Tegenwoordig zijn planners zoveel bezig met het werken aan de digitale en technologische onderdelen van een evenement, dat ze soms het menselijk element van de belevenis helemaal vergeten.
Gelukkig gaan meerdere onderzoeken in op de veranderende eigenschappen van bezoekers en hoe professionals erover na moeten denken om hun logistiek, inhoud en engagement anders aan te pakken.
Volgens de 2018 Global Meetings and Events Forecast, gepubliceerd door American Express: "het succes van ieder evenement hangt af van de bezoekersbeleving. Je wil dat bezoekers enthousiast zijn om te komen, dat ze geboeid zijn terwijl ze er zijn, en dat ze uiteindelijk weer vertrekken met het gevoel dat het de moeite waard was."
Om betekenisvolle engagement te creëren en waarde te genereren, moet je het evenement en de belevingen afstemmen met het gedrag en de emotionele drijfveren van je gasten.
Maar hoe doe je dat toch, zeker als je maar weinig over je publiek weet?
Hetzelfde onderzoek presenteerde een aantal bezoekersprofielen waar professionals in 2018 rekening mee moeten houden. Zoals de schrijvers aangeven: "bezoekers komen in verschillende vormen, ieder met verschillende verwachtingen en drijfveren die beïnvloeden hoe ze een evenement ervaren. Maar hoe zorg je dat de evenementen die je opzet een positieve impact hebben op de mensen die ze bezoeken? Succes begint met je publiek te leren kennen; wat motiveert ze, wat boeit ze en waar knappen ze op af?"
Om je daarbij te helpen, volgt hier een lijst met bezoekerstypes waar je rekening mee moet houden als je wilt plannen voor succes:
Bezoekerstype #1: de kenniszoeker
Deze gast is geïnteresseerd in het zoeken naar nieuwe kansen om te leren. Kenniszoekers willen hun professionele vaardigheden verbeteren en hun carrières of businesscases versterken. Het is hun bedoeling om meer verstand te krijgen van hun werkveld.
Kenniszoekers bepalen meestal of ze naar een evenement gaan op basis van de sprekers of de kennisagenda. Om de aantrekkelijkheid van het evenement voor deze bezoekers te vergroten, moet je een krachtig programma ontwerpen dat ze nieuwe inzichten en waardevolle informatie biedt. Daarnaast is het misschien goed om de marketingcampagne van je evenement te laten draaien om de kwaliteit van de kennis die deze beleving oplevert.
Bezoekerstype #2: de technologisch sterke netwerker
De belangrijkste reden dat deze bezoekers naar je evenement zullen komen is om betekenisvolle relaties op te bouwen. Zij hebben een zeer specifieke agenda en zullen actief zoeken naar de juiste mensen op je evenement. Ze houden van face-to-face-gesprekken, maar waarderen ook de waarde van eventtechnologie die ze helpt om hun doelstellingen te behalen (door bijvoorbeeld het gesprek online via een app voort te zetten).
Denk om dit soort bezoekers naar je evenement te trekken eens na over het opzetten van een B2B-matchmaking dynamiek. Dit geeft deze netwerkers volledige controle over hun persoonlijke ontmoetingsagenda. Zij kiezen zelf met wie ze een gesprek willen inplannen. Vervolgens zullen technologisch sterke netwerkers een ontmoetingsagenda hebben waarmee ze hun tijd zo nuttig mogelijk kunnen gebruiken.
Bezoekerstype #3: de inspiratiezoeker
Deze gasten zoeken naar zingeving in hun persoonlijke of zakelijke ondernemingen. Ze hechten de meeste waarde aan emotionele connecties en verkiezen kwaliteitsgesprekken. Wanneer inspiratiezoekers een evenement bezoeken, verwachten ze een nieuw perspectief en een veranderde visie te krijgen. Om een evenement te plannen dat voldoet aan hun verwachtingen, moet je meeslepende belevingen, meerdere co-creatiesessies en sterk boeiende content ontwerpen.
Bezoekerstype #4: de sociale vlinder
Deze mensen zijn ontzettend energiek en enthousiast. Zij houden ervan om nieuwe mensen te ontmoeten en te verbinden met andere bezoekers die hun interesses delen. Ze hebben geen gestructureerde netwerkbeleving nodig en ze hebben een natuurlijke drang naar ongedwongen sociale aangelegenheden, zoals cocktailborrels of entertainmentshows. Om je evenement aantrekkelijker te maken voor de sociale vlinders, moet je meerdere pauzesessies inplannen waarbij interactie plaatsvindt. Probeer ook de indeling tijdens maaltijden informeel te houden en ontspannende activiteiten in te plannen.
Bezoekerstype #5: de aarzelende bezoekers
Deze gasten houden eigenlijk helemaal niet van evenementen en aarzelen wanneer ze sociale verplichtingen zoals netwerken of socializen ervaren. De aarzelende bezoekers voelen zich ongemakkelijk wanneer ze moeten kletsen en zullen je evenement alleen bezoeken omdat ze dat vanwege persoonlijke of professionele redenen moeten doen.
Om je evenement zo comfortabel mogelijk voor ze te maken, kun je ze de absolute controle over hun eventbeleving geven. Je kan ze bijvoorbeeld een gestructureerde netwerksessie aanbieden of ze boeien middels de eventapp, en ze aanmoedigen om de dingen uit te kiezen die ze het leukst vinden.
Bezoekerstype #6: de merkfanaticus
Deze mensen houden van hun status en zoeken altijd naar de nieuwe trends. Wanneer ze een evenement bezoeken, verwachten ze het “wow”-effect te vinden. Merkfanatici zijn actief op social media en zullen zich doorgaans identificeren met een bepaald merk. Om je evenement een aantrekkelijke beleving te maken voor deze mensen, moet je zorgen dat ze genoeg kansen hebben om hun merkloyaliteit te laten zien. Bied ze ook de kans om exclusieve merkmerchandise te winnen, of zorg voor spannende productdemonstraties.
Conclusie
Dankzij de inzichten die American Express biedt, kunnen we beter de verschillende types bezoekers begrijpen, en stemmen we onze eventplanningskeuzes af op hun behoeften of interesses. Weet welke verschillende soorten gasten je evenement kunnen bezoeken, en ontwerp je evenement vervolgens de beste beleving ooit voor ze. Succes!
