Gedaan met het zwoegen op eindeloze excellijsten, duizenden worddocumenten en een enorme hoop onoverzichtelijke data. Visionairs denken vooruit met software op maat van hun event.
"Door het tijdelijke karakter van een event, is het moeilijk om software te vinden die én de organisatie van je event efficiënter maakt én waar je je niet blauw betaalt aan jaarlijkse licenties. Toch bestaat er software op maat van events die de ROI makkelijk waar maken", vertelt Ilja Theuwissen van The Safe Group.
Een gecentraliseerd online logboek
De veiligheidscel en sitecoördinatie van evenementen verwerken enorme hoeveelheden data. Meldingen, aanvragen, vaststellingen, en ga zo maar door. Het is belangrijk dat de organisatie deze goed bijhoudt, zodat niets verloren gaat. Zeker, je kan alles netjes noteren op papier of in Excel, maar de meerderheid van die lijsten wordt onleesbaar lang, vergeten of raakt verloren. De uitdaging is dus om een overzicht te creëren dat makkelijk is in gebruik en opvolging vereenvoudigt.
"Een centraal logboek, zoals SafeLog, maakt dit mogelijk. In een mum van tijd staat de informatie op de juiste plaats in het logboek. Enkele klikken en je hebt een eenvoudig en snel overzicht. Zowel op je computer, als op je mobiel. Bovendien kan de tool aangevuld worden met automatische data: energiemeters, meteo, sensoren, ticketscanning, enzovoort. Het systeem is ontworpen in samenwerking met de meest toonaangevende events. De snelste weg naar een aanzienlijke ROI."
Andere tools ontworpen voor events
Naast een centraal logboek zijn er nog tools die hun rendement bewijzen voor vaste organisaties, maar moeilijk te vinden zijn op eventformaat. "SafeStock is het meest flexibele stocksysteem dat er is, perfect dus voor events waar veel wordt uitgeleend. Lost&Found centraliseert verloren voorwerpen zodat je bezoekers een nare ervaring toch met een tevreden gevoel kunnen afsluiten."
Laat software op maat van jouw event maken
De evenementenwereld biedt uiteraard nog veel meer uitdagingen op vlak van softwareontwikkeling. Is één van jouw processen aan verbetering toe, maar vind je niet de juiste software? The Safe Group for Events gaat graag de uitdaging aan om jou de perfecte oplossing te bieden. "Let op: nieuwe software ontwikkelen kost tijd. Als je je eigen, gloednieuwe tool deze festivalzomer in gebruik wil hebben, raden we aan om zo snel mogelijk een mailtje te sturen naar The Safe Group for Events (hello@thesafegroup.events). Laat je niet tegenhouden door 'onmogelijke' ideeën. Elk voorstel is een brainstormsessie waard. Wij kijken alvast uit naar de nieuwste tools voor 2017."
