Stop eens waar je mee bezig bent, bekijk het programma voor je volgende evenement en vraag jezelf eens af: "is er iets dat ik zou kunnen doen om de algemene beleving van mijn bezoekers te verbeteren?"
Op het eerste gezicht lijkt alles in orde. Je hebt gezorgd voor meerdere rondetafelgesprekken en parallelsessies, je hebt ervoor gezorgd dat er genoeg tijd is voor het Q&A-gedeelte, en je hebt meerdere workshops ingepland om de gaten tussen de hoofdactiviteiten op te vullen. Het klinkt absoluut als een goed gestructureerd evenement. Maar kijk nog eens goed.
Pak eens een markeerstift en markeer alle sociale en incentive-activiteiten die je je gasten aanbiedt tijdens het evenement. Blijft er, naast korte pauzes om van A naar B te lopen, nog iets over? Het ontwerpen van een intensief programma om je gasten "zoveel mogelijk te bieden" kan je namelijk tegenwerken.
Als eventplanner moet je namelijk je bezoekers vermaken en ze incentives geven door ze verschillende types activiteiten aan te bieden. Volgens Anton Shone en Bryn Parry, de schrijvers van Successful Event Management: A Practical Handbook, "kan de planning en organisatie van het programma ook de openings- en sluitingsceremonie omvatten, evenals de sociale en ondersteunende activiteiten zoals lokale uitjes, een galadiner of een afscheidsfeestje".
Zoals Tony Rogers aangeeft in zijn boek Conferences and Conventions 3rd edition: A Global Industry, is het ontwerpen van een aantal aantrekkelijke sociale activiteiten een geweldige kans voor organisatoren om memorabele evenementen te produceren. Zoals de schrijver aangeeft: "het sociale programma moet ervoor zorgen dat bezoekers zich informeel kunnen mengen en kunnen netwerken (voor velen is dit het nuttigste onderdeel van het evenement), maar ook om iets van de locatie waar het evenement plaatsvindt te beleven."
Als een eventplanner moet je naast het plannen van waardevolle kernactiviteiten (zoals rondetafelgesprekken, panel-sessies, workshops, ...) eveneens aantrekkelijke sociale belevingen aan je bezoekers bieden. Hier lees je hoe je dat doet.
Tip 1. Stel de doelstellingen vast van het sociale programma van je volgende evenement
Met een krachtig sociaal programma kun je veel meer dan alleen maar je gasten vermaken, dus beperk jezelf niet wanneer je beslist welke doelstellingen je wilt behalen.
Is het je doel om de netwerkbeleving van je evenement te versterken? Is het je bedoeling om het creatieve vermogen van je bezoekers aan te moedigen, waarna je ze betrekt bij kernactiviteiten? Ben je op zoek naar een interactieve manier om de sponsorproducten van je evenement te presenteren?
Dit is slechts een losse greep uit de mogelijkheden die een krachtig sociaal programma kan bieden. Neem daarom extra de tijd om de doelstellingen van je evenement te analyseren en te bepalen. Pas daarna ontwerp je een sociaal programma op basis van je bedoelingen.
Tip 2. Stem het sociale programma en de kernactiviteiten goed op elkaar af
Zorg voor een specifiek tijdschema voor de sociale activiteiten en de kernactiviteiten, en stem ze goed op elkaar af wanneer je het evenement plant. Nodig je gasten bijvoorbeeld uit om mee te doen aan leuke activiteiten (zoals koffiepauzes, stadsrondleidingen of museumbezoeken, etc.) om ze weer wat op te wekken na intensieve panelgesprekken of workshops. Plan sociale activiteiten in als elementen die de beleving versterken, om de kernactiviteiten zo effectief mogelijk te maken.
Tip 3. Plan genoeg ruimte in voor interactie
Eén van de voornaamste redenen waarom mensen naar evenementen gaan is om potentiële opdrachtgevers of zakenpartners te vinden en om nieuwe verbindingen te leggen. Help ze daarmee door genoeg ruimte en tijd voor netwerken te bieden. Maar bedenk wel dat koffiepauzes niet genoeg zijn voor mensen om elkaar te leren kennen. Gebruik de kracht van sociale activiteiten om netwerkmogelijkheden te versterken. Plan activiteiten in (zoals stadsrondleidingen, gastronomische rondleidingen, interactieve games, etc.) om een gedeelde ervaring te creëren, wat zal leiden tot een sterkere verbinding tussen mensen.
Tip 4. Biedt gerechten uit de plaatselijke keuken
Als je een evenement voor internationale bezoekers plant, kun je ook gastronomische belevingen aanbieden. Ze zullen het ongetwijfeld waarderen als je ze gerechten uit de plaatselijke keuken aanbiedt. Organiseer speciale proeverijen of bezoekjes aan plaatselijke restaurants. Zorg er ook voor dat je gastronomische stadskaarten voorbereidt zodat de bezoekers aanvullende opties kunnen verkennen.
Tip 5. Wees je bewust van de culturele aanbiedingen die de stad heeft
Je hoeft geen sociale activiteiten uit het niets te bedenken. Kijk eens om je heen en zie wat de stad te bieden heeft. Musea, festivals, concerten; al deze activiteiten kunnen een verrijkende aanvulling zijn voor je evenement. Help je internationale bezoekers om de culturele kant van de stad te verkennen door activiteiten toe te voegen aan het sociale programma van het evenement.
Call-to-action
Tony Rogers geeft aan dat "sociale programma's eventplanners een ideale mogelijkheid bieden om iets bijzonders en memorabels toe te voegen aan een evenement". Dus aarzel niet om aan je volgende planningsproject te beginnen.
Neem wat extra de tijd om je doelstellingen te bepalen. Daarna bepaal je welke sociale activiteiten kunnen zorgen voor de gewenste resultaten. Combineer het sociale programma verstandig met de kernactiviteiten en vergeet niet om genoeg ruimte en tijd over te laten voor interactie tussen je bezoekers. Verken de plaatselijke gastronomie en culturele mogelijkheden en betrek deze bij het sociale programma. Ontwerp een gebalanceerde beleving waar je bezoekers van zullen genieten. Op die manier maak je je evenement écht memorabel.
