Bedrijven als Google, Facebook, Uber, Tesla, Netflix, … groeien als kool. Wat is hun geheim? En wat kan de eventsector ervan leren?
Voor mijn boek EVENTPLANNER heb ik me laten inspireren door uiteenlopende sectoren, ook over de landsgrenzen heen. eventplanner.be is zelf een technologiebedrijf en wij passen de groeitechnieken uit Silicon Valley al jaren toe. Het verbaast me elke keer dat eventorganisatoren ze nog weinig gebruiken. Daarom heb ik er in mijn boek heel wat focus op gelegd en werk ik aan een boeiende keynote over het onderwerp.
Ik licht alvast een tipje van de sluier op:
Agile projectmanagement
Het grote nadeel van een klassieke projectaanpak met GANTT-charts is dat je van één ding zeker kunt zijn: dat de inschattingen die je op voorhand maakt zijn altijd fout. Dat is logisch ook, want het zijn en blijven inschattingen. Voor een evenement kan juist die onzekerheid over de planning fataal zijn. Je kunt de datum van je evenement immers niet last-minute een paar dagen achteruit schuiven omdat jij nog niet klaar bent. Het is bij de klassieke projectaanpak ook goed mogelijk dat je in het begin van het traject heel wat tijd verliest aan details omdat die chronologisch eerst komen, waardoor je later in tijdnood komt bij veel belangrijkere taken. Een 'agile' projectaanpak, waar Scrum een voorbeeld van is, gooit het over een heel andere boeg en dat heeft grote voordelen voor evenementen.
Met Scrum deel je een project op in kleine (haalbare) stukken. Je werkt in een scrumteam met - om het efficiënt te houden - maximaal tien personen. Je benoemt een ScrumMaster, die de voortgang in goede banen leidt.
Het grote voordeel van Scrum is dat je continu kunt bijsturen, flexibel bent voor veranderende marktomstandigheden en dat fouten of problemen heel snel komen bovendrijven en door het team aangepakt kunnen worden. De heel directe manier van samenwerken en uitdagingen delen heeft bovendien een krachtig effect op de ‘yes we can’-mentaliteit van het team. Met andere woorden, je realiseert met hetzelfde team binnen dezelfde termijn een beter resultaat. Beter omdat er constant prioriteit wordt gegeven aan wat echt belangrijk is.
Growth hacking
Growth hacking is het slim inzetten van media en innovatieve technologie om op de meest efficiënte en effectieve manier je business, of in dit geval je evenement, te doen groeien.
Het idee om te growth hacken is ontstaan bij internet start-ups die met weinig of geen marketingbudget snel willen groeien. Met slimme hacks die vaak niets kosten, kunnen ze gebruikers overtuigen. Dat doen ze gewoon door met een andere bril naar hun business te kijken én gebruik te maken van de technologie die ze voorhanden hebben. Bekende bedrijven als Twitter, Facebook, Airbnb, Evernote en Hotmail zijn er groot mee geworden.
Ook bij het promoten van je evenement heb je op korte termijn voldoende tractie nodig. Dezelfde hacks die de bedrijven in Silicon Valley gebruiken, kun je ook inzetten om je evenement te doen groeien. Je hebt er zelfs weinig of geen extra budget voor nodig, alleen creativiteit. Ik help zelf regelmatig bedrijven growth hacken en kan je verklappen dat de resultaten steeds de verwachtingen overtreffen. Het enige wat je weerhoudt om ermee van start te gaan is het gewoon te doen!
Hieronder geef ik een paar ideetjes die je zou kunnen gebruiken voor jouw evenement. Neem ze echter niet zo maar over zonder erbij stil te staan en probeer vooral zelf creatief te zijn. Sommige hacks werken goed voor het ene evenement, maar zullen een omgekeerd effect hebben bij het andere.
- Een open deur misschien, maar je registratieproces hacken is altijd een goed idee. Kan het eenvoudiger? Kan de ‘registreer’-knop duidelijker? Wat als je het inschrijfformulier voor je nieuwsbrief nu eens bovenaan in plaats van onderaan je website zet?
