Als organisator zoek je continu naar manieren om de kosten te drukken. Velen kiezen dan ook om vrijwilligers achter de bar te zetten. Maar is dit wel zo voordelig als je denkt? En wat zijn de voordelen van te werken met een professionele crewfirma?
Wesley De Bel, crewplanner bij Ultimate Services, zet de verschillen op een rij:
1. Vergoeding van de medewerker
Een vrijwilligersvergoeding zal altijd lager zijn dan een wettelijk uurloon. Op een loon zitten namelijk heel wat extra kosten en regels die je bij een vrijwilligersvergoeding niet hebt. Hou er rekening mee dat een vrijwilliger meestal een vast bedrag krijgt, ongeacht het aantal uur dat hij/zij werkt. Dikwijls doen vrijwilligers korte shiften waardoor je soms 2 of 3 vrijwilligers nodig hebt voor het werk dat 1 betaalde medewerker uitvoert.
Een medewerker van een crewfirma betaal je een loon, afhankelijk van het aantal uur dat hij/zij werkt. En je kan al snel enkele honderden euro’s besparen door te werken met verschillende start- en einduren. Tijdens een event is doorgaans niet druk vanaf de eerste minuut. Op het einde zijn de klanten voldaan en heb je ook minder medewerkers nodig.
2. Rekrutering en opvolging
Als organisator heb je 2 opties als je met vrijwilligers werkt:
- Je kan zelf vrijwilligers zoeken, wat intensief en tijdrovend is en een aanzienlijke opvolging vraagt.
- Daarom kiezen vele organisatoren voor de tweede optie: werken met verenigingen. Zij werven vrijwilligers in ruil voor een vergoeding. De tijd en kosten voor de opvolging dalen, maar vallen niet volledig weg aangezien je ook de verschillende verenigingen moet opvolgen. Veel verenigingen vragen daarnaast een extra organisatiekost.
Een crewfirma neemt alle kosten van rekrutering, opvolging en opleiding van de crew op zich en zal na het event een duidelijke factuur bezorgen met de gepresteerde uren.
3. Verzekering
Zelf vrijwilligers gerekruteerd? Dan ben je verplicht hen te verzekeren. Verenigingen beschikken vaak zelf over een verzekering. Vraag dat zeker na, zodat jij als organisator bent ingedekt. Het is aangeraden om bij je verzekeringsagent te checken of je alsnog een bijkomstige verzekering dient af te sluiten.
Bij een crewfirma is de verzekering inbegrepen in de prijs.
4. Aantal crew
Het aantal medewerkers is uiteraard afhankelijk van het aantal bezoekers op je event. Maar het is niet enkel afhankelijk van deze werkdruk. Ook de ervaring en de snelheid van je medewerkers spelen een rol. Vrijwilligers die voor het eerst achter de bar staan, bieden zelden dezelfde efficiëntie als ervaren medewerkers die op elkaar ingespeeld zijn.
Door te werken met een crewfirma die inzet op de kwaliteit van de medewerkers kan je dus aanzienlijk besparen op het aantal medewerkers.
5. T-shirts, drank en eten
Je beslist natuurlijk zelf of je eten, drinken of kledij wilt voorzien voor de crew. Het spreekt voor zich dat hoe meer crew er is, hoe meer je moet budgetteren. Bij een firma moet je minder crew voorzien en dalen dus ook deze kosten. Zeker wanneer de vrijwilligers korte shiften van bijvoorbeeld 4 uur draaien, tikt dit snel aan. Een ander voorbeeld: bij een bekend festival krijgen alle vrijwilligers per gewerkte dag een T-shirt. Als ze alle 5 dagen van het festival werken, krijgen ze ook een trui. De vrijwilligers hebben ongelimiteerd toegang tot de crew drank- en eetstanden. Zelfs op momenten dat ze niet moeten werken. Je kan je indenken dat de kosten daar erg hoog oplopen.
Als je samenwerkt met een crewfirma is dat anders. Niet alle medewerkers van crewfirma's verwachten een maaltijd tijdens de job. En meeste crewfirma's bieden zelf een outfit aan. Zo kan je flink wat besparen en toch nog uniformiteit uitstralen.
6. Verdoken kosten
Wat bedoel ik met verdoken kosten? Een belangrijke reden dat veel vrijwilligers willen werken op een event is dat ze eigenlijk naar dat event willen gaan als bezoeker. Door deze mensen achter je bar te zetten, verlies je dus ook potentiële bezoekers.
Een grote kost is het weggeven van drankjes aan vrienden en kennissen. Vrijwilligers beseffen niet altijd dat ze spelen met de inkomsten van het event want "Het is toch maar 1 drankje?". Verkeerd afrekenen door onervarenheid of door de job niet serieus te nemen, laat ook sporen na in het budget. Als bezoekers dit doorhebben, maken zij hier al snel misbruik van en scoren zij voor vele euro's gratis drank.
Als laatste dien je rekening te houden met verlies door slecht tappen, te veel aangesloten vaten of geopende verpakkingen. Een brouwer neemt immers geen geopende verpakkingen of vaten terug. De ervaren medewerkers van een crewfirma houden dit mee in het oog en zullen zorgen voor een minimum aan verlies.
Als je al deze zaken samentelt, wordt het prijsverschil tussen werken met vrijwilligers of werken met een crewfirma al heel wat kleiner. In sommige gevallen zal een crewfirma zelfs goedkoper uitvallen dan vrijwilligers.
Naast de kostprijs zijn er nog belangrijke verschillen. Werken met een crewfirma betekent een grote zorg minder. Ze nemen je heel wat werk uit handen zodat jij tijd hebt om je op je corebusiness, namelijk het event zelf, te focussen.
- Je bent ook zeker dat al je bars bemand zijn. Vrijwilligers zeggen veel sneller af dan betaalde medewerkers. Afvallers bij de crewfirma worden opgevangen door de andere collega’s uit de database.
- Een snelle bediening zal bijdragen aan een positieve ervaring voor je bezoekers.
Besluit van Ultimate Services: Wil je een goed draaiende bar zonder zorgen op je evenement? Kies voor een crewfirma. Heb je tijd over en wil je toch een beetje besparen door veel werk zelf te doen? Kies dan voor vrijwilligers.
