Een tent huren voor je evenement is een prima idee, maar houdt ook wel enkele uitdagingen in. Veel hangt af van de expertise en ervaring van je tentenleverancier en de kwaliteit van het materiaal. Stel deze 10 vragen aan je tentenverhuurder.
Een grondige voorbereiding en een open communicatie. Met die twee componenten maak je van je tentenproject een succes. De juiste vragen stellen is daarbij cruciaal. Spreek die vragen grondig door met de tentenverhuurder en je weet onmiddellijk of je met een betrouwbare partner te maken hebt of niet.
1. Hoe groot moet je tent zijn?
De grootte van je tent hangt af van veel factoren. Hoeveel mensen wil je ontvangen? Wat is de doelstelling? Dineren aan tafel, walking diner of receptie, staanplaatsen voor een optreden? Moet er ruimte zijn voor een dansvloer, een bar? Overleg in detail met je leverancier zodat je de juiste maat van tent bestelt. Dat is bepalend voor je budget en voor andere voorzieningen zoals verwarming of airco, enz.
2. Hoe toegankelijk is het terrein waar je de tent opstelt?
Ligt het vlakbij een weg? Of afgelegen in verlaten velden? Is het terrein vlot bereikbaar voor vrachtwagens vol materiaal? Is er nog veel ruimte rond de tent of staat ze geprangd tussen struikgewas of andere voorzieningen? Is er elektriciteit in de buurt? Al deze elementen hebben invloed op de opbouw en afbraak van je tent. Nodig eventueel de tentenleverancier uit op het terrein zodat hij ter plaatse kan inschatten wat eventuele struikelblokken zijn of waar hij extra maatregelen moet treffen.
3. Hoe toegankelijk is de tent zelf?
Verwacht je op je evenement ook mensen in een rolstoel? Zorg dan dat er voorzieningen zijn om de mensen vlot te laten binnenkomen. Een berijdbaar pad naar de ingang van je tent, eventueel een platform waarlangs de rolstoel de tent kan binnenrijden, enz.
4. Heeft je tentenleverancier veel ervaring?
Hoe lang is hij al actief? Wat voor soort events doet hij meestal? Welke referenties kan hij voorleggen? Iemand met 20 jaar ervaring is al wel wat gewend en kan kritische situaties waarschijnlijk wel de baas.
5. Hoe oud is het materiaal dat hij gebruikt?
Welke leeftijd heeft de tent? Hoe vaak wordt ze gebruikt? Zijn er onderdelen vernieuwd? Wordt de tent elke keer na gebruik grondig gereinigd? Check de kwaliteit van het materiaal, zowel de tent zelf als het zekeringsmateriaal.
6. Hoe zit het met vergunningen en certificaten?
Heb je een vergunning nodig om je tent te plaatsen? Moet je certificaten kunnen voorleggen bij controles? Rond brandveiligheid bijvoorbeeld. Wie zorgt daar voor? Jij of de tentenleverancier? Maak hier op voorhand goede afspraken over.
7. Is je leverancier goed verzekerd?
Tegen welke risico's is de tentenverhuurder verzekerd en voor welk bedrag? Zijn de werknemers tijdens opbouw en afbraak verzekerd? En wat met schade aan het materiaal? Tijdens de opbouw of afbraak of tijdens het evenement? Heb je als organisator bijkomende verzekeringen af te sluiten? Ook hier maken goede afspraken goede vrienden. En je vermijdt pijnlijke kosten bij ongevallen.
8. Hoe wordt de tent vastgemaakt?
In de grond of met gewichten? Is dat volgens de voorschriften van de tentenfabrikant of wijkt de verhuurder daar van af voor een of andere reden? Wat is het risico van die afwijking?
9. Hoeveel stroomvoorziening is er nodig voor de tent?
Temperaturen in een tent verschillen met de temperaturen van buiten. Afhankelijk van het seizoen zal je airco of verwarming moeten voorzien. Dat verbruikt heel wat energie. Hoeveel stroom heb je nodig? Check dat met je leverancier en spreek goed af wie de stroomgeneratoren zal voorzien.
10. Bestaat er een noodplan?
Wat moet je doen bij noodweer? Welke windsterktes kan de tent aan? Wat als er iets misloopt? Hoe evacueer je de tent in een mum van tijd? Kortom: heeft je verhuurder een noodplan en hoe verloopt dat dan? Spreek dit grondig door. Hopelijk heb je het niet nodig, maar een verwittigd man is er twee waard. En dat kan helpen als het erop aankomt.
11. Hoe wordt de tent afgewerkt?
Huur je een naakte tent of wil je dat er ook een vloer wordt ingelegd? Misschien kijk je liever niet op het tentzeil en wil je de binnenkant laten afwerken met stijlvolle doeken? Bijna alles kan, maar vergeet er niet naar te vragen.
