Boodschappen, meetings, zakelijke afspraken en webinars: alles gaat online. We leven in een digitaal tijdperk en als we willen, hoeven we de deur nooit meer uit. Potentiële contacten leg je per e-mail, zaken doe je via online hang-outs en een event kun je live streamen.
Wij gaan in gesprek met iemand die dit durft te betwijfelen. Theo Hylkema organiseert al meer dan een decennium verschillende live-events bij Jaarbeurs Media Plaza en gelooft heilig in de kracht van de persoonlijke ontmoeting. “Het is niet voor niets dat universiteiten zo vasthouden aan live-colleges."
Mensen willen elkaar ontmoeten
Hylkema is oprichter van het online contentbureau Entopic, dat in de breedste zin van het woord allerlei soorten content verzorgt. Entopic creëert, beheert, optimaliseert en verrijkt tekst en video. Een live-event voor een online bureau lijkt in eerste instantie een tegenstrijdige keuze. Volgens Hylkema is het juist een strategische zet met veel toegevoegde waarde. “In dit digitale tijdperk kunnen we veel online doen, maar mensen blijven wel mensen. We willen elkaar toch graag zien. Daarom gaan we naar voorstellingen en live optredens van artiesten. Het is een andere ervaring die je intenser beleeft. En dat blijft je veel meer bij. Zo geldt dat ook voor congressen.”
Inspiratie door een wildvreemde
Volgens Hylkema is het onmisbaar om onze kennis online te vergaren en dat zal in de toekomst niet veranderen. Maar zodra het gaat om inspiratie opdoen of nieuwe inzichten verkrijgen, gaat zijn voorkeur uit naar live-events. “Je kunt op zo’n event praten met mensen die hetzelfde meemaken als jij. Dat kunnen concurrenten zijn, of iemand die je helemaal niet kent en pas net ontmoet hebt in de lobby - of als ze toevallig naast je staan in de rij voor een drankje. Hoe dan ook, het is fijn om iets te leren van de ervaring van anderen. Online kun je ook met mensen praten die je niet kent, maar in het echt gaat dat net even wat makkelijker. En dat maakt het ook bijzonder.”
Geen koude acquisitie meer
Ook voor het organiserende bedrijf is een live-event een perfect manier om in contact te komen met nieuwe mensen, namelijk een specifieke doelgroep. Een van de eerste events die Hylkema organiseerde, ging over intranet. Hylkema: “Je kunt aan de buitenkant niet zien welk bedrijf intranet heeft. Dus koude acquisitie wordt dan best lastig. Je kent de doelgroep niet en je weet niet tegen welke problemen ze aanlopen. Bij een live-event komen organisaties die het gebruiken of willen inzetten. Zo kom je in contact met de markt.” Naast het vergaren van potentiële klanten, is een live-event volgens Hylkema een manier om jezelf als expert te positioneren. “Je kunt laten zien dat je ergens gepassioneerd over bent en er verstand van hebt. Je kunt vakmatig laten zien wie je bent en wat je doet.”
Zien leren, doet leren
Dat experts hun kennis delen om nieuwe klanten te verwelkomen, is een trend die we online ook tegenkomen. De online seminars schieten als paddenstoelen uit de grond en zijn niet meer weg te denken bij online learning. Toch ziet Hylkema een groot verschil met een live-event en een online seminar. “Bij een live-event kunnen mensen om zich heen kijken. Ze zien wat de spreker vertelt en of dat begrepen wordt door anderen. Je kan in een webinar zitten en er niks van begrijpen, dan denk je: ‘ik moet de enige wel zijn.’ Maar in het echt zie je dat anderen het ook niet snappen en dan stel je misschien eerder een vraag. Waarom denk je dat universiteiten zo vasthouden aan live-colleges?”
Interactie met het publiek
Een ander voordeel van een live-event versus een online variant, is symbiose met de doelgroep. Als voorbeeld neemt hij een van zijn eerste congressen over contentmarketing. Hylkema had Gregor Bak uitgenodigd als dagvoorzitter om de verschillende sprekers aan te kondigen. Bak was niet alleen presentator, maar trad ook op als klassiek pianist - een combinatie die Hylkema niet snel zal vergeten. “Voordat Bak een spreker aankondigde, begon hij met het publiek te communiceren via muziek. Hij speelde reclameliedjes en vroeg of men ze kende. Daarna speelde hij een ander liedje en zong daarbij zelfgemaakte teksten om de sprekers aan te kondigen. Toen Bak al zingend de gerenommeerde bedrijfsadviseur Gerry McGovern op het podium uitnodigde, gaf McGovern ook zingend antwoord. Een geweldige ijsbreker aan het begin van het congres!”
Geen tijd is geen excuus
Een live-event brengt veel werk met zich mee, maar dat is volgens Hylkema geen reden om het niet te doen. “Marketeers zien daar tegenop, maar je moet het ook één keer volledig organiseren. Daarna kun je er een reeks van maken en moet je bereid zijn daar tijd in te steken.” Voor Hylkema is de organisatie bij Jaarbeurs zo goed als plug-and-playen kost het steeds minder tijd. “We hebben inmiddels tientallen congressen georganiseerd en we hebben een hele goede relatie met Jaarbeurs opgebouwd. Daarnaast is het zalencomplex voor ons erg interessant. Ik organiseer weleens ergens anders een congres, maar Jaarbeurs Media Plaza springt er altijd bovenuit. Er is een grote zaal maar er zijn ook genoeg andere zaaltjes waar we gelijktijdig break-outs kunnen organiseren. Door de jaren heen weten we hoe alles werkt en door onze samenwerking gaat alles ontzettend soepel.” En daarom heeft Entopic ook voor 2019 alweer flink wat evenementen gepland bij Jaarbeurs Media Plaza, waaronder de Chatbot Conference en het Congres Facebook & Instagram Marketing.
Bron: Tekst: Claire van Berkum
