Doelstellingen bepalen en afbakenen voor je event is niet zo heel moeilijk. Van het vergroten van je merkbekendheid tot het verkopen van tickets en het behalen van voldoende winst, ... Een evenement runnen dat bouwt op een waterdichte strategie, zodat je je doelstellingen kunt behalen, is een ander verhaal.
Wat is daar zo lastig aan? Kijk, wanneer je de planningskoorts eenmaal te pakken hebt, is het erg gemakkelijk om je doelstellingen uit het oog te verliezen. Laten we zeggen dat het je doel is om een sterk waardevolle beleving aan je bezoekers te leveren door de beste sprekers te verzamelen om hen hun nieuwste inzichten te laten delen. Niets bijzonders, toch?
Nou, daar vergis je je in. Als je geen sterke strategische visie hebt, kan dat betekenen dat het niet lukt om je bedoelingen te realiseren. Hoe is dat mogelijk? Het meest voor de hand liggende voorbeeld is dat je te veel middelen steekt in je marketingstrategie, waardoor je te weinig overhoudt voor de logistiek en de communicatie die je moet onderhouden met die potentiële sprekers. Met andere woorden: zonder sterke strategische visie verlies je uit het oog wat belangrijk is om je doelstellingen te behalen.
Volgens schrijvers Alan G. Lafley and Roger Martin betekent een goede strategie dat je efficiënte keuzes maakt om te winnen. Zoals zij aangeven laten mensen vaak dringende zaken in de weg komen van wat werkelijk belangrijk is. Een sterke strategie zorgt echter dat professionals alle mogelijke keuzes kunnen integreren, waarbij de vaardigheden worden omgezet tot kernkrachten, die je zullen helpen een succesvol evenement op te zetten.
Met andere woorden: je moet meedoen om te winnen, dus je moet een evenement plannen om succes te boeken. Dit is alleen mogelijk als je een sterke strategische visie ontwikkelt. Zo doe je dat:
Stap 1. Stem je doelstellingen af op de middelen die je voor handen hebt
Je kan niet beginnen aan het plannen van een nieuw evenement zonder eerst je doelstellingen te bepalen. Zoals ondernemer Kevin Van der Straeten aangeeft: "of je nu een personeelsfeestje, een internationaal congres of een popfestival organiseert; goed nadenken over duidelijke en meetbare doelstellingen is een verstandige besteding van je waardevolle tijd. Deze doelstellingen vormen de basis waarop iedere volgende stap van je evenement op succesvolle wijze wordt uitgevoerd."
Daarnaast zorgt deze stap dat je beter je strategische visie over het planningsproces kunt bepalen. Dat doe je door je middelen (geld, tijd, team, tools, ...) in kaart te brengen, en dan die middelen af te stemmen op de doelstelling.
Bepalen wat je wil behalen is belangrijk, maar van weinig waarde als je er niet genoeg middelen voor hebt. Als je bijvoorbeeld niet het geld of de tools ervoor tot je beschikking hebt, kun je altijd je doelstellingen herzien of besluiten om extra middelen te zoeken. Je moet in ieder geval een strategische aanpak ontwikkelen en onaangename verrassingen voorkomen.
Stap 2. Bepaal de waarde die jouw evenement toevoegt
Jouw evenement valt of staat met de toegevoegde waarde die je je bezoekers kan geven, of het nu gaat om het bieden van waardevolle inzichten en kennis, of het verzamelen van de beste professionals om te netwerken. Waarom dit belangrijk is bij het ontwikkelen van een strategische visie? Omdat alle toekomstige beslissingen die je zult maken bij het eventplannen afgestemd worden op de waarde die je toevoegt. Met andere woorden: je zult niet zo gauw uit het oog verliezen wat je wil bieden wanneer je het ontzettend druk hebt met logistieke kwesties.
Stap 3. Stel je planningskwaliteitseisen vast
Wat zijn jouw waarden? Wat zijn die kwaliteitseisen die je niet kan negeren bij het ontwerpen van je evenement? Wat zijn jouw basisregels als eventprofessional? Van het altijd bewaren van een vriendelijke en positieve interactie met je (potentiële) bezoekers, tot het leveren van een uitstekende beleving tijdens je evenementen; er zijn meerdere kwaliteitseisen die je aan jezelf kunt stellen. Dit biedt je een sterk platform waarop je je strategische eventvisie kan bouwen. Je zult het evenement altijd plannen op basis van je kwaliteitsbeginselen en je zal precies het product dat je vooraf voor ogen had opleveren. Stel de spelregels vast en speel om te winnen.
Stap 4. Verken nieuwe duurzame oplossingen
Als je de kwaliteit van je evenement wil verbeteren, ontwikkel je een strategische, innovatieve gedachtegang. Blijf niet steken bij de oude, vertrouwde oplossingen. Blijf altijd zoeken naar nieuwe en duurzame oplossingen voor verschillende plannings- en eventmarketinguitdagingen.
Stap 5. Wees bereid om je actieplan om te gooien
Negen van de tien keer dat je een evenement plant, zullen onvoorspelbare omstandigheden je draaiboek overhoop gooien. Het is praktisch een zekerheid. Het gebeurt maar zelden dat alles volgens plan verloopt. Dus als je je planning en to-do-lijsten aan het bepalen bent, hou dan een plan B, C en D in gedachten voor potentiële taken die fout kunnen lopen. Hiermee versterk je je strategische visie, en ondersteun je deze met flexibiliteit en slimme improvisatie.
Conclusie
Als je een evenement gaat plannen, moet je beginnen aan een zelfreflectieproces en een strategische visie ontwikkelen over het aankomende planningsproces. Hiermee zorg je dat je het verband tussen je doelstellingen en je middelen, en de waarde die je toe wil voegen, beter in kaart brengt, evenals de kwaliteit die je wil behalen. Daarnaast zul je ruimte kunnen overlaten voor innovatieve oplossingen en abrupt je planning kunnen wijzigen in geval van onverwachte omstandigheden.
