KonseptS, het Antwerps/Limburgse eventconsultingbureau onder leiding van Sophie Naze, zal april 2018 niet snel vergeten. Van 15 tot 20 april verzorgde het bedrijf immers een meerdaags bedrijfsevenement voor Atlas Copco, wereldleider in industriële productieviteitsoplossingen.
Op de voormalige Electrabelsite in Schelle stelde de multinational maar liefst vijf dagen lang haar nieuwste producten voor. Een unicum voor Atlas Copco én voor KonseptS én een economisch impactvol MICE-dossier voor Vlaanderen.
Grootste opdracht ooit
"Voor Atlas Copco realiseerden we onze grootste en meest complexe opdracht ooit", vertelt KonseptS-zaakvoerder Sophie Naze. "Niet alleen omdat het meerdaagse evenement verschillende kleinere evenementen omvatte, ook de doelgroep was niet de hele periode hetzelfde. Voor elke doelgroep werd een vastomlijnd concept op maat bedacht én tot in de kleinste details uitgewerkt."
Technisch hoogstandje
Van over de hele wereld vlogen meer dan 900 salesmensen van Atlas Copco naar België om gedurende vijf dagen kennis te maken met de nieuwste Atlas Copco-producten. Op launchdag, dag 1, werden de nieuwste producten tijdens interactieve shows voorgesteld. De dagen daarna volgden de deelnemers allesbehalve saaie infosessies rond de gekozen producten. "De deelnemers namen daarvoor plaats in speciaal opgestelde 'kokers', een beetje zoals bij de Pappenheimers, maar dan voor telkens tachtig personen", legt Sophie uit. "Een technisch hoogstandje, dat kan je je wel voorstellen. Zeker als je weet dat alles aan de hand van oortjes simultaan getolkt werd."
Daarnaast organiseerden Sophie en haar team verschillende netwerkmomenten voor de mensen ter plaatse, een ontspannende boottocht met de OCEANDIVA en een boeiende Factory Tour in de Antwerpse Atlas Copco-vestiging. Op donderdag 19 april konden de studenten Atlas Copco als potentiële werkgever ontmoeten. Zo’n 180 studenten werden ter plaatse opgehaald én weer thuisgebracht. Van een service gesproken! Vrijdag 20 april werd heel het gebeuren afgesloten met een personeelsevenement voor 650 medewerkers van de Antwerpse Atlas Copco-vestiging.
97,2% tevreden
"Het was een huzarenstukje om alles in elkaar te doen passen, maar heerlijk om mee aan de slag te gaan", vertelt Sophie Naze. "KonseptS vertrekt bij elke opdracht vanuit de strategie van de klant om tot een concept en evenement te komen dat wérkt. Daarbij laten we niets aan het toeval over. Alles moet kloppen. Voor het Atlas Copco-evenement hebben we bijvoorbeeld een eigen app laten ontwikkelen, zodat iedere bezoeker zijn of haar persoonlijke programma én het algemene programma kon volgen. Via RFID-tags wisten we ook dagelijks hoeveel mensen effectief aanwezig waren en zorgden we ervoor dat ze in de juiste sessie terechtkwamen. We werkten ook een 3D-grondplan uit van de site. En de veiligheidsinstructies werden niet gewoon op saaie pancartes geprint. Die werden in een heus lied gegoten dat op de eerste dag live gezongen werd. #ivegotthefix."
"Een rondvraag bij de gasten leert ons dat 97,2% tevreden was over ons bedrijfsevenement", vertelt Christopher Park, Vice President Communication van de Oil-free Air-divisie. "Sophie en haar team hebben ons ontzettende geholpen om erg technische informatie op een leuke, en vernieuwende manier over te brengen, en dat werd erg gesmaakt door de aanwezigen."
Zakelijk toerisme in de lift
Peter De Wilde, administrateur-generaal van Toerisme Vlaanderen: "Congressen– in vaktermen Meetings, Incentives, Conferences, Exhibitions (MICE) - vormen een heel aantrekkelijke groeimarkt voor de toeristische sector. Zo geeft een congrestoerist opvallend meer geld uit dan een gewone toerist: gemiddeld 230 euro per nacht, tegenover maximaal 147 euro voor een gewone toerist. Tegen 2021 wil Toerisme Vlaanderen onder andere meer dan 300 internationale associatiecongressen in Vlaanderen laten plaatsvinden. De inspanningen worden vooral gericht op internationale organisaties en bedrijven die actief zijn in economische groeisectoren in Vlaanderen (denk aan chemie, farmaceutica, havensector, biotechnologie, enz.) en uiteraard zal Vlaanderen zijn thematische troeven uitspelen zoals kunst en cultuur, erfgoed en gastronomie."
