aan de bel te trekken of ‘nee’ te zeggen. Want zoals Einstein ooit zei: "Als je doet wat je deed, krijg je wat je kreeg". Het is belangrijk dat jij als event professional jezelf serieus neemt. Daarmee bewaak je niet alleen jouw eigen verantwoordelijkheden, maar ook de kwaliteit en het effect van jouw event(s). Daarnaast is het aan te raden om te investeren in de relatie met de andere stakeholders. Ga het gesprek met ze aan en informeer ze over jouw belangen en overwegingen. En leg je opdrachtgever uit waarom het belangrijk is dat er voldoende draagvlak is. Zo werk je meteen aan jouw zichtbaarheid binnen de organisatie. Laat zien wat je bereikt hebt met jouw events!
Meten is weten, ook bij events!
Wat ook helpt, is weten waar je over praat. Evalueer jij jouw events? En wat neem je mee in de evaluatie? Marketeers en strategen zijn geïnteresseerd in wat het event oplevert, ofwel de Return on Investment. Vaak wordt gedacht dat het meten van de ROI op events lastig of zelfs onmogelijk is. Jij als eventprofessional hebt de mogelijkheid om het tegendeel te bewijzen. Door het stellen van de juiste vragen kun jij aantonen hoe de bezoeker het event ervaren heeft en wat dat heeft opgeleverd. Houd hierbij in gedachten dat event managers – net als elke andere professional – software nodig hebben voor het meten van de resultaten. Hoe duidelijker jij kunt aantonen wat jouw event oplevert, hoe meer belang jouw opdrachtgever hecht aan jouw input!
Connecting the Dots: upgrade jouw events
"Bij Momice zien we het belang van events - én van de event professional. In 2019 starten we een serie events die event professionals helpt hun events naar een hoger niveau te tillen. We kijken hierbij naar tools en methoden die helpen bij de uitvoering en het meten van resultaten, maar staan ook stil bij de rol van de event manager in de organisatie en hoe daarmee om te gaan. De events vinden plaats in maart, mei en oktober van 2019. De eerste editie staat in het teken van het inzetten van software en data voor een succesvol event. In de edities daarna staan we stil bij de inzet van events als strategisch communicatiemiddel en het versterken van de relatie tussen event manager en andere stakeholders binnen de organisatie.
De eerste editie 'Events are serious business. Step up your game' vindt plaats in maart 2019." eventplanner.be is mediapartner van het evenement.
Meld je hier aan:
