6 tips voor een vlotte shuttledienst op je event

Transport van en naar je locatie, bepaalt voor een groot stuk mee het succes van je evenement. Vermijd zeker lange wachttijden en vertragingen. Hoe je dat aanpakt? We geven je 6 tips. 

Maak de shuttledienst voor je deelnemers zo comfortabel mogelijk. Laat hen niet te lang wachten, houd het ritje kort en leg hen in de watten met een vriendelijke service. Deze tips zetten je op weg: 

1. Stem je transportmiddel af op je deelnemers 

Verzamel op voorhand zoveel mogelijk informatie over je gasten en hun transportbehoeften. Over hun leeftijd, mobiliteit, bagage, ...? Kunnen ze allemaal samen in een grote bus, of zet je ze beter apart, in kleine shuttles? Aan de hand van deze informatie, kies je het juiste type vervoermiddel. 

2. Voorzie meer plaatsen dan nodig 

Dan moet de bus niet helemaal vol zitten vooraleer ze vertrekt en hoeven passagiers geen uren te wachten tot iedereen is ingestapt. Zeker als mensen terug naar huis gaan, willen ze zo vlug mogelijk vertrekken. Als je verschillende keren heen en weer rijdt, worden de wachttijden korter. 

3. Houd een reserve bus stand-by 

Dat is altijd handig voor onvoorziene omstandigheden. Als je plots tussendoor een VIP moet vervoeren. Of een gast moet buiten de voorziene planning op een bepaalde bestemming geraken. Heb je een reserve bus stand-by, dan kan je hier vlot mee weg zonder de normale planning in de war te brengen. 

4. Stem je planning af op timing, niet op afstand 

Ook al is de afstand tussen de opstapplaats en de eventlocatie niet zo ver, toch kan het een tijdje duren eer die afstand is afgelegd. Je houdt dus beter rekening met de tijd die de bus nodig heeft om de afstand af te leggen, om te draaien en passagiers te laten op- en afstappen. Test je parcours uit. Zoveel mogelijk op hetzelfde moment en in dezelfde omstandigheden als dan wanneer je evenement echt plaatsvindt. Houd rekening met weer, verkeersdrukte, andere events in de buurt en veiligheid. Gebruik een chronometer, rijd verschillende keren over en weer en bereken de gemiddelde tijd. 

5. Zet vriendelijk en professioneel personeel in 

Stel een verantwoordelijke voor het transport aan. Hij houdt de touwtjes in handen en communiceert met de chauffeurs en het begeleidend personeel. Geef de begeleiders herkenbare kledij, zodat ze makkelijk aanspreekbaar zijn. 

6. Let op details 

Laat de bus ruim voor vertrek afkoelen of opwarmen zodat je passagiers in ideale omstandigheden reizen. Zorg voor aangepaste muziek of een korte eventpresentatie in de shuttles. Informeer via de intercom of de temperatuur goed is. Mooie extraatjes: voorzie flesjes water, paraplu's en spoor de eigenaars van vergeten voorwerpen op.