Van het analyseren van de eventdoelen samen met onze opdrachtgevers, tot het onderhandelen over de samenwerkingsvoorwaarden met onze leveranciers... We plannen een hele hoop plannings- en eventmarketingvergaderingen in. Efficiënte communicatie die misverstanden voorkomt die je vaak krijgt bij e-mailgesprekken.
Eén cruciale meeting kan echter de uitkomst van maanden werk bepalen. De pre-eventbriefing is de laatste vergadering die je met je team en vrijwilligers houdt voordat het evenement begint. Het vindt meestal plaats op de dag voor het evenement en draait om de last-minute details en de dynamiek op het evenement.
Alhoewel veel van de zaken die je moet bespreken op de pre-eventbriefing al opgezet zijn of lang geleden besloten zijn, is het belangrijk dat je afspraken maakt over het actieplan en de taken die ieder teamlid op het evenement zal hebben. Hier volgt een lijst met onderwerpen die je sowieso moet bespreken tijdens de pre-eventbriefing:
1. Plattegrond van de ingangen en de incheckprocedure
Dit aspect moet vanzelfsprekend worden besproken wanneer je het evenement ontwerpt, zodat je de procedure op basis daarvan kan voorbereiden (automatisch door middel van QR-codes, een balie waar de assistenten aanvullende informatie ontvangen, ...).
Tijdens de pre-eventbriefing moet je echter de gehele dynamiek opzetten, en ook teamleden taken geven. Je moet beslissen hoeveel mensen bij de incheckbalie zullen zijn, wie de leiding heeft over wat (een persoon kan bijvoorbeeld de QR-code scannen, terwijl een ander de goody-bags uitdeelt). Door dit één dag van tevoren te bespreken, zullen je teamleden en vrijwilligers precies weten wat ze zullen moeten doen op de ochtend van het evenement, waardoor de gehele procedure sneller zal gaan en het inchecken soepel zal verlopen voor je bezoekers.
2. Parkeren en toegang
Komen de bezoekers met het openbaar vervoer of met de auto? Zullen je sprekers parkeerruimte nodig hebben? Heb je dit vooraf met de beveiliging van de eventlocatie besproken? Om nare verrassingen te voorkomen moet je dit laatste detail onder de loep nemen tijdens de pre-eventbriefing en dan de noodzakelijke maatregelen nemen om voor een vriendelijke flow en bezoekersontvangst te zorgen.
3. Het protocol voor belangrijke gasten
Alhoewel dit niet geldt voor alle evenementen, zullen er evenementen zijn waar je belangrijke personen zult ontvangen. Van regeringslieden tot burgemeesters of invloedrijke mensen; je hoort je team voor te bereiden om deze belangrijke gasten te ontvangen. Op de pre-eventbriefing bespreek je wie deze gasten zal begeleiden en vergezellen tijdens het gehele evenement (als deze gasten hebben gevraagd om doorlopende assistentie) en hoe het protocol in elkaar zit.
Als je internationale, belangrijke gasten ontvang, kan het verstandig zijn om met het begeleidende team van een plaatselijk bekend figuur te overleggen of het mogelijk is dat die persoon de belangrijke gasten verwelkomt. Als deze belangrijke personen deelnemen aan de openingsceremonie, is het van belang dat hun plaats (op bijvoorbeeld het podium) en spreekvolgorde wordt afgesproken. Je moet deze details allemaal klaar hebben tijdens de pre-eventbriefing.
4. Taakverdeling op het evenement
Er is geen tekort aan activiteiten en taken waar een eventteam zich mee bezig moet houden tijdens het evenement. Of het nu gaat om de entree, bewaking van de zaaldeuren of het regelen van de hoofdtelefoons voor de tolken; je moet een efficiënte workflow organiseren. Daarom is het uiterst belangrijk om de taakverdeling op het evenement te overleggen en bevestigen tijdens de pre-eventbriefing.
5. Vrijwilligersmanagement
Normaal gesproken moet degene die verantwoordelijk is voor de bezigheden van de vrijwilligers een aparte pre-eventbriefing voor hen regelen. Op deze vergadering moet de taakverdeling op het evenement worden besproken, evenals alle vragen die vrijwilligers kunnen hebben. Ook moeten de dresscode en de begintijd ter sprake komen.
6. Plan B
Soms kan je niet zeker zijn over het verloop van bepaalde activiteiten, of heb je misschien twijfels over onbevestigde zaken. Je weet bijvoorbeeld misschien niet zeker of een spreker op tijd zal zijn, aangezien het mogelijk is dat de staking van de luchtvaartdiensten voortduurt op de dag van het evenement. In dat geval moet je tijdens de pre-eventbriefing een tweede optie inplannen voor deze kwesties.
7. Noodcontacten
Nog een belangrijk onderwerp is het opstellen van een lijst met noodcontacten en het delen van die lijst met je teamleden en vrijwilligers. Zorg dat iedereen toegang heeft tot deze belangrijke telefoonnummers.
Conclusie
De pre-eventbriefing is een van de belangrijkste punten die het planningsproces bepalen. Het is een vergadering voor de last-minute details en taakverdeling op het evenement, en het is cruciaal om alle twijfels en vragen van je teamleden of vrijwilligers ter sprake te brengen. Na de briefing moet iedereen hun taken op de dag van het evenement kennen en weten wat hun verantwoordelijkheden zijn in het geval dat ze moeten wisselen naar plan B. Succes!
