Als je echt wil weten of je event succesvol was of niet, stop dan met kijken naar je data. Serieus! Je cijfers en kpi's controleren bezorgt je geen duidelijk beeld van de perceptie van je bezoekers.
Wat is belangrijker: het aantal keer dat je eventapp is gedownload of hoe je bezoekers je event hebben ervaren. Door echte feedback te capteren (zowel de positieve als de negatieve) kom je exacte te weten wat werkte en wat niet.
Start-ups die communiceren met hun klanten slagen erin om betere beslissingen te nemen. Ze kunnen zo bugs fixen, nieuwe features introduceren of hun product upgraden. Als jij je planningsskills wil verbeteren en je event meer attractief maken, dan moet je twee stappen zetten.
De eerste stap is feedback van je bezoekers verzamelen. Dat moet je op een zo spectaculair mogelijke manier doen. Hoeveel van je gasten gaan een gewone e-mail opendoen en een droge vragenlijst invullen? Het overgrote deel denkt 'morgen ga ik dat doen' en vergeet het forever. Om dit euvel tegen te gaan, kan je tijdens je event al feedback vragen. Je kan ook incentives inzetten, zoals een korting of een coupon geven voor een volgend event.
Een logische tweede stap is deze feedback vertalen naar waardevolle inzichten. Je bezoekers een vragenlijst laten invullen en er dan niets mee doen is nogal dom, niet? Je moet de verzamelde feedback dus vertalen naar waardevolle inzichten
Hier zijn enkele tips die je helpen:
Tip 1: Ontwerp en structureer je survey op een slimme manier
Een zaak die de meeste eventprofessionals meestal laten links liggen wanneer ze een survey opmaken, is de vragenlijst. Meestal creëren ze snel een document met één vraag op: ‘hoe heb je de volgende aspecten ervaren’ En dan voegen ze zaken toe zoals het programma, de catering, de eventlocatie, de sprekers, enz. Hoogst origineel worden er scores toegevoegd die variëren van 0 tot 5 of van 0 tot 10. Mogelijks voorzien ze nog een commentaarveld.
Dit is natuurlijk een manier om feedback te verzamelen, maar deze informatie zullen je niet helpen om echte constructieve inzichten te verzamelen die je event verbeteren. De meeste bezoekers krabbelen snel een paar cijfers op papier en laten het commentaarveld leeg. In het beste geval schrijven ze een paar woorden.
Laten we snel even deze situatie bekijken: je stuurt je bezoekers een vragenlijst, en de helft van je deelnemers scoort je eventlocatie met een score 2, de andere helft met een score 5. Welke conclusie kan je nu trekken? Niet echt veel. Wissel daarom af met verschillende vragen (zowel open als gesloten vragen), introduceer meer concepten en probeer mensen te verleiden om hun mening te verduidelijken.
Los van dat, stel interessante vragen die ervoor zorgen dat mensen die de survey invullen, het een aangename ervaring vinden en hierdoor echt authentieke antwoorden geven.
Tip 2: Timing is everything!
Als je authentieke inzichten wil verkrijgen via je bezoekers, wacht dan niet te lang om feedback te vragen. Als een mail stuurt een week na het event, dan is de kans groot dat de herinneringen zijn vervaagd. Een oplossing: organiseer een bevraging rechtstreeks tijdens de laatste sessie van je event. Zo genereer je real-time ervaringen. Voor nog gedetailleerdere antwoorden, kan je een eventapp gebruiken die ad-hoc vragen stuurt enkele uren na je evenement.
Tip 3: Experimenteer met verschillende methodes
Van transversale tot longitudinale surveys, van interviews tot vragenlijsten, methodes genoeg om bezoekersfeedback te verzamelen. Je beschikt over een rijkdom aan tools waarmee je kan experimenteren. Probeer zo veel mogelijk methodes om uit te bepalen welke voor jou de beste resultaten oplevert.
Misschien ontdek je dat face-to-face gesprekken met vier of vijf bezoekers meer dan genoeg is om uit te vinden wat je moet veranderen of verbeteren. Zoek de methode die het beste voor je werkt!
Tip 4: Maak een evaluatie van je best practices en de zaken die je moet veranderen
Nadat je feedback hebt verzameld, is het tijd om een meeting in te plannen met je eventteam. Bespreek wat goed ging en wat fout liep in de ogen van je gasten.
Bevraag eerst je teamleden hoe zijn de organisatie hebben ervaren, wat hen opviel en wat zij denken. Deel dan de feedback van de bezoekers en bediscussieer de belangrijkste topics.
Maak een lijst met de best practices die je hebt gebruikt (volgens de feedback van de bezoekers, de dingen die zij het meeste waardeerden). Vervolgens, vraag je team welke inzichten zijn hebben verworven via de feedback van de bezoekers. Tijdens de laatste stap van dit proces bepaal je wat er moet veranderen en verbeteren.
In het kort
Het maakt niet uit welke indicatoren je gebruikt om het succes van je event te meten, op het einde van de dag is er niets krachtiger dan de feedback van je bezoekers. Bevraag hen tijdens of na het evenement, experimenteer met verschillende tools en methodes (vragenlijsten, live polling, interviews, enz.) om zo de perceptie van je bezoekers duidelijk in beeld te krijgen.
Los van dit, hou je verkregen inzichten niet voor jezelf: analyseer de data met je teamleden en gebruik ze om van je volgend event nog een grotere topper te maken! Veel succes!
