Hoe kijk jij terug op het afgelopen eventjaar? En hoe wordt het succes van events in jouw organisatie geëvalueerd?
Het einde van het jaar nadert snel. De komende periode is voor veel eventprofessionals een drukke tijd. Eindejaarsevents en inhoudelijke bijeenkomsten waarin terug- en vooruitgeblikt wordt zijn aan de orde van de dag.
Events are serious business…
Events zijn belangrijk voor de relatie met klanten, relaties en medewerkers. Gemiddeld organiseren Nederlandse bedrijven 24 evenementen per jaar. In een wereld die steeds digitaler wordt, neemt het belang van face-to-face ontmoetingen toe en worden er flinke budgetten vrijgemaakt voor events in allerlei vormen. Met andere woorden: events are serious business!
… you need serious tools
Toch wordt het werk van eventprofessionals nog altijd onderschat. Ze worden lang niet altijd betrokken bij het formuleren van de doelstellingen en krijgen ze soms niet eens te horen. Ook is er in veel gevallen te weinig oog voor professionele tools, waarmee bijvoorbeeld de registratie en communicatie kunnen worden geautomatiseerd. Door gebruik te maken van goede software bespaar je jezelf als eventmanager een heleboel handmatig werk, maak je minder fouten en ben je sneller klaar. Ook de beleving van de bezoeker wordt steeds belangrijker: mensen zijn selectief en spaarzaam met hun tijd. De communicatie rondom je event moet er daarom aantrekkelijk en professioneel uitzien, om ervoor te zorgen dat jouw relaties zich aanmelden.
Hoe zag jouw eventjaar eruit?
Heb jij al teruggeblikt op jouw eventjaar? Grote kans dat je daar nog geen kans voor hebt gehad. Het verzamelen van gegevens over no-show, tevredenheid en andere indicatoren kost veel tijd. Tenminste, als je niet beschikt over de juiste tools. Jij als eventmanager staat veel sterker wanneer je beschikt over de juiste data om aan te tonen of jouw event een succes was. Ga eens na hoeveel events jij hebt georganiseerd, waar de meeste tijd in ging zitten en wat er sneller en efficiënter kan.
Het belang van goede event software
Het gebruik van de juiste software maakt het leven van de eventprofessional makkelijker - en geeft waardevolle inzichten. Automatisering van het registratietraject te bespaart tijd en voorkomt fouten - en door je bezoekers in te checken op de dag zelf krijg je inzicht in de no-show van het event. Je kunt zelfs bijhouden welke workshops goed bezocht werden. Ook kun je de beleving van je bezoekers een flinke upgrade geven, wanneer je beschikt over de juiste tools. Maak een strakke uitnodiging en een professionele eventwebsite, zodat je bezoekers er zin in krijgen. En het verzenden van een enquête achteraf maakt het mogelijk je gasten om feedback te vragen en de tevredenheid of ROI van het event te meten.
Goede voornemens
Nu je hebt stilgestaan bij jouw situatie en de mogelijkheden, kun je goede voornemens formuleren. Wat ga jij komend jaar anders doen? Besteed je meer tijd aan het formuleren (en meten!) van de eventdoelstellingen? Ga je de processen automatiseren om zo je events naar een hoger niveau te tillen? Of besluit je om meer zorg te besteden aan de online-beleving van je bezoeker? Allemaal goede voornemens die jouw organisatie kunnen helpen nog meer uit events te halen. En als je er op tijd bij bent, is er wellicht nog ruimte in het budget voor passende software!
Jouw events naar het volgende niveau
Momice biedt software voor easy event registration. "Wij zijn er om eventprofessionals te helpen alles uit hun events te halen. Volgend jaar starten we daarom een serie events: Connecting the dots. waarbij we stilstaan bij de belangrijke rol die events spelen in een bedrijf, van gedragsverandering tot strategisch relatiemanagement. Bij deze events worden niet alleen eventmanagers betrokken, maar wordt juist stilgestaan bij de rol van marketeers, ondernemers en andere sleutelspelers binnen de organisatie. De eerste editie vindt plaats in februari. Wil je op de hoogte gehouden worden? Stuur dan even een mailtje naar info@momice.com"
