Wanneer je een event aan het ontwerpen, plannen, marketen of runnen bent, moet je jezelf niet beperken door dingen altijd hetzelfde te doen. Je hebt als eventprofessional de mogelijkheid om te experimenteren.
Het is ongetwijfeld makkelijker om concepten vast te stellen die je kunt hergebruiken voor verschillende evenementen. Je gebruikt dezelfde strategieën en acties keer op keer, en bespaart jezelf zo stress en tijd. Maar op die manier onthoudt je jezelf niet alleen van de kans om te ontwikkelen als eventmanager, maar je zult evenmin kunnen bijbenen met de behoeften van de bezoekers.
Volgens Anton Shone en Bryn Parry bezoeken mensen evenementen niet alleen om dat ze willen leren, verkennen en hun ambities vervullen, maar ook omdat ze nieuwe belevingen zoeken. De eventmanagementexperts benadrukken: "zelfs jaarlijkse evenementen, op dezelfde tijd en dezelfde plek, hoeven niet exacte replica's van voorgaande evenementen te zijn", vanwege de veranderingen die planners kiezen door te voeren.
Al deze veranderingen moeten echter gericht zijn op het verbeteren van de algehele eventbeleving. Wat je ook doet, denk altijd na over wat het doet met je gasten. Om te beginnen zijn hier een paar elementen waarmee je kunt experimenteren om de algehele beleving voor je bezoekers te verbeteren.
De toon van de e-mailcampagne
Ben je afstandelijk en formeel, of vriendelijk en grappig? Op welke manier wil je over je event communiceren? Beperk jezelf niet tot de gebruikelijke e-mails en berichten om de activiteiten op je event aan te kondigen.
Iedere keer dat je een nieuw event gaat marketen, moet je een andere campagne ontwerpen door te experimenteren met nieuwe elementen of eigenschappen om de communicatie te verbeteren. Je kunt bijvoorbeeld, in plaats van hetzelfde saaie bericht over de datum en het onderwerp naar iedereen te sturen, een gloednieuwe e-mail bouwen rond hun behoeften en voordelen. Deze kun je dan verpakken in een vriendelijke, korte, makkelijk te lezen tekst.
De locatie-indeling en het ontwerp
Zoals Shone en Bryn aangeven: "alles op zijn plaats krijgen voor een evenement is niet alleen een kwestie van werken achter de schermen aan logistiek, organisatie, voorbereiding, indeling en ontwerp. Voor de sfeer die je creëert en die deelnemers, bezoekers of gasten ervaren is het ook van essentieel belang."
Het type eventlocatie kan de sfeer en de algehele beleving ontzettend beïnvloeden. Alhoewel theaterachtige ruimtes een grote mensenmassa plek kunnen bieden, kunnen ze leiden tot minder interactie en meer passief gedrag. Een café-indeling of een U-vormige indeling zal echter leiden tot meer interactie en participatie.
Beperk jezelf niet tot traditionele ruimtelijke indelingen. Experimenteer met nieuwe ideeën en creëer een sfeer die je bezoekers geweldig zullen vinden.
De interactie tussen je bezoekers
Mensen komen niet alleen naar je evenementen om iets te leren. Ze zoeken naar interactie met andere mensen en relevante connecties opbouwen die ze helpen om hun projecten of bedrijven te verbeteren. Netwerken is daarom een perfecte context voor experimenteren. Probeer verschillende 'ijsbrekerspellen' of diverse netwerkindelingen waardoor mensen zich comfortabeler zullen voelen tijdens de interactie. Verfijn de kunst van het ontwerpen van de perfecte netwerksessie, door de beste oplossingen te zoeken om je gasten relevante connecties te laten vinden.
De Q&A-sessies
Er zijn verschillende strategieën en technieken die je Q&A-sessie zullen verbeteren en waardoor je bezoekers sneller zullen participeren. Er zijn diverse opties om uit te kiezen, van 'fireside chats' tot 'ask-me-anything'-dynamieken. Beperk jezelf niet tot de typische 45 minuten durende toespraak en de 15 minuten durende Q&A. Experimenteer met verschillende ideeën en stel vast welke leidt tot de beste bezoekersparticipatie.
Het sociale programma
Je kunt experimenteren met meerdere opties die sowieso de beleving versterken, van stadsrondleidingen tot cocktaildiners in de museumzalen. Denk iedere keer dat je een nieuw evenement plant na over het introduceren van nieuwe sociale elementen om de activiteitenagenda te verrijken. Door het sociale programma diverser te maken, zul je kunnen analyseren en begrijpen op welke manier de verschillende belevingen de gevoelens en het gedrag van je bezoekers zullen beïnvloeden.
Call-to-action
Alhoewel je al een beproefd planningsprotocol klaar hebt liggen, moet je niet bang zijn om uit je comfortzone te stappen en nieuwe dingen uit te proberen. Analyseer naderhand de resultaten van je kleine experimentjes en kies de beste optie uit om de beleving van je bezoekers te versterken. Op die manier verbeter je de kwaliteit van je evenementen en groei je in beroepsopzicht.
