Disrupties alom in onze sector! Technologische vernieuwingen en data-analyses maken een event organiseren complexer dan ooit.
De manier waarop deelnemers de verschillende interpersoonlijke interacties ervaren (met andere gasten, sprekers, influencers en zelfs met de eventlocatie zelf), wint aan belang.
Zelfs concepten als engagement, leren, co-creatie en netwerken worden constant geherdefinieerd en ‘gehacked’ om zo betere eventresultaten te bereiken. Niets lijkt de race om efficiënter te gaan werken, zoveel mogelijk te automatiseren en te groeien, te kunnen stoppen. Het lijkt wel dat wij als eventprofessionals moeten buigen voor deze nieuwe realiteiten, de trends volgen en non-stop innoveren.
Misschien denken we wel dat wat vandaag werkt, het morgen niet meer doet. Niets is minder waar, er zijn bepaalde zekerheden in onze sector die nooit zullen veranderen. Meer nog, deze specifieke aspecten zijn dé kernelementen van het succes van een evenement, en ze blijven de basis uitmaken van onze job als eventprofessional.
Deze eenvoudige maar essentiële aspecten definiëren zowel de menselijke natuur van onze deelnemers en de logistieke kant van het eventplannen. Zelfs wanneer alles verandert, zullen deze basics hetzelfde blijven.
Wat zijn nu die solide vijf waarheden in de events- en MICE industry (Meetings, Incentives, Conferencing & Exhibitions) die elke technologische verandering weerstaan?
1. Bezoekers hebben een verborgen agenda
Een van de belangrijkste redenen waarom mensen evenementen bijwonen, is om kennis te vergaren en nieuwe inzichten op te doen (misschien zal die laatste in deze YouTube tijd wel wat aan belang inboeten). Een andere belangrijke reden om je te registeren voor een evenement is de mogelijkheid om te interageren met andere mensen en contacten te leggen (lees: het uitwisselen van visitekaarten en niets meer). Sommige mensen wonen een evenement bij juist voor de ervaring en om hun monotone werkroutine te doorbreken.
Maar wat met de professionals die door hun leidinggevenden gedwongen worden om je event bij te wonen maar in se er geen enkele interesse in hebben of er iets willen uit leren? En wat doe je met mensen die op zoek zijn naar een nieuwe job en je event enkel gebruiken als jobplatform? Om nog maar niet te spreken over die stiekeme gasten die je evenement gebruiken om hun producten of diensten te verkopen zonder dat ze het eerst aan jou hebben gevraagd.
Het is een feit dat we in heel wat gevallen geen idee hebben van de verborgen agenda’s van onze gasten. Dit is iets dat nooit zal veranderen in de evenementensector.
Wat kun je eraan doen? Definieer duidelijke aanwezigheids- en netwerkparameters. Zorg ervoor dat de verborgen agenda’s van je bezoekers geen negatieve impact hebben op de andere deelnemers. Je kunt bijvoorbeeld de interacties tussen de deelnemers modereren door groepsdiscussies, teamprojecten of 1t1-gesprekken die georganiseerd worden rond bepaalde topics. Zorg ervoor dat wat jij aanbiedt, de noden en doelstellingen van je publiek invult.
2. Om resultaten te bereiken, zet in op transformatieve belevingen
Iets anders dat niet zal veranderen, is dat mensen op zoek zullen blijven gaan naar bijzondere ervaringen. Maar de perceptie is veranderd.
Volgens sommige rapporten zouden millennials ervaringen belangrijker vinden dan bezittingen. Als je deze nieuwe economische realiteit in het achterhoofd houdt, dan weet je dat je je moet focussen op transformerende ervaringen voor je gasten.
Waarom leggen we de nadruk op ‘transformatief’? Als je erin slaagt om te weten te komen hoe je deelnemers zich voelen, hoe ze denken en zich gedragen (dat is ontzettend moeilijk), dan heb jij (en je evenement) je plekje in het geheugen van je deelnemers verdiend.
Wanneer het je doel is om van deelnemers klanten te maken, bouw dan een community, of zorg er op zijn minst voor dat ze je merk herkennen. Op evenementen kun je dit alleen bereiken door transformatieve belevingen te designen en aan te bieden.
3. Face-to-face interactieplatformen zijn altijd nodig
Het klopt dat de jongere generatie interpersoonlijke relaties minder leuk vindt. Maar het echte potentieel en ook de schoonheid van events is net het interageren met andere ‘like-minded’ mensen en het opbouwen van businessrelaties die hopelijk blijven duren.
Uit een rapport van Meetings Mean Business en Skifton over wat millennials juist verwachten op vergaderingen blijkt dit: "Vergaderingen en events zijn de beste platforms om millennials te helpen hun netwerk uit te breiden, om hun zelf-educatie op te krikken en om hun carrièrepad vorm te geven." Een jonge professional gaf aan in de interviews voor dit rapport: "Wanneer je iemand persoonlijk kent, leer je de meest essentiële ingrediënten kennen van wie ze zijn als mens en als professional. In iemands ogen kijken, glimlachen en handen schudden zijn dingen die een connectie creëren die niet kan vervangen worden door digitale alternatieven."
Met andere woorden, virtual reality is cool en online meetings zijn bijzonder handig, maar deze vervangen geenszins de ‘echte’ interpersoonlijke relaties.
4. Het belang van de juiste deelnemers
Je kunt alle technologie die er is, inzetten en de meest innovatieve planningsmethodes gebruiken, als je niet het juiste publiek aantrekt, loopt je event het risico om te falen. Niets kan dat veranderen. Met een verkeerde publiek zul je niet de resultaten neerzetten die je verhoopt had. Dus voordat je start met plannen, moet je ervoor zorgen dat je de juiste bezoekers kwalificeert.
5. Technologie mag geen drempel worden
De nieuwste digitale planningsoplossingen gebruiken kan overweldigend zijn. Je moet zoveel nieuwe dingen leren en zoveel nieuwe features gebruiken. Zie jij al die digitale snufjes al terug in je nachtmerries?
Ben je niet zeker welke technologie of eventsoftware het beste voor je is? Vertrouw altijd op deze gouden regel: technologie mag niet in de weg staan.
De digitale oplossingen moeten je het leven gemakkelijker maken en de ervaringen van je deelnemers verbeteren. Niet moeilijker maken en ervoor zorgen dat de aandacht van je deelnemers constant gericht is op hun smartphones.
In het kort
We praten aldoor over de laatste trends en innovaties in onze sector. Maar bepaalde basics zullen, waarschijnlijk, nooit veranderen. Dus in de plaats van die laatste nieuwe hippe trend te omarmen, focus op de fundamenten meesterlijk onder de knie te krijgen en zet zo buitengewone resultaten neer! Veel succes!
