Als je een congres of seminar organiseert, wil je natuurlijk niets aan het toeval overlaten. Alles moet tot in de puntjes geregeld zijn en er mag niets misgaan. Helaas blijkt het in de praktijk toch anders te werken.
Aanbieder van meetinglocaties Aristo, kent met ruim 33 jaar ervaring inmiddels wel de klappen van de zweep. "Er zijn een aantal fouten die vaak gemaakt worden", vertelt Rolf Alberts, hoofd Reserveringen bij Aristo Accommodaties, "terwijl deze eigenlijk relatief eenvoudig voorkomen hadden kunnen worden."
1. Te weinig internetcapaciteit
Internet is natuurlijk niet meer weg te denken bij het congres of seminar anno nu. Het programma wordt vaak digitaal gedeeld, evenals informatie over sprekers, checklists en dergelijke. Bovendien nemen deelnemers naast hun smartphone, vaak ook een iPad of laptop mee en laten ze via foto's en filmpjes op social media graag weten dat ze hun vakkennis aan het bijschaven zijn. En op locatie werkt het nu eenmaal anders dan thuis. Want als alle deelnemers tegelijkertijd online gaan, kun je als moderne meetingplanner echt een probleem krijgen.
Tip: Inventariseer vooraf wat je gasten op internetgebied gaan gebruiken
"Verwachtingenmanagement is het sleutelwoord", legt Alberts uit. "Zo heb je alleen al voor basisgebruik 1 MB downloadsnelheid per deelnemer nodig en 0,5 MB uploadcapaciteit. Om een constante en snelle verbinding te kunnen garanderen, is het daarnaast belangrijk dat een locatie over glasvezel beschikt en dat er voldoende routers en wifi-spots aanwezig zijn. Uiteraard is dit bij onze locaties in Eindhoven, Utrecht en Amsterdam het geval, maar we vragen opdrachtgevers wel altijd even aan te geven of ze bijvoorbeeld zware bedrijfssoftware gaan gebruiken. In dat geval kunnen we bedraad internet bieden of een extra router in de zaal plaatsen."
Lees ook: Internet op je event: hoeveel bandbreedte heb je nodig?
2. Kiezen voor een verkeerde opstelling
Bij grote congressen en seminars kiest men vaak uit gewoonte voor een theateropstelling. Zo kunnen er ook de meeste mensen in de zaal en daardoor denkt men goedkoper uit te zijn. Maar een theateropstelling is niet altijd even ideaal. Als er veel interactie is of deelnemers elkaar niet kennen, is bijvoorbeeld een cabaret-, lagerhuis- of in the box-opstelling raadzaam.
Tip: Neem verschillende aspecten mee in je keuze voor een bepaalde opstelling
Denk daarbij aan het gebruik van beeld en geluid, het aantal sprekers, de mate van interactie en bijvoorbeeld het feit of deelnemers elkaar kennen. "Als deelnemers elkaar kennen, kun je kiezen voor een theateropstelling. Is dat echter niet het geval dan is een cabaretopstelling (tafels met daaromheen stoelen) veel comfortabeler. Men zit ruimer, kan zijn kopje koffie kwijt, er staan water en glazen op tafel, men heeft ruimte om te schrijven en komt makkelijker met andere deelnemers in contact, waardoor er meer ruimte is om te netwerken. Is er veel interactie tussen sprekers en deelnemers en tussen deelnemers onderling, dan adviseren we meestal een lagerhuisopstelling of een in the box opstelling, met de spreker in het midden."
"Neem daarnaast ook de soort presentatie mee in je overweging, aangezien dit consequenties heeft voor de manier waarop een zaal het meest optimaal ingericht kan worden. Gaat een spreker bijvoorbeeld gebruikmaken van Prezi, Pecha Kucha of een andere interactieve vorm van presenteren, laat een podium dan liever achterwege. En besef dat sprekers ook bij de meer traditionele PowerPoint-presentaties, veel meer op en neer lopen dankzij het gebruik van een presenter, waarmee de presentatie op afstand kan worden afgespeeld."
