Een harde waarheid: of je het leuk vindt of niet, er zullen momenten komen dat je te maken krijgt met incompetente leveranciers. Catering, schoonmaak, beveiliging, audiovisuele ondersteuning, verlichting, entertainment, noem maar op. Er is altijd iemand die je evenement kan verpesten.
En het maakt niet uit of je een 'first class' planner bent; als je de diensten van onverantwoordelijke event-leveranciers inschakelt, loop je het risico dat je je professionele imago verwoest en misschien zelfs opdrachtgevers kwijtraakt. Waarom?
Reden #1
Het zal bezoekers een zorg zijn wie je leveranciers zijn. Ze willen alleen een unieke beleving hebben en van het evenement genieten. Incidenten zoals technische problemen, vieze event-locaties, slechte catering of gebrekkige verlichting kunnen een effect hebben op je publiek. Dit zal leiden tot negatieve feedback en reacties die jouw autoriteit als event-professional zullen verminderen.
Reden #2
Ontevreden bezoekers betekent ontevreden opdrachtgevers. Het succes van jouw evenement hangt af van de mate waarop je voldoet aan de verwachtingen van je opdrachtgever. Eén van de manieren waarop je dit kunt bereiken is door alleen met betrouwbare event-leveranciers te werken en je bezoekers de beste belevingen te bieden. Als dit je niet lukt, zullen de slechte resultaten je opdrachtgevers wegjagen.
Dus hoe kun je er 100% zeker van zijn dat de mensen met wie je omgaat echte professionals zijn die je niet teleur zullen stellen? Hier zijn een aantal zaken die belletjes moeten doen rinkelen wanneer je nieuwe leveranciers inhuurt.
1. Onrelevante vragen (of geen vragen)
Er zijn twee types event-leveranciers: zij die belangrijke vragen stellen en zij die geen flauw idee hebben wat ze moeten vragen tijdens de eerste ontmoeting. Goede leveranciers leiden het gesprek en focussen zich op de vereisten van jouw evenement. Zij weten precies wat ze moeten vragen. Slechte event-leveranciers, daarentegen, zien belangrijke details over het hoofd of laten het na om essentiële vragen te stellen. Dus wees voorzichtig als bijvoorbeeld de cateringmanager niet probeert om het verwachte aantal gasten of de tijdsduur van de koffiepauzes vast te stellen.
2. Een 'mission impossible'-houding
Wees je ervan bewust hoe leveranciers reageren op moeilijke taken of specifieke vereisten. De onprofessionele leveranciers zullen volhouden dat sommige dingen onmogelijk te bereiken zijn. Je krijgt een ruwe 'nee' te horen en een omslachtige verklaring over waarom ze je niet van dienst kunnen zijn. Ze hebben natuurlijk het recht om dat te doen, omdat ze hun beperkingen beter kennen dan jij. Goede event-leveranciers zullen echter de tijd nemen om na te denken over hoe ze je probleem kunnen oplossen, door bijvoorbeeld een ander alternatief aan te bieden. Je blijft niet achter met dat 'zoek-het-maar-zelf-uit'-gevoel.
3. Nul aantekeningen maken
Volgens Ben Casnocha, de auteur van het boek The Start-up of You, hebben mensen verschillende manieren om informatie vast te leggen, maar vertrouwen op passief leren is geen goed idee. De auteur stelt: "als je niet opschrijft wat je hoort en leert, wat is dan de kans dat je je het zult herinneren?" Wat dacht je van event-leveranciers die geen aantekeningen maken tijdens vergaderingen? Competente leveranciers zullen meestal de informatie die je geeft opschrijven.
4. Het falen in de Orange Juice Test
Volgens Gerald Weinberg, de auteur van The Secrets of Consulting, zijn er speciale trucs om je te helpen achterhalen of je te maken hebt met professionals of niet. Eén van deze trucs heet de Orange Juice Test. Zoals de auteur aangeeft: stel je voor dat je een jaarlijkse conventie voor honderden mensen organiseert. Je besluit om versgeperst sinaasappelsap op het ontbijtmenu van je evenement te zetten. Je licht de cateringmanager van het hotel in dat het sap niet meer dan een uur vóór het ontbijt klaar moet zijn.
Zoals Weinberg aangeeft: "het is niet mogelijk om dit te doen. Zoveel sap persen in een korte tijd zou onmogelijk duur zijn. Als de manager 'ja' zegt, dan liegt hij, of is hij incompetent en kun je beter iemand anders vinden die je zal vertellen dat het niet mogelijk is."
Je zou deze test kunnen gebruiken en het uit kunnen proberen met je event-leveranciers. Op basis van hun reacties en antwoorden zul je vast kunnen stellen of ze betrouwbaar zijn of dat ze je gewoon als klant proberen binnen te halen door je te vertellen wat je wil horen.
5. Onhoudbare werkdynamiek
Als je al de diensten van een leverancier hebt ingeschakeld, let dan goed op zijn of haar werkstijl. Onprofessionele leveranciers zijn moeilijk bereikbaar. Ze kunnen dagen voorbij laten gaan zonder belangrijke e-mails te beantwoorden en je moet doorlopend vervolgmails sturen om een antwoord te krijgen. Ze nemen geen initiatief als het aankomt op het bieden van alternatieve oplossingen en zullen weinig toegevoegde waarde leveren aan je evenement. Goede event-leveranciers zullen zichzelf echter beschikbaar en makkelijk bereikbaar stellen. Ze reageren snel en bieden geschikte oplossingen voor jouw problemen.
Conclusie
Omring jezelf met goede leveranciers en verhoog de kwaliteit van jouw evenementen. Jouw succes als een event-manager hangt af van de mensen met wie je verkiest te werken. Beslis zorgvuldig en begin een sterk netwerk van professionals op te bouwen die je de beste diensten zullen leveren. De beste eventleveranciers en eventlocaties vind je op eventplanner.be, lees zeker ook de reviews!
