Wat denk je van The Big Apple als locatie voor je volgende evenement? Een fantastische stad, bruisend, dynamisch, trendy en verleidelijk. Alle troeven zijn aanwezig. Maar hoe begin je er aan? Wat zijn valkuilen? Welke locaties zijn hip en trendy? Welke activiteiten kan je combineren met je evenement?
In een reeks van 3 artikels zoeken we het voor je uit. In dit deel vind je de do's-and-don'ts voor New York.
Maak duidelijke afspraken over toeleveranciers
In New York is het niet altijd duidelijk wat wel en wat niet inbegrepen is in de prijs. Sommige locaties verplichten je bijvoorbeeld om te werken met hun eigen leveranciers voor catering, decoratie, muziekinstallatie, enz. Of ze rekenen je een extra kosten voor allerhande zaken. Informeer je op voorhand goed en maak duidelijke afspraken.
Laat je niet vangen door het verkeer
's Ochtends, 's middags en 's avonds is het verkeer in New York een ware hel. Plan dus voldoende reistijd als je een event op verschillende locaties plant. Maak afspraken met een transportbedrijf, gebruik de subway of neem taxi's. Vraag ook op tijd vergunningen aan om op straat te parkeren. Vergunningen heb je ook nodig als je de straat wil gebruiken voor een rode loper of een tentje.
Boek je hotelkamers zelf
Hotelboekingen doe je best zelf. Het is soms goedkoper om via websites als booking.com kamers te boeken dan rechtstreeks met de hotels te onderhandelen. Vermijd best de drukke periodes. Dan swingen de hotelkosten de pan uit. In de zomer zijn dat de vakantieperiodes, in de herfst en de lente zijn dat de fashion weeks.
Bespaar extra kosten door vooruit te plannen
In New York is alles mogelijk, maar dat heeft zijn prijs. Locaties en leveranciers rekenen graag extra aan voor korte levertermijnen en last minute bestellingen. Bespaar kosten door ruim op voorhand te plannen.
Zorg voor een goede verzekering
Locaties vragen meestal een verzekeringscertificaat. Sluit een verzekering af via een makelaar of online. Let er op dat je voor een voldoende hoog bedrag bent verzekerd. In de VS worden veel makkelijker rechtszaken aangespannen voor schade, verwondingen, enz. Verzeker je voor de hele duur van je evenement.
Houd rekening met de vakbonden
New York is de stad van de vakbonden. Huur je personeel in voor een groot event, heb je vast en zeker te maken met een vakbondsafgevaardigde. Gebeurt er iets onverwachts en wijzig je de planning, is het een uitdaging om je personeel te overtuigen flexibel te blijven. Houd ook in je budget rekening met de eisen van de vakbond. Je betaalt niet alleen de werkuren, maar ook het eten van de werknemers: ontbijt, lunch en ook avondeten als je event wat langer uitloopt. En de meesten vragen warme maaltijden!
Onderhandel!
New Yorkers rekenen erop dat je de prijzen onderhandelt. Heb je een vast budget, vraag dan aan je leveranciers om mee na te denken over wat ze kunnen doen om je evenement te realiseren binnen budget.
Check of dienst en btw zijn inbegrepen
Weet dat offertes meestal exclusief diensten en btw zijn. Check dat. Vraag bij elke offerte of ze plus-plus is. Daarmee vraag je of diensten en btw inbegrepen zijn of niet.
Laat je niet opjagen
Neem je tijd om te beslissen en contracten te ondertekenen. Weet dat het heel moeilijk is en veel geld kan kosten om onder een contract uit te komen, eens je hebt getekend. New Yorkse leveranciers zetten je altijd onder druk met het argument dat ze je datum of locatie niet langer kunnen vrijhouden. Ga daar niet te snel op in.
Dit artikel maakt deel uit van een reeks: Events organiseren in New York, the sequel. In part 2 krijg je tips voor trendy eventlocaties. In part 3 ontdek je leuke New Yorkse activiteiten om te combineren met je event. Met dank aan Nicole van eventenbureau BENG!NY.
