Hoe maak je jouw event dat ene event waar iedereen heen wil gaan? Wat is het toch dat jouw evenement beter kan maken dan alle andere soortgelijke events?
Het is de manier waarop je je communicatie presenteert aan je potentiële publiek. Niemand wil naar een evenement dat geen duidelijke en eenduidige identiteit heeft op alle platforms. Je wil niet dat je bezoekers verward zijn over wie je bent, zeker als het aankomt op je website en e-mailcampagnes.
etouches wil je een paar daadkrachtige en snelle tips geven die je meteen kan inzetten om ervoor te zorgen dat je event met kop en schouders boven de rest uitsteekt:
Eventwebsite
Het centrum van al jouw evenementpromoties en -acties is je eventwebsite; het centrum voor al je content. Hier toon je alle noodzakelijke basisinformatie over je evenement dat je mogelijke bezoekers zouden willen weten. Het is ook de plek waar je content over je event plaatst, van informatie over de sprekers tot social media-kanalen tot blogcontent. De mogelijkheden zijn eindeloos en je moet goed weten hoe je het kan gebruiken. Hieronder vind je een aantal best practice-tips:
- Geef heldere informatie over wanneer en waar het evenement plaatsvindt. Zorg ervoor dat je de voornaamste voordelen voor ieder bezoekerstype benadrukt. Hou het kort en simpel. Een paar bulletpoints zijn genoeg. Geef niet té veel informatie.
- Toon referenties/testimonials van sprekers, sponsors of bezoekers om geloofwaardigheid te creëren en om meer interesse te wekken.
- De sprekerspagina - Geweldige sprekers trekken de aandacht naar je evenement als een magneet. Voeg professionele foto's toe die hun gezichten tonen en plaats er eveneens een kort biografietje bij waarin hun professionele profiel uiteen wordt gezet. Dit kan gebruikt worden op de agendapagina.
- Een duidelijke 'Registreer hier'-knop is belangrijk om conversie te vergroten. Zorg er ook voor dat je bezoekers de mogelijkheid krijgen om hun aanmelding direct vanaf je eventwebsite aan te passen. Je kan verschillende tools zoals Google Analytics gebruiken om je click-through rates (CTR) te meten en om statistieken te vergelijken, waardoor je kleine aanpassingen kan maken om hierop in te spelen.
- Sommige van je evenementen trekken misschien een internationaal publiek, in welk geval je content op al je websites moet maken in de hoofdtalen. Zorg, indien nodig, dat je bezoekers kunnen wisselen tussen talen zodat ze niet naar een andere website hoeven.
- Een custom URL/domein kan verder helpen om je event branding te ontwikkelen. Je kan bijvoorbeeld één hoofdpagina creëren waaronder je al je events houdt, bijv. www.voorbeeld.com/event1 en www.voorbeeld.com/evenement OF je maakt één afzonderlijk domein voor elk evenement, bijv. www.mijngeweldigeevenement.com
- Event-gerelateerde content: creëer video-interviews met belangrijke sprekers of bezoekers van vorige edities. Interviews kunnen gemakkelijk worden uitgevoerd met Skype of door Google Hangouts, die gratis zijn.
E-mails vóór je event
Hoe zorg je tegenwoordig dat mensen naar je event gaan? Als je een evenement voor 5.000 mensen hebt, schrijf je dan iedere persoon een handgeschreven brief? Nee, je gebruikt e-mail om je adressenboek te laten weten over je event en om uitnodigingen te sturen. Dit is ook de plek waar je relevante communicatie kan sturen over je event, en waar je mensen overhaalt om te gaan. Een event-e-mail kan een geweldig marketingkanaal zijn als je een goede lijst hebt opgebouwd.
- Zorg er wel voor dat deze e-mail wordt verstuurd vanaf je eigen persoonlijke e-mailadres en niet gewoon vanaf een automatische (bijv. marketing). Hiermee kan je van het begin af aan vertrouwen opbouwen en dit maakt het ook persoonlijker.
- De onderwerptitel moet aantrekkelijk en interessant zijn. Hou het kort en simpel, 40 karakters of minder doet het meestal het beste. Of probeer een onderwerptitel die woede, exclusiviteit, enthousiasme, verwondering of urgentie opwekt. Onderzoeken hebben uitgewezen dat deze de beste 'opening rates' hebben. Bijvoorbeeld: "10 dingen die je mist als je niet op komt dagen!" of "Hier is een exclusieve preview van XYZ, alleen voor jou"
- De e-mail moet hetzelfde ogen en aanvoelen als de event landing page om een naadloze en eenduidige ervaring te creëren.
- Test je e-mail voordat je hem uitzendt om zeker te stellen dat hij goed rendert in verschillende browsers en met verschillende e-mailserviceproviders.
- Onderzoeken hebben uitgewezen dat je je event-uitnodigingsmails het beste kan uitzenden op zaterdagen of zondagen, aangezien je dan de minste concurrentie ondervindt en de hoogste 'opening rates' (17.8%).
- Blijf herinneringsmails sturen, maar zorg dat je niet simpelweg spamt door dezelfde e-mail te sturen. Bied in plaats daarvan waarde aan. Voor grotere evenementen kan je proberen om het programma qua sprekers te sturen en om maanden van te voren informatie over de locatie te sturen, waarna je weken vóór het evenement een aanvullende e-mail stuurt om kortingen te promoten. Een laatste herinneringsmail kan worden gestuurd om te vertellen dat het niet te laat is om je event te bezoeken. Bovendien biedt het een heldere call-to-action om te melden dat het de laatste kans is om aan te melden.
- Verstuur geen e-mails naar mensen die zich al hebben aangemeld of die hebben geweigerd om naar je event te komen. Dat kan vrij beschamend zijn.
- Hoeveel e-mails je ook verstuurt; maak van te voren een helder communicatieplan.
Je bezoekers tellen, dus zorg dat je ze een prachtig ontworpen en gemakkelijk te begrijpen communicatie biedt, die je boodschap duidelijk overdraagt. Het gaat immers om de bezoekerservaring!