3. Bezuinigen op techniek
Techniek lijkt in eerste instantie een van die zaken waar eenvoudig op bezuinigd kan worden. Een geluidsinstallatie wordt vanwege kostenbesparingen achterwege gelaten en een technicus is al helemaal niet nodig. Daardoor komt het echter vaak voor dat sprekers slecht verstaanbaar zijn en dat technische storingen voor veel oponthoud zorgen.
Tip: Stem de techniek af op het aantal personen, de grootte van de zaal, het aantal microfoons en het spreekvolume van de spreker(s)
"Wij hanteren als stelregel, dat als je meer dan 50 gasten hebt in een zaal groter dan 90 m2, je het beste gebruik kunt maken van een geluidsinstallatie", licht de reserveringsmanager toe. "Heb je daarnaast 3 of meer draadloze (zender)microfoons in gebruik, zorg dan ook zeker voor een technicus. Iedere microfoon heeft namelijk zijn eigen frequentie en dat gaat anders interfereren. Daar komt bij dat de volumes afzonderlijk geregeld moeten worden. Dit is belangrijk als er meerdere sprekers zijn, de spreker geen katheder of podium heeft, of als er interactie is met het publiek middels bijvoorbeeld een paneldiscussie of een zogenaamde 'interviewformat'. Let tot slot ook nog even op het spreekvolume van de spreker(s); het kan namelijk zelfs nodig zijn om ook in een kleinere zaal een microfoon te gebruiken."
4. Het gebruik van traditionele presentatiemiddelen
Gebruikmaken van een overheadprojector kan vandaag de dag echt niet meer en ook een katheder en PowerPointpresentatie zijn eigenlijk uit de tijd. Niet alleen wordt je als vooruitstrevende organisatie minder serieus genomen, ook het publiek is veel minder betrokken bij deze eenzijdige vormen van communicatie.
Tip: Verdiep je eens in nieuwe presentatievormen of volg een verdiepingscursus PowerPoint
"TEDxTalks, Prezi en Pecha Kucha zijn de trends in presentatieland", vervolgt Rolf zijn verhaal. "Ze bevorderen de interactie, wat zorgt voor intensiever netwerken, een drukker bezochte naborrel en dus een succesvoller event tot gevolg. Kies je toch voor de traditionele PowerPoint, verdiep je dan eens in de mogelijkheden; het programma kan immers veel meer dan je denkt."
5. Verkeerde inschatting van het aantal congresdeelnemers
Vaak wordt ten onrechte gedacht dat je betaalt voor het aantal gasten dat uiteindelijk aanwezig is geweest. De definitieve rekening wordt echter gebaseerd op de opgegeven deelnemersaantallen. Logisch, want hierop is zowel de zaalcapaciteit, als ook het personeel en de inkoop afgestemd.
Tip: Spreek van tevoren een datum af waarop je het definitieve aantal geregistreerde deelnemers doorgeeft en houd rekening met een no-show
"Goed inzicht in het aantal deelnemers is belangrijk", zegt Alberts, evenals het uiteindelijke aantal deelnemers dat je doorgeeft aan de locatie. Houd sowieso rekening met een no-show percentage van 5 tot 10% bij betaalde events en zelfs 10 tot 20% bij gratis events. Maar lees ook de reserveringsbevestiging goed door en noteer de optievervaldatum in je agenda. Hoe beter je in kunt schatten hoeveel gasten er uiteindelijk komen, hoe beter we ook onze services rondom het evenement daarop af kunnen stemmen. Denk bijvoorbeeld aan voldoende koffiepunten, garderoberuimte of extra medewerkers om de groep tijdens de ontvangst en de pauzes te begeleiden."
"Kortom, het organiseren van een congres, seminar of ander event is een vak apart", aldus Alberts. "Er komt meer bij kijken dan alleen een perfecte timing, een aansprekend thema en de kwaliteit van de spreker(s). Juist die relatief kleine dingen zoals verstaanbaarheid, verbinding en interactie, maken het verschil tussen een goed evenement en een werkelijk succesvol evenement. En omdat wij bij Aristo weten dat uw succes ook ons succes is, begeleiden we u graag bij de organisatie ervan. Samen zorgen we ervoor dat er niets aan het toeval overgelaten wordt. Hoe we dat doen, ziet u in deze testimonialvideo."
