Werd je vanochtend zenuwachtig wakker, piekerend over de eerste bespreking met de opdrachtgevers van je evenement? Zou je het willen uitstellen, zelfs als je weet dat dat niet kan? Maak je je zorgen om hoe het zal gaan en hoe je opdrachtgevers je zullen zien?
Maak je geen zorgen; dat hebben we allemaal meegemaakt. Als je nog geen praktijkervaring hebt of honderden besprekingen hebt meegemaakt, is dat lage zelfvertrouwen begrijpelijk. Je kan dit gevoel echter de baas worden door te weten hoe je het gesprek kunt vormgeven en hoe je om kunt gaan met de informatie die je ontvangt.
Een eerste ontmoeting met een opdrachtgever is namelijk cruciaal. Allereerst maak je een eerste indruk. Ten tweede stel je een communicatiedynamiek vast die je gehele planningsperiode zal duren. En ten derde zal je erg veel aantekeningen moeten maken. De manier waarop je aantekeningen maakt zal van grote invloed zijn op de bespreking. Waarom?
- Als je weet wat je moet vragen en welke details je moet concretiseren, toon je je mate van voorbereiding.
- Door alle details op detail vast te leggen, zul je naderhand kunnen werken zonder de opdrachtgever te moeten storen met dezelfde vragen.
- Door alle twijfels meteen uit de weg te nemen, zul je toekomstige misverstanden voorkomen.
Door grondig voorbereid te zijn, maak je indruk op je opdrachtgevers en laat je zien hoe betrouwbaar en professioneel je bent. Ik laat je zien wat ik bedoel.
Zaken die je als planners moet doen om een succesvolle eerste meeting te hebben met een opdrachtgever
- Bereid een evenementinformatietemplate voor
Voordat de bespreking begint, bereid je een agenda voor met alle onderwerpen die je wilt bespreken. Je kan een simpel Word-document gebruiken en witruimtes overlaten waar je kunt schrijven. Deel de informatie op in grote categorieën, zoals algemene informatie, vóór-evenement, evenement en na-evenement.
In de 'voor-evenement'-categorie kun je subcategorieën aangeven zoals locatie, catering, uitnodigingen, CRM-lijsten, inschrijvingsproces, social media, etc.
In de 'evenement'-categorie, kun je subcategorieën aangeven, zoals vrijwilligers, accommodatie ter locatie, engagerende activiteiten, networking, etc.
En in de 'na-evenement'-categorie kun je subcategorieën aangeven zoals dank-e-mails, content-publicatie, videopublicatie, na-evenementcommunicatie, etc.
De lijst is natuurlijk aan te passen en je kan één template maken voor alle toekomstige besprekingen. Zo zorg je ervoor dat je één document per evenement hebt en dat je alle vereiste gegevens hebt geïntroduceerd. Het toont ook aan je opdrachtgevers hoe goed je voorbereid bent. Hierdoor zullen ze meer ontspannen zijn, wetend dat jij het gesprek zult leiden en ervoor zult zorgen dat zij je de nodige informatie prijsgeven.
- Structureer de taken op effectieve wijze, terwijl je aantekeningen maakt
Er zijn eventmanagers die verkiezen om de informatie te typen, maar het wordt toch aangeraden om met de hand te schrijven.
Onderzoek toont aan dat met de handschrijven je geheugen bevordert en het heeft ook een andere impact op de manier waarop je de informatie verwerkt. Mensen zijn bewuster als zij met de hand schrijven. Je kunt later de informatie uit de bespreking overschrijven in een Word-document, maar indien mogelijk kun je het beste alles met de hand schrijven (waarbij je steekwoorden en afkortingen gebruikt om het proces te versnellen en ervoor te zorgen dat je alles vastlegt).
Daarnaast heb je, afgezien van je evenementinfotemplate, ook een notitieblok nodig.
Een notitieblok met ringen geniet de voorkeur, want hier is het gemakkelijker om de bladzijden om te slaan en erop te schrijven. Weet hoe je de taken op de juiste manier kunt organiseren.
Deel één onderdeel in voor dringende zaken en nog eentje voor belangrijke zaken. Schrijf daarnaast de taken op die niet onder de twee hiervoor genoemde onderdelen vallen, maar die wel volbracht moeten worden vóór, tijdens of na het evenement.
Zorg ervoor dat je de deadlines aangeeft en de verantwoordelijkheden voor alle taken. Stel ook de volgende bijeenkomstdatum vast. Verlaat die eerste bespreking niet zonder vast te stellen wat de volgende stappen zijn en wie wat doet.
- Neem alle twijfels weg
Herzie je aantekeningen voordat je de bespreking besluit en kijk of er nog twijfels overblijven. Double-check alles, zelfs de zaken die duidelijk lijken. Als je een evenement plant is het erg makkelijk om de twijfels weg te wuiven en te denken dat het dom is om voor de hand liggende vragen te stellen. Maar dat is het niet. Dit gebeurt omdat iedere persoon die betrokken is bij de planning zijn of haar antwoord heeft. Door een vraag te stellen en een onderwerp te bespreken, kom je erachter hoe misleidend dit 'voor de hand liggende' bijgeloof is. Verduidelijk alles. Het zorgt ervoor dat je evenement gemakkelijker te plannen is.
Call to action
Binnen een paar uur of een paar dagen heb je een eerste bespreking met je opdrachtgevers. Je hebt genoeg tijd om je voor te bereiden. Open een nieuw document en schrijf alle onderdelen vóór, tijdens en na je evenement. Stel dan een aantal vragen op rond ieder concept. Gebruik het 'waarom'-, 'wat'-, 'wanneer'-, 'hoe'- en 'wie'-principe. Maak een tabel aan en introduceer deze concepten met de vragen. Laat wat witruimte over waar je de antwoorden en aanvullende informatie op kan schrijven. Druk het document af, neem je notitieblok mee en je bent klaar voor de bespreking! Succes!
