"Dit was de beste event ervaring ooit." Dat is wat je als eventplanner wil horen van je deelnemers. Pas dan ben je tevreden. Betrokkenheid is één van de instrumenten om dat doel te bereiken.
We geven 5 dingen die je kan doen om de interactie met je deelnemers te vergroten:
1. Anticipeer
Betrokkenheid van je deelnemers creëer je al lang voor je evenement echt plaats vindt. In aanloop naar je event zorg je voor contactmomenten, fysiek of online. Hiermee engageer je geïnteresseerde kandidaten, trek je de aandacht naar je event en stimuleer je de ticketverkoop. Zo kan je bijvoorbeeld kleinere kick-off bijeenkomsten of pre-events organiseren. Of je geeft alvast wat informatie vrij om te downloaden. Stel op voorhand al wat sprekers voor of toon de opbouw van de locatie in leuke filmpjes.
2. Communiceer via sociale media
Sociale media en events zijn onlosmakelijk verbonden. Zowel voor, tijdens als na je evenement zijn dit de media waarmee je de connectie met je deelnemers onderhoudt en versterkt. Je gebruikt hashtags, chats, hangouts,… om met je deelnemers in contact te komen. Ook event apps zijn goede tools om een online community te bouwen. Een ander voordeel van sociale media is dat je de hele wereld bij je evenement betrekt. Ook zij die niet live aanwezig zijn, beleven je event mee van op afstand.
3. Zorg voor een netwerkvriendelijke inrichting
Voorzie hoge tafels, stoelen, zetels en voldoende ruimte. Zorg dat je gasten hun glazen en borden ergens kunnen opzetten. Dat praat makkelijker dan als je met je handen vol staat. Maak leuke hoekjes waar mensen zich kunnen terugtrekken om makkelijker met elkaar te praten. Vraag ook aan je sprekers om mee te lunchen. Dat maakt hen aanspreekbaar voor je deelnemers en motiveert hen om contacten te leggen met de sprekers en nog vragen te stellen. Zo'n informele ontmoeting met een topspreker komt hun eventbeleving zeker ten goede.
4. Werk in kleine groepjes
Voor sommige deelnemers is een grote groep mensen best intimiderend. Zij vinden het moeilijk om contacten te leggen. Zorg daarom voor samenkomsten in kleinere groepjes. Zo kan je kleinere workshops integreren in je programma met een beperkt aantal deelnemers. Of gebruik de lunch tijd om je publiek op te splitsen. Een lunch & learn bijvoorbeeld is een leuke formule waarbij je verschillende sprekers uitnodigt tijdens lunchbreaks in beperkte groep. Deelnemers tekenen in voor de sessie van hun keuze en ontmoeten mensen met eenzelfde interesse.
5. Sluit af met een drink of activiteit
Een ontspannende drink of activiteit wordt altijd gewaardeerd na een lang congres of evenement. Je ontmoet collega-deelnemers in een relaxte sfeer en praat even na over het evenement. Dat helpt netwerken zeker in de hand. En dat hoeft niet altijd een drink te zijn. Je kan je evenement ook afsluiten met een leuk uitstapje naar een of andere attractie of naar een ander meer ontspannen evenement zoals een sportwedstrijd of cultureel bezoek.
