We snappen allemaal, waarom we sponsors nodig hebben; toch? Tegelijkertijd begrijpt iedereen, waarom deelnemers een hekel hebben aan de gesponsorde delen van een programma... toch?
De uitdaging is dus om dit 'gearrangeerde huwelijk' tot een gelukkige te maken. Vanuit onze ervaring als interactie deskundigen hebben we een paar suggesties.
Maak keuzes
Partners koppelen is succesvoller, als iemand echt tijd en moeite investeert in het maken van de match. Als organisator moet je daarom wellicht niet zo maar iedere sponsor accepteren, die je toevallig kunt krijgen (en ja, ik weet dat het moeilijk is om dat geld te laten liggen... maar wees dapper). Kies alleen die sponsoren die écht passen bij de inhoud van de bijeenkomst en die werkelijk waarde hebben voor de deelnemers. Daar maak je alle partijen gelukkiger mee.
Denk als een deelnemer
Zorg er voor dat je sponsoren volledig begrijpen wat de deelnemers nodig hebben. En laat ze zichzelf vervolgens presenteren vanuit dat perspectief. Daar worden zowel de sponsor, als de deelnemer beter van. Dat betekent dus dat jij - de organisator - tijd moet investeren: scan de presentaties van de sponsoren en bespreek ze, waar nodig.
Immers: een sponsor koopt het recht om zichzelf te laten zien, maar niet het recht om de deelnemers te vervelen tot ze in slaap vallen. Zelfs al betalen ze flink, het is oké om streng te zijn tegen je sponsoren.
Ontwerp en zorg voor interactie
Ook bij de inzet van sponsoren zouden we moeten zoeken naar formats die de deelnemer centraal stellen en die hen toegevoegde waarde leveren. Laat een sponsor eens minder presenteren en meer interacteren. Zoek eens naar hun gedeelde belang, zodat ze echt met elkaar in gesprek komen. En als een sponsor daar niet voor open staat … zoek een andere!
Een paar 'deelnemer-gerichte' sponsor formats zijn (en sommige zijn prima te combineren):
- Vragenvuur: De sponsor staat op het podium, maar presenteert niet. Hij/zij beantwoordt uitsluitend gerichte vragen uit het publiek
- Case-study: Haal een paar echte problemen uit de zaal, waar deelnemers mee worstelen. In plaats van een plat verkooppraatje te houden, gebruikt de sponsor zijn expertise om deelnemers te helpen deze real-life problemen op te lossen. Als alternatief kun je de zaal laten werken aan een fictieve case, waarbij de sponsor optreedt als coach.
- Buzzword bingo: Bepaal een aantal dingen die de sponsor niet mag zeggen (bijvoorbeeld: 'ons product...'). Als de bingo kaart vol is, krijgt de betreffende sponsor een 'straf' (liefst wel een ludieke).
- Quick tour: alle sponsoren hebben een stand. Vervolgens breng je een carrousel op gang, waarbij alle deelnemers bij iedere stand een presentatie van één minuut krijgen. Later kunnen ze dan gericht terug naar enkele stands van hun keuze, om verdiepende vragen te stellen.
- Gepland netwerken: programmeer tijdvakken, wanneer deelnemers tijd krijgen om met een paar sponsors te praten. Mensen kunnen per tijdvak inschrijven op 1-2 sponsoren (maak eens gebruik van NetworkTables). Sp0nsoren zullen zo niet met iedereen kunnen praten, maar weten zeker dat ze mensen aan de stand krijgen die écht interesse hebben in hun aanbod.
- Sponsor hackathon: aan iedere tafel werkt een sponsor aan een bepaalde case. In een open-space format mogen de deelnemers daarna zelf kiezen aan welke tafel(s) ze een bijdragen willen leveren.
- Panellist: sponsoren nemen als expert zitting in een panel. Dit helpt ze om mee te praten over een onderwerp, in plaats van over hun product. Doen ze dat goed, dan wekken ze vanzelf interesse in hun product
- Sponsor-quiz: doe een paar rondes in een quiz-format, verspreid over het congres. Stel 3-5 vragen per sponsor en laat die de antwoorden uitleggen. De winnaar gaat naar huis met een mooi prijzenpakket, aangeboden door de sponsoren.
Samenvattend: werk alleen met sponsoren en formats, die werkelijk toegevoegde waarde hebben voor de deelnemers. Alleen op die manier gaan alle betrokkenen tevreden naar huis.
