Een eventprogramma maken kan lastiger zijn dan je denkt. Het maakt niet uit of je fantastische verrassingen voor je gasten hebt voorbereid of dat je geweldige sprekers hebt uitgenodigd. Je eventprogramma zal de beleving van de bezoekers erg beïnvloeden.
Dus als je denkt dat het ontwerpen van een programma niets meer is dan het maken van een eenvoudig draaiboek om over het evenement navigeren, zul je sowieso falen. Eventprogramma's gaan meer over gevoelens en minder over logistiek. De stemming van je bezoekers zal grotendeels beïnvloed worden door de manier waarop je het evenementprogramma structureert. Als je niet oppast, dan zul je een evenementprogramma maken dat saai, vermoeiend of verwarrend is voor je bezoekers (hoe gaaf je evenement ook mag zijn). En je wil waarschijnlijk niet dat dat gebeurt.
Dus wat kan je doen? Hier volgen een aantal tips die je helpen om een vriendelijk eventprogramma op te zetten.
Tip #1. Zorg dat je niet te veel activiteiten in het programma propt
Minimalisme is altijd een slimme keuze, ook al heb je goede bedoelingen en wil je de gasten waar voor hun geld geven. Je hoeft geen leger aan interessante sprekers uit te nodigen en meerdere sessies te organiseren om een memorabel evenement te creëren.
Een volgepropt programma kan overweldigend of verwarrend zijn voor je bezoekers. Mensen kunnen niet eeuwig geconcentreerd blijven. Stouw je eventprogramma daarom niet vol met een belachelijk aantal rondetafelgesprekken, workshops en netwerkborrels, maar bereid een eenvoudig schema voor met een paar kwalitatief sterke activiteiten.
Zorg dat je bezoekers niet te veel stress hebben door ze van de ene activiteit naar de andere te laten hollen. Als je het aantal activiteiten vermindert, zullen ze gemakkelijker van het evenement kunnen genieten.
Tip #2. Gebruik het tijdschema verstandig
Wees slim met je tijdschema. Je kan bijvoorbeeld niet verwachten dat je gasten om 8 uur 's ochtends op je rondetafelgesprek zullen zijn, als je de vorige avond om 10 uur een cocktailparty hebt georganiseerd.
Natuurlijk zullen de meeste bezoekers liever wat later komen voor het tafelgesprek. Dus voorkom dat je intensieve sessies te vroeg op de ochtend inplant. Zorg er ook voor dat de koffiepauzes en maaltijden op handige tijdstippen gepland staan. Je moet bijvoorbeeld geen koffiepauze op 1 uur s' middags inplannen, en dan, na een korte sessie, een lunchpauze om 2 uur. Het is beter om de koffiepauze voor 11 uur 's ochtends in te plannen, om de activiteiten beter op elkaar af te kunnen stellen.
Tip #3. Zorg voor genoeg pauzes en sociale activiteiten
Om te voorkomen dat je gasten zich moe of ongeïnteresseerd voelen, zorg dat je genoeg pauzes en sociale activiteiten inlast, zoals rondleidingen, museumbezoekjes, bordspellen, etc. Op die manier zullen je bezoekers weer opladen en beter de informatie kunnen vasthouden die ze krijgen tijdens de sessies.
Tip #4. Wissel activiteiten af
Betrek je bezoekers meer door verschillende types eventdynamieken te ontwerpen. In plaats van dat je een hele dag wijdt aan monotone rondetafelgesprekken, zou je eens kunnen proberen het eventprogramma wat diverser te maken. Je kan bijvoorbeeld gesprekken rond een vuur organiseren, spreker-panels, TED-achtige presentaties, etc. Vergeet niet om het simpel te houden. Organiseer een goed gestructureerd programma en diversifieer de sessieformats om eventuele verveling tegen te gaan.
Tip #5. Biedt alle informatie die je bezoekers nodig hebben
Eén van de belangrijkste elementen in het ontwerpen van een geweldig eventprogramma is om je bezoekers alle nodige informatie te verstrekken. Als de sessies bijvoorbeeld in verschillende ruimtes gehouden worden, moet je niet vergeten om dit ook op het programma te zetten. Vergeet ook niet aan te geven wanneer iedere sessie begint en eindigt. Op die manier zullen de bezoekers het tijdschema van iedere activiteit van tevoren al weten. Zorg ervoor dat je eventprogramma niet tot twijfels of vragen leidt. Maak het zo duidelijk mogelijk.
Call-to-action
Denk de volgende keer dat je een eventprogramma ontwerpt aan je bezoekers. Voorkom dat je te veel activiteiten toevoegt waar ze te moe voor zullen zijn. Biedt genoeg pauzes en sociale activiteiten zodat ze wat kunnen opladen, en zorg voor een divers programma om hun aandacht vast te houden. Vergeet ook niet om een redelijk tijdschema op te stellen waarbij je rekening houdt met hun behoeften. Zorg er tot slot voor dat je een gedetailleerd eventprogramma biedt dat niet tot verwarring of vragen leidt. Succes!
