Een goede eventuitnodiging hoort voorafgegaan te worden door een nog mooiere save-the-date e-mail. Net zoals een e-mailcampagne, horen save-the-date-berichten onderdeel te vormen van je eventmarketingstrategie. De inhoud moet prikkelen en moet de ontvanger overtuigen om de datum in zijn of haar agenda te zetten, voordat de echte uitnodiging volgt.
Een save-the-date e-mail verstuur je wanneer je nog niet alle details over het evenement hebt, maar je al wel je mailinglijst wil informeren over de aankomende uitnodiging. Dit soort e-mails zijn nodig om je potentiële gasten aan te sporen om de datum vrij te houden voor het toekomstige evenement, zodat je een hoger bezoekersaantal haalt.
Als je besluit om een save-the-date te verzenden, moet je in gedachten houden dat dit de eerste interactie is die je potentiële publiek met het evenement zal hebben. Daarom is het belangrijk dat je een aantrekkelijke maar eenvoudige en discrete e-mail ontwerpt. Dit is hoe je het klaarspeelt:
Tip 1. Zet een tijdlijn op
Het moment dat je de save-the-date e-mail verstuurt is cruciaal. Je kan hem niet twee weken vóór het evenement versturen. Als je het te dicht op de datum van het evenement doet, zullen mensen al volgepland zitten of andere afspraken hebben gemaakt, dus zullen ze geen gaatje meer vrij kunnen maken voor je evenement. Het is daarentegen ook niet verstandig om de save-the-date e-mail te vroeg te versturen. Mensen zullen dan de aankomende uitnodiging alweer vergeten zijn. Stuur in plaats daarvan de save-the-date e-mail ongeveer twee of drie maanden voordat je de officiële uitnodiging verstuurt.
Tip 2. Maak hem pakkend en persoonlijk
Hoewel het gewoon een informatief e-mailtje is, kun je deze eerste interactie al wel gebruiken om een band op te bouwen met je potentiële bezoekers. Daarom moet je hem aantrekkelijk maken. Het is ten eerste een goed idee om hem persoonlijk te maken. Als je bijvoorbeeld verschillende doelgroepen hebt, kun je verschillende save-the-date berichten schrijven die aansluiten op de specifieke eigenschappen van iedere groep. Ten tweede moet je wat tijd besteden aan de inhoud van de e-mail. Je wil geen saaie save-the-date maken die mensen meteen zullen weggooien en vergeten. Hou hem intrigerend en vriendelijk. Wek de interesse van je potentiële bezoekers en zorg dat ze zin krijgen om de uitnodiging te ontvangen.
Tip 3. Voeg essentiële informatie toe
Je hoofddoel bij het versturen van een save-the-date e-mail is om je potentiële bezoekers te informeren over het aankomende evenement en de aankomende uitnodiging. Daarom moet je het volgende aan je e-mail toevoegen: de naam van het evenement, de datum (vanzelfsprekend!), de locatie (indien mogelijk), de organisatoren van het evenement en andere details die van belang kunnen zijn (zoals bijvoorbeeld een belangrijke spreker). Je kan ook het logo van het evenement of andere grafische elementen aan de save-the-date e-mail toevoegen.
Tip 4. Vermeld de incentives
Om de aandacht van je potentiële bezoekers te grijpen en ze te laten wachten op de uitnodiging, kan het handig zijn om een specifieke incentive toe te voegen aan het bericht. Je kan bijvoorbeeld een kortingscode toevoegen die ze kunnen gebruiken om hun tickets voor een lagere prijs te kopen.
Tip 5. Een duidelijke call-to-action
Een save-the-date e-mail is op zichzelf een call-to-action. Je kan het echter nog gemakkelijker maken voor de ontvangers en een Google Calendar-link toevoegen; op die manier kunnen mensen aangeven naar het evenement te gaan door slechts op een link te klikken.
Conclusie
Hoewel het niet altijd nodig is, kan een save-the-date e-mail helpen om de informatie over het evenement te versterken en om potentiële bezoekers te bereiken met een paar eventdata. De save-the-date e-mail is je eerste contact met je doelgroep, dus hou hem simpel, aantrekkelijk en memorabel.
