Iedere eventprofessional kent de functionele stappen van het registratieproces. Je wilt weten wie er komt, zodat je een goede inschatting kunt maken voor de zaalcapaciteit en de catering. Maar er is meer... Probeer ook eens te bekijken door de ogen van je bezoeker.
Voor hem of haar begint de beleving van het event namelijk al bij de save the date of uitnodiging. Met andere woorden: registratie is een belangrijk onderdeel van je Customer Journey. Momice legt helder uit hoe je het best aanpakt.
Personal touch
Een uitnodiging voor een B2B event is bijna altijd persoonlijk. Als bezoeker wil je voelen dat het om jou gaat. Dit zit hem in de kleine dingen: een kloppende aanhef, een titel of juist voornaam, of een vermelding naar een eerder bijgewoond event. Laat zien dat je weet wie je uitnodigt.
Zo doe je dat:
- stel een goede genodigdenlijst samen
- zorg voor een up-to-date database
- maak waar mogelijk een koppeling tussen je event software en je CRM
Aantrekkelijke uitnodiging
Zakelijke contacten worden vaak bedolven met emails en uitnodigen voor events, dit betekent: keuzes maken! Help ze hierbij door te zorgen voor een mooie, plezierig lezende mail waar maar 1 ding vanaf spat: "Dit wil je niet missen!"
Zo doe je dat:
- zorg voor een pakkend onderwerp
- leg uit wat er bijzonder is aan het event
- vermeld de basics (datum, locatie, waarom dit event)
- verwijs naar een duidelijke aan- of afmeldlink
- het oog wil ook wat: zorg dat het er mooi uit ziet
- werk met event software om de bounces, open- en click rates te analyseren
- stuur na 2 weken een reminder: een vriendelijk geheugensteuntje voor non-respondenten
Registreren
Een bezoeker die zich besluit te registreren is een waardevolle relatie. Hier moet je goed voor zorgen! Maak het hem/haar dan ook zo eenvoudig mogelijk. Het is fijn als het registratieproces snel en moeiteloos verloopt. Ook wanneer de bezoeker besluit niet te komen, is het raadzaam hier zorgvuldig mee om te gaan. Bijvoorbeeld door ze niet te blijven spammen met reminders en updates van een event waar ze niet heen gaan - zorg er dus voor dat ze zich kunnen afmelden (en houd dan ook bij wie zich heeft afgemeld)!
Zo doe je dat:
- bekijk wat je al weet van je bezoeker: een vooringevuld formulier werkt altijd prettig
- bepaal zorgvuldig welke gegevens je nodig hebt: voor, tijdens en na het event!
- vraag alleen om event-gerelateerde gegevens: less is more
- zorg voor een duidelijke afmeld link
- blijf top of mind voor een lage no-show: stuur updates naar je geregistreerde bezoekers
Bevestiging: alles bij de hand
Geef je genodigde compacte informatie: een bevestiging van de registratie, een eventueel e-ticket en de belangrijkste event-details op een rijtje. Je kunt zelfs overwegen om je bezoeker toegang te geven tot hun persoonlijke accountpagina op je event website, zodat hij/zij altijd alles bij de hand heeft
Zo doe je dat:
- zorg dat iedere aanmelding een mooi opgemaakte bevestiging krijgt
- neem de belangrijkste details (locatie, tijden, event website) hierin mee
- bepaal van tevoren of je bezoekers gaat inchecken tijdens het event
- stuur je e-ticket meteen mee met de bevestiging
Vlotte start van de dag
Het inchecken van bezoekers is vooral belangrijk voor jou als organisator. Voor je bezoeker zelf is het voornamelijk iets waar ze even ‘doorheen moeten’ - niet het leukste onderdeel van het event. Probeer het daarom ook hier voor je bezoeker zo prettig mogelijk te maken. Een vlotte on-site registratie zonder lange wachtrijen zorgt al meteen voor blijere bezoekers.
Zo doe je dat:
- denk goed na over de opstelling van de registratiebalie
- zorg voor voldoende scanpunten en voldoende ruimte tussen de scanpunten
- houd het aantal handelingen per bezoeker beperkt (scannen, badges uitreiken, etc.)
- zorg voor een computer met internet om tickets op te zoeken of nieuwe registraties te verwerken
- 'oefen' het incheckproces van tevoren om de flow te bepalen
After-care
Je bezoeker blijft na het event maar kort in de sfeer van het event. Daarom is het verstandig om de opvolging zo snel mogelijk op te pakken - en vooral te zorgen dat deze opvolging relevant is! Zorg dat je je bezoeker niet vermoeit met een eindeloze rits van emails, maar verpak je hele nazorg in 1 compact pakketje.
Zo doe je dat:
- Maak zorgvuldig onderscheid tussen aan- en afwezigen
- Bedank je aanwezigen, maar houd het kort
- Zorg voor een ‘nieuwtje’ in je bedankmail: presentaties, foto's, opvallende resultaten
- Vraag feedback, in een korte, duidelijke en professioneel vormgegeven enquête
- Vertel de afwezigen dat je ze gemist hebt - en probeer ze te enthousiasmeren voor een volgende keer
