Tijdens de zomer vinden er talrijke evenementen plaats in ons land. Niet enkel traditionele zomerfestivals, maar ook verschillende andere publieksevenementen en zomerbars schieten als paddenstoelen uit de grond.
Voor een succesvolle editie zijn organisatoren van deze evenementen grotendeels afhankelijk van het weer. En laat dat in België en Nederland nu net onvoorspelbaar en wisselvallig zijn.
Behalve het weer zijn er nog onvoorspelbaarheden en wisselvalligheden tijdens de zomer. Verhuurbedrijven beleven gouden tijden: hun materiaal gaat van het ene event naar het andere. Door onvoorziene omstandigheden en iets te strakke timingen, kunnen de planningen van de verhuurders in het water vallen waardoor materiaal te laat aankomt op het volgende event.
Fluctuerend personeel
Al deze logistieke en klimatologische wisselvalligheden hebben natuurlijk een weerslag op het personeel. Door het goede weer en een bijhorende push van de ticketverkoop moet er extra personeel gevonden worden kort voor een event, in geval van slecht weer moet de omgekeerde beweging gemaakt worden. Hetzelfde geldt bij logistieke verschuivingen, annulaties of bijstellingen. Deze hebben allemaal een impact op het nodige aantal personeel.
Personeel zelf is ook een dynamisch gegeven. Evenementen schrapen via via een allegaartje van tijdelijke werkkrachten samen die op het eerste zicht een budgetvriendelijke oplossing bieden, maar last minute een hoop problemen met zich meebrengen. Meer dan eens hebben organisatoren te kampen met vrijwilligers en studenten die, nadat ze zijn ingepland, plots niet meer kunnen of niet komen opdagen.
Hoe omgaan met last minute personeelswijzigingen
- Anticipeer op mogelijke wijzigingen bij het opstellen van de planningen. Je kan best bij het opstellen van je personeelsplanningen rekening houden met de no show en cancelation graad. Weet welke meer of minder bezetting die nodig is bij variërende weersomstandigheden en zet voldoende personeel in optie of on hold.
- Wanneer je grote personeelsgroepen dient te managen is het aangewezen om hiervoor een software pakket te gebruiken. Op de markt zijn momenteel talrijke staf management tools te vinden die je snel en overzichtelijk helpen medewerkers te plannen en last minute wijzigingen door te voeren.
- Aangezien je als organisator de dagen voor je evenement niet permanent bezig wil en kan zijn met personeel te plannen, duid je binnen je organisatie best een eigen personeelsmanager aan. Deze persoon kan zich bezighouden met last minute personeelswijzigingen.
- Een eigen personeelsmanager mist echter vaak de database en de knowhow die belangrijk is bij lastminute personeelsstress. Je kan ook opteren om in zee te gaan met een full service personeelspartner. Belangrijk hierin is dat je kiest voor een partner die meedenkt met je evenement en in staat is om last minute wijzigingen op te vangen zonder dat dit je een budgettaire kater oplevert.
