Er komt zoveel kijken bij eventplannen, van bloemen en decoratie tot catering en de gastenlijst. Een belangrijk onderdeel om aandacht aan te besteden is het audiovisuele aspect. De gasten moeten alles duidelijk kunnen horen en zien, zodat ze zich kunnen ontspannen en van het evenement kunnen genieten.
Er zijn een paar eenvoudige zaken om over na te denken en controleren om te zorgen dat alles soepel verloopt en voldoet aan de behoeften van de klant.
1. Zorg dat gasten alles kunnen vinden wat ze nodig hebben
Het maakt het gemakkelijker voor je gasten om alles te vinden als ze duidelijk kunnen zien waar ze naar zoeken. Verlicht de bar, het podium en de uitgangen, zodat iedereen weet waar ze zich bevinden. Gebruik verlichting om het podium te verlichten. Op congressen is het ontzettend belangrijk dat iedereen kan zien wat er gebeurt op het podium. Als het een buitenevenement is met een bar en een buffet, gebruik dan kleine ledlampjes of spotjes om de aandacht te vestigen op de hapjes en drankjes.
2. Gebruik lampen om sfeer te creëren en details te accentueren
De juiste verlichting kan helpen om sfeer te bouwen en de toon te zetten voor het evenement. Gebruik gekleurde lampen die het thema aanvullen. Blauw, paars en rood werken goed op evenementen of ceremonies in de avond, terwijl geel en wit geschikt zijn voor bijeenkomsten en congressen. Er zijn vele lampen die je kan gebruiken afhankelijk van het soort effecten dat je wil scheppen.
- Op een congres of bedrijfsevenement kunnen gobo-lampen gebruikt worden om het bedrijfslogo of slogan te projecteren. Ze kunnen ook gebruikt worden om patronen op de muren en plafonds te projecteren. Bloempatronen en geometrische ontwerpen kunnen de locatie een romantische of eclectische sfeer geven en zullen zeker indruk maken op de gasten.
- Schijnwerpers kunnen worden gebruikt om het podium of de gastspreker te verlichten. Dit is een traditionele verlichtingswijze, die kan worden ingezet voor meerdere doeleinden.
- Penlampjes kunnen gebruikt worden om pronkstukken, versieringen en de muren te verlichten. Deze lampjes schijnen lichtstralen die gebruikt worden om belangrijke zaken te verduidelijken. Ze werken vooral goed om dingen te laten opvallen voor je gasten.
3. Plaats schermen op het podium en rond de locatie
Als er honderden mensen naar het congres komen en er is een gastspreker, dan kan het de moeite waard zijn om schermen op verschillende plekken in de zaak te plaatsen, zodat alle gasten de spreker kunnen bekijken. Schermen zijn ook nuttig voor het afspelen van filmpjes en het tonen van afbeeldingen om het publiek te blijven boeien. Op congressen of grote bijeenkomsten is het verstandig om een groot ledscherm als achtergrond te hebben, of een projector die dia's afspeelt en het logo projecteert.
4. Zorg dat het geluid duidelijk is
Als het aankomt op de audiovisuele aspecten, moet je rekening houden met de grootte van de locatie, het doel van het evenement, het aantal bezoekers en of het zich binnen of buiten afspeelt. Je zult hoogwaardige versterkers, microfoons en luidsprekers nodig hebben, zodat het geluid duidelijk is. Als het een groot feestelijk evenement is, dan is het misschien de moeite waard om een team in te schakelen om de audiovisuele aspecten af te handelen, wat erg rendabel kan blijken.
5. Volledige soundchecks en repetities
Om te zorgen dat de grote nacht zonder problemen verloopt, neem je alles best nog eens door een paar dagen voor het evenement. Als je tijd overlaat tussen de repetitie en het evenement zorg je dat je zat tijd hebt om problemen nog op te lossen, wat je erg veel stress kan besparen. Zorg dat je team door de zaal verspreid staat en controleer of iedereen je kan horen wanneer je in de microfoon of headset spreekt. Zorg dat het volume perfect is, aangezien het geluid niet te hard moet staan. Je wil natuurlijk niet dat je gasten vertrekken met hoofdpijn. Dit klinkt misschien overbodig, maar zorg dat alle lichten het goed doen. Er is niets vervelender dan een knipperende schijnwerper of een doorgeslagen stop op een belangrijke avond. Zorg dat de projector de juiste scherpte heeft, aangezien je de gasten geen wazige diapresentatie wil laten zien.
Als je een onvergetelijk evenement wil neerzetten, is het belangrijk om aandacht te schenken aan de details, zodat alles soepel verloopt en je gasten met een betere indruk weer vertrekken. Dus voordat je bloemstukken en pronkstukken gaat uitzoeken, zorg je het best eerst dat de verlichting en het geluid perfect zijn.
