Het merendeel van de vergaderingen en presentaties op kantoor is niet inspirerend of productief.
De reden is dat vergaderingen of presentaties niet aanmoedigen tot samenwerking of tot het uitwisselen van ideeën. Dit blijkt uit onderzoek dat Sharp liet uitvoeren onder kantoormedewerkers in Europa.
Sharp hield het onderzoek naar aanleiding van de introductie van de nieuwe generatie Big Pad touchscreens. Uit de resultaten blijkt dat bijna één op de tien werknemers wel eens in slaap is gevallen tijdens een presentatie op het werk (9%) en dat een derde van de werknemers heeft gezien dat iemand anders in slaap viel (34%). Tien procent van de medewerkers zegt ooit een smoes bedacht te hebben om weg te komen bij een saaie vergadering. Een derde (34%) van de respondenten zat een kwart tot de helft van de presentatie ergens anders met zijn of haar gedachten. Ruim tien procent van de ondervraagden dacht zelfs bijna de gehele presentatie (75-100%) aan iets anders.
Saaie vergaderingen zijn tijdverspilling
De meerderheid van de ondervraagden (86%) besteedt een aantal uur per week aan vergaderen, maar ziet dat veelal als tijdsverspilling. Slechts 16% beschrijft de vergaderingen als 'inspirerend', terwijl 75% zegt productiever te zijn achter zijn of haar bureau.
De top drie van wat ondervraagden vervelend vinden tijdens een presentatie:
- Te lange gesprekken of discussies (55%)
- Een saaie spreker (48%)
- Geen inspirerende inhoud (43%)
Uit het onderzoek blijkt verder dat minder dan de helft (42%) van de ondervraagden vergaderen als samenwerken beschouwt; 57% vindt juist dat één persoon teveel aan het woord is. Meer dan de helft (58%) denkt echter dat vergaderingen beter zouden verlopen wanneer het een gezamenlijke inspanning wordt. Een vijfde van de werknemers (21%) geeft aan weleens iets te willen zeggen, maar daartoe niet de kans te krijgen. Van de ondervraagden zegt 17% niet van presentaties te houden, omdat ze niet voldoende de gelegenheid krijgen om vragen te stellen. Opmerkelijk is dat slechts een kwart (27%) getraind is om vergaderingen te leiden.
Ondersteunende middelen
Uit het onderzoek blijkt dat timemanagement en presentatietraining een cruciale rol spelen bij het verbeteren van vergaderingen en presentaties. Verder kunnen ondersteunende middelen een groot verschil maken.
Bron: Sharp