- On-boarding mails. Na registratie of ticketverkoop stuur je je gasten om de x-dagen een tip. Iets dat ze moeten weten dat belangrijk is voor je evenement. Op de eerste dag stuur je bijvoorbeeld een welkomstbericht en laat je hen kennis maken met het programma, een paar dagen later stuur je een mailtje met informatie over hotels in de buurt die ze kunnen boeken of dieet-voorkeuren die ze je kunnen doorgeven. Nog een paar dagen later toon je ze hoe ze ook anderen kunnen laten weten dat ze deel uitmaken van de eventcommunity door je event bijvoorbeeld te delen op social media of je hashtag te gebruiken. Je kunt daarbij gamification gebruiken om het leuk te houden. In je laatste mail stuur je informatie over de bereikbaarheid van de locatie.
- Pak je het slim aan dan kunnen de mails zelfs nog voor een up-sell zorgen. Iemand die een standaard ticket kocht kun je een paar mails verder misschien naar een VIP-ticket upgraden.
- Maak je registratie viraal. Werk met een ‘twee voor de prijs van één’ voucher. Geef kortingen voor mensen die via je website minstens drie relaties of vrienden uitnodigen.
Design Sprint
Een andere techniek die ik bij zowel eventplanner.be /.nl als projecten voor klanten vaak inzet is de Design Sprint. De naam is wat misleidend, want het gaat niet over 'vormgeving' in de klassieke zin van het woord, maar het ontwerpen van oplossingen voor complexe uitdagingen. Het framework werd bedacht door Google en laat je in vijf dagen een probleemstelling formuleren, oplossingen bedenken, een prototype bouwen én het bij je doelgroep testen. Twijfel je hoe je jouw congres relevant maakt voor je doelgroep, hoe de website van je evenement eruit moet zien om de doelgroep te overtuigen … dan brengt Design Sprint bijna altijd de oplossing. Wil je zelf een Design Sprint opzetten, laat je dan in ieder geval altijd begeleiden door iemand die er ervaring mee heeft.
The hero's journey
Ok, deze komt niet uit Silicon Valley, maar uit Hollywood. Toch hoort The hero's journey voor mij in dit rijtje thuis. Om van je evenement een écht onvergetelijke beleving te maken kun je gebruik maken van een template uit de literatuur. Joseph Campbell ontdekte in de jaren 1940 dat alle sterke sprookjes en verhalen opgebouwd zijn volgens eenzelfde model. Dat patroon noemde hij de heldenreis (hero's journey). Tot op vandaag wordt een afgeleide van deze template in Hollywood gebruikt om films als Star Wars, Harry Potter en Lord of the Rings impactvol te maken. Als films die slechts op twee zintuigen (gehoor en zicht) inspelen je al zo kunnen onderdompelen in een beleving, dan liggen er voor evenementen die alle zintuigen kunnen prikkelen heel wat mogelijkheden! Het model zelf leg ik je graag in mijn boek uit :-)
Hoe ver je gaat in de implementatie van de heldenreis en het thema, kies je zelf en is mede afhankelijk van de doelstellingen en de doelgroep, maar zelfs bij de meest zakelijke evenementen kun je met dit model je event sterker opbouwen door subtiel alle elementen beter op elkaar af te stemmen. Toegegeven, het vergt heel wat creativiteit, maar is dat nu net niet wat een uitmuntend eventplanner onderscheidt? Hoe dichter je bij een thema blijft, hoe makkelijker het wordt, hoe groter de beleving. Waarom situeer je je evenement niet gewoon in een magische sprookjeswereld? Durf jij het aan? Vergeet echter niet dat de uitwerkingen en je oog voor detail ervoor zullen zorgen dat je verhaal geloofwaardig wordt gebracht of dat het afglijdt in pure kitsch.
Wil je alles weten over dit onderwerp? Bestel dan nu mijn boek EVENTPLANNER
