Een budget opstellen is een uitgebreide taak waarbij je gemakkelijk een kostenpost vergeet. Met onderstaande checklist, die zeker niet ambieert allesomvattend te zijn, helpen we je op weg om je budgettering zo gedetailleerd en compleet mogelijk te maken.
Een budget opstellen is een continu proces. Je kunt het beste starten met een globale inschatting. Dat doe je voordat je offertes aanvraagt. Zo kun je al meteen zien of je realistisch bezig bent. Stelselmatig schaaf je het voorlopige budget bij wanneer je offertes ontvangt of wanneer je een meer gerichte inschatting kunt maken.
Is je budget te hoog? Ga dan alle kostenposten een voor een na en bekijk of er goedkopere alternatieven zijn, of dat je bepaalde uitgaven kunt schrappen, maar boet nooit in op kwaliteit. Verder kun je sponsoring overwegen om je eventbudget te verhogen. Ook een partnership met een ander bedrijf dat dezelfde doelgroep wil bereiken, kan een oplossing zijn. Je kunt dan de kosten delen.
Pro tip! Gebruik de eventplanner.net event software om je eventbudget op te stellen en eenvoudig op te volgen.
Budget checklist evenementen
Communicatie
❐ Website
❐ Drukwerk
❐ Marketing
❐ Mobiele applicatie
❐ Social media
❐ Ticketing (vaste kosten of commissie?)
❐ …
Locatie/tent
❐ Zaalhuur
❐ Vestiaire
❐ Podium/dansvloer
❐ Meubilair, tribune ...
❐ Inrichting en decoratie
❐ Voorzieningen kleedruimte
❐ Bewegwijzering
❐ Parkeerkosten
❐ Toiletten (vergeet de toiletdames niet)
❐ Verwarming/airconditioning
❐ Schoonmaak
❐ ...
Catering
❐ Catering
❐ Drank
❐ Crewcatering
❐ Bestek, glaswerk, servies, tafellinnen
❐ Bars, buffetten ...
❐ ...
Invulling
❐ Entertainment
❐ Dagvoorzitters en sprekers
❐ Activiteiten (workshops ...)
❐ Kinderanimatie
❐ Muziek
❐ Auteursrechten: Sabam (B) of Buma (NL)
❐ ...
Audiovisuele ondersteuning
❐ Projectie
❐ Plasma- en LCD-schermen
❐ Microfoons
❐ Geluidsinstallatie
❐ Lichtinstallatie
❐ Videocaptatie of fotoreportage
❐ Special effects (vuurwerk, sneeuw ...)
❐ Wifi-netwerk
❐ Hybride events (live streaming …)
❐ ...
Personeel
❐ Floor- en eventmanager(s)
❐ Veiligheidscoördinator
❐ Hostesses
❐ Parkeerwachters
❐ Beveiliging
❐ EHBO-team
❐ Stagehands/techniek
❐ Cateringpersoneel (obers ...)
❐ Vestiaire- en toiletdames
❐ Tolken/vertalers
❐ ...
Diversen
❐ Portokosten
❐ Giveaways
❐ (vip)vervoer
❐ Hotelkosten
❐ Vergunningen en verzekeringen
❐ Eventuele schade of diefstal
❐ Elektriciteit, water ...
❐ Afvalverwerking
❐ Logistiek
Organisatiekosten (in- en extern)
BTW en belastingen
Onvoorziene kosten
(voorzie 10 procent)
Meer tips en tools om jouw evenement te organiseren
