Data vormen het hart van je evenement. Je kunt niet zoveel doen (inclusief meten, schalen en excelleren) zonder dat je een duidelijk beeld hebt van wat er voor, tijdens en na je event gebeurt. Toch is het niet zo gemakkelijk om al die gegevens te verzamelen.
In zijn boek over eventmanagement stelt Kevin Van der Straeten het als volgt: “Er is niet één methode die je kunt gebruiken om al de data te verzamelen van alle processen die betrokken zijn bij het organiseren van een event. Niettegenstaande dit, doe alles wat nodig is om zo veel mogelijk gegevens te verzamelen."
Waarom is dit nu zo belangrijk? Waarom moet je gegevens verzamelen tijdens elke fase van je evenement? Om te beginnen, die gegevens zullen je helpen om uitdagingen die je niet voorzien had, op tijd te detecteren. Zo kun je die nog tijdig aanpakken en problemen vermijden. Ten tweede, een goed begrip van de performantie-indicatoren van je event laat je toe betere beslissingen te nemen. Tot slot, er bestaat een sterke correlatie tussen data en je eventstrategie. Hoe kun je er zeker van zijn dat je je doelstellingen gaat behalen zonder de maximale controle te hebben over de verschillende planning, logistieke en marketing aspecten van je event?
Doorlopend meten helpt je om onplezierige situaties te vermijden. Het verbetert ook de ervaring van je bezoekers. Hoe kun je dit nu aanpakken? Hier is een lijst van data die je kunt verzamelen tijdens elke fase van je evenement.
Voor het event
- Marketing performantie
Start met het meten van de efficiëntie van je marketingcampagnes. Afhankelijk van je promotiestrategie, zal je verschillende KPI’s hebben. Bijvoorbeeld, als je je evenement promoot via e-mailmarketing, zal je de open en doorklik ratio’s in het oog houden.
Als je beslist social media in te zetten, dan bestudeer je de statistieken van het engagement van je doelgroep en hun reacties op je sponsored content. En als je je pijlen richt op content marketing, kijk je naar indicatoren zoals het aantal bezoekers op je website, het aantal keer dat je artikel is bekeken, het aantal comments, enz.
Door bezig zijn met de data die je verzameld hebt, zal je meer doortastend worden in je marketinginspanningen en zullen je resultaten verbeteren.
- Informatie over aanwezigen
Of je nu je bezoekers zelfs kiest of je accepteert iedereen, het is cruciaal om gedetailleerde info van je bezoekers te hebben. Dit soort informatie kan variëren van basis demografische gegevens, tot dieetvoorkeuren of -restricties.
- Registratie cijfers
Een ander belangrijk gegeven is het aantal bezoekersregistraties. Een laag aantal betekent dat je misschien je marketingstrategie moet aanpassen. Een hoog aantal wil zeggen dat je dringend op zoek moet naar een grotere locatie.
- Betalingen
Een realtime dashboard met betalingsinformatie zal je helpen je event ROI beter te begrijpen. Op deze manier kun je ook beslissen om een deel van het geld te investeren in het verbeteren van sommige van de planningsaspecten.
- Verloop
Je wil misschien wel een zicht krijgen op het online gedrag van je bezoekers op de verschillende eventplatformen of apps.
Bijvoorbeeld, kun je zien hoeveel mensen (en zelfs hun namen en e-mailadressen) er zijn gestart met zich te registreren maar ergens onderweg in de procedure zijn gestopt? Zo beschik je over de nodige info om dit proces te verbeteren (als het een UI/UX probleem is). Met deze info bij de hand kun je deze mensen zelfs e-mailen om na te vragen of ze bijkomende ondersteuning kunnen gebruiken om hun registratie te vervolledigen.
Tijdens het event
- Check-in rate
The numero uno van je gegevens! Deze info geeft je beter inzicht in de aanwezigheidsgraad.
- Aantal interacties via de app
Als je een event app gebruikt, dan wil je de ROI berekenen aan de hand van hoeveel keer de bezoekers deze gebruikten en interageerden.
- Netwerk gegevens
Door verschillende 1-to-1 meetings op te zetten tijdens je event, zal je meer gegevens vergaren. Bijvoorbeeld, je kent het meetingschema van je bezoekers. Die info kun je gebruiken om hun interesse of engagement in deze dynamiek te kwantificeren. Zo wordt het helder voor je of je een goede job hebt gedaan in het verbinden van vraag en aanbod.
- Aanwezigheidsgraad per sessie
Je kunt de kwaliteit van je sessies ook meten door de interesse van de bezoekers versus bepaalde sprekers in het oog te houden. Dit is bijzonder waardevol als je verschillende kennissessies tegelijk laat lopen. Je moet wel je bezoekers elke keer opnieuw inchecken als ze de zaal binnenlopen.
- Engagementscore
Hebben je bezoekers deelgenomen aan live-polls en Q&A sessies tijdens het evenement? Dan kun je, en moet je, deze indicator meten om te begrijpen of je de juiste voorwaarden hebt geschapen om het engagement van je bezoekers te boosten.
Na het evenement
- Opening- en doorklikrates van e-mails
Na je event ga je stevig aan de slag met het sturen van een heleboel ‘dank je’ en commerciële e-mails. Je kunt de effectiviteit van deze strategie gemakkelijk meten aan de openingsrates en doorklikrates, samen met de antwoorden die je krijgt.
- Feedback op bevragingen
De rechtstreekse feedback van je gasten is een van de beste manieren om te weten te komen of je event een succes was. Verzamel hun meningen door een bevraging te doen. Moedig hen daarbij aan om volledig transparant en eerlijk te zijn in hun antwoorden. En vertel ook waarom je dat verwacht, zodat je te weten komt wat werkt en wat niet.
- Leads en verkoop
Als je een conferentie of een seminarie organiseert voor een merk of voor een bedrijf, wil je weten welke marketingboost je bereikt hebt. Dat doe je door de lead- en verkoopcijfers te analyseren. Zo kom je te weten of je de gewenste resultaten hebt bereikt. Of anders, dat je je eventstrategie de volgende keer zult moeten herdenken.
In het kort
De cijfers van je event analyseren doe je best grondig. Blijf in contact met wat er gebeurt en bekijk of je eventplannen zich effectief ook realiseren. Zorg ervoor dat je de momenten en de indicatoren vastzet die je wil monitoren. En vergeet niet de meetinfrastructuur op om het proces te stroomlijnen. Veel succes
