Als je je gasten betrokken wilt maken, zijn er ook andere manieren om dat te doen dan met eventapps. Veel digitale tools beloven een vlekkeloze en directe bezoekersinteractie, maar er zijn een paar 'traditionele' strategieën die met een kleine twist beter kunnen werken dan je denkt.
Eén van deze vaak onderschatte strategieën is de content op de juiste manier 'verpakken' en leveren. In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, is het aanbieden en leveren van kwalitatieve content (presentaties, rondetafelsessies, discussies, etc.) niet genoeg. Je kan een Nobelprijswinnaar uitnodigen die een bijzonder leerrijke speech geeft, en tóch een kans missen om je bezoekers betrokken te maken. Als je daarnaast niet nadenkt over hoe je deze content levert, loop je het risico dat je slaperige en verveelde bezoekers zult hebben.
Zoals Donald Getz aangeeft: "een veelgemaakte fout is een overdreven nadruk op content in plaats van hoe het wordt geleverd. Ook stroomt informatie te vaak één kant op, in plaats van dat er een interactieve leeromgeving wordt gecreëerd." Met andere woorden: als het je bedoeling is om bezoekersbetrokkenheid te bevorderen, zul je de tijd moeten nemen om te bepalen hoe je de content wil aanleveren. Om je daarbij te helpen, volgt er hier een lijst die je helpt om verschillende technieken te combineren en die andere manieren biedt om de interactie tussen bezoekers te vergroten en om meer betrokkenheid te genereren:
Tip 1. Laat je bezoekers de onderwerpen kiezen
"Maar het is niet aan hen om te bepalen waar de sprekers het over zullen hebben", zul je misschien tegensputteren. Waarom niet? Volgens het bericht van Skift 'What Millennials Want in Meetings': "alhoewel veel millenials nog steeds hun vaardigheden aan het ontwikkelen zijn, willen ze het gevoel hebben dat hun mening wordt gewaardeerd en dat ze bijdragen aan het creëren van eventcontent en belevingen."
Je kan je gasten een 'content menu' aanbieden en ze laten bepalen welke onderwerpen ze zouden willen bespreken of horen tijdens de keynote-speech of de rondetafelsessie. De onderwerpen moeten natuurlijk wel vallen onder het algemene thema.
Als het evenement over big data gaat, kun je je bezoekers natuurlijk niet laten kiezen tussen het kweken van hortensia’s en het bakken van de perfecte cheesecake. De onderwerpen moeten vallen onder het hoofdonderwerp van het evenement (en moeten natuurlijk onderwerpen zijn waar de sprekers bekend mee zijn en over kunnen spreken).
Zet een digitaal stemsysteem op voor je bezoekers. Je kunt deze dynamiek vóór of aan het begin van je evenement opzetten (waarbij je van tevoren met de sprekers de onderwerpen afspreekt waaruit de bezoekers kunnen kiezen).
Tip 2. Maak een content-richtlijn voor de sprekers
Zoals de oprichter van eventplanner.be en schrijver Kevin Van der Straeten uitlegt in zijn boek EVENTS 2: "de sprekers moeten zich bewust zijn van de content van jouw programma. Bespreek de doelstellingen van het evenement en het profiel van je doelgroep met hen. Hierdoor kan de spreker bepalen of hij of zij voorkennis heeft over het onderwerp, en zijn of haar praatje/toespraak erop aanpassen. Vraag of je een blik mag werpen op zijn of haar tekst, zodat je suggesties kunt doen, indien nodig."
Op die manier heb je een zekere controle over de content en weet je precies wat je van je sprekers kunt verwachten. Tegelijkertijd moet je het eens worden over hoe je het publiek betrokken krijgt. Zal de spreker een dialoog met de bezoekers aangaan? Zal hij of zij live polls houden of een quiz? Of interessante spelletjes en oefeningen voor de gasten? Zorg dat je het eens bent over de aanpak.
Tip 3. Voeg een 'live tekenaar' toe om de content te versterken
Geef toe: soms besteed je talloze uren aan het voorbereiden van je sprekers en krijg je toch iemand op het podium die een saaie PowerPoint-presentatie geeft. Daar kan je niet veel aan doen. Je kan echter wel een live tekenaar inschakelen. Net zoals whiteboard video's, die erom bekendstaan dat ze de aandacht van kijkers vasthouden, zorgen live tekenaars dat je bezoekers de gepresenteerde concepten beter opnemen (terwijl het ook een vermakelijke format is).
Tip 4. Vraag om reacties (niet om vragen) van je gasten
Volgens de professionele openbare spreker Thomas Wedell-Wedellsborg: "de meeste Q&A-sessies zijn hoogstens middelmatige ervaringen: een korte opmaat naar de koffiepauze die je snel weer vergeten bent." Eén van de oplossingen die hij aandraagt is om mensen te vragen om reacties, niet alleen om vragen. Hij moedigt sprekers aan om de ruimte te openen door te vragen: "Wat vinden jullie van dit alles? Vragen zijn geweldig, maar je mag ook best een observatie delen. Het hoeft niet per se een vraag te zijn."
Op die manier zullen bezoekers de ruimte krijgen om hun gedachten te delen en om collectief te reflecteren op een onderwerp. Dat is toch de ultieme manier om voor betrokkenheid te zorgen?
Tip 5. Betrek je publiek in een 'take-aways'-sessie
Vraag de moderator aan het eind van je event om te helpen een dialoog te starten met het publiek. Vertel hem of haar dat hij de bezoekers moet vragen welke aspecten van de keynote-speakers' presentaties ze aanspraken. Vraag of ze nog vragen hebben, en welke gedachten ze mee naar huis zullen nemen. Dit open gesprek versterkt de betrokkenheid en helpt het publiek bewuster te zijn van wat ze hebben geleerd tijdens het evenement.
Call-to-action
Ben je je volgende evenement aan het plannen? Neem dan eens de tijd om na te denken over nieuwe manieren om mensen betrokkener te krijgen door middel van content. Ontwerp niet alleen het programma, maar ontwerp ook de manier waarop de content geleverd wordt, waarbij je interactieve elementen toevoegt. Laat de bezoekers de onderwerpen bepalen. Maak een content-richtlijn voor je sprekers, waarmee je de toon van de presentaties bepaalt, evenals de interactie met het publiek.
Denk er eens over na om een live tekenaar in te schakelen om de concepten op visuele wijze uit te leggen. Moedig mensen aan om hun eigen mening en gedachten over de inhoud te vormen, in plaats van alleen maar vragen te stellen. Plan vervolgens een 'take-aways'-sessie aan het einde van je evenement en laat je bezoekers delen wat ze hebben geleerd.
Deze kleine stappen zorgen ervoor dat je het maximale uit je evenement haalt om mensen betrokken te krijgen en een werkelijk interactieve omgeving te bieden.
