Vorig jaar heb ik geen enkel congres of seminarie kunnen bijwonen... dat op het aangekondigde tijdstip begon en op het geprogrammeerde einduur afsloot.
Geen enkele eventorganisator slaagt er blijkbaar in zijn bloedeigen timing te respecteren. Een bevreemdende vaststelling in een tijdperk waar we hoog oplopen met customer centered comfort, just in time delivery, real time experience, use as you please en andere play on demand devices.
Het amateurisme begint meestal al bij het onthaalmoment en het welkomstwoord. Je wacht nog even op de laatkomers - de files, weet je wel - maar je negeert wel straal de deelnemers die op tijd waren! En zo laat je die kostbare minuten voorgoed weg glippen... "Maar ja, de dag is nog lang". Het vervolgt dan met de eerste spreker die zich niet aan zijn spreektijd houdt omdat hij geen duidelijke richtlijnen kreeg.
Toch gênant dat een organisatiecomité vaak na amper één uur moet vaststellen dat zijn evenwichtig en uitgebalanceerd dagprogramma al totaal niet meer klopt. Op de keper beschouwd is het programma met aanvangsuren en einduren nochtans een soort servicecontract met uitvoeringsmodaliteiten. Het is een schriftelijke overeenkomst van de congresorganisator met de betalende klant (het publiek) en nog belangrijker: met zijn al dan niet duur betaalde sprekers: "jij spreekt van dan tot dan". Pacta sunt servanda.
Hoe zielig: een voorzitter die voor een volle zaal één van de sprekers wegens tijdnood moet opdragen om zijn bijdrage wat in te korten. Ik herhaal: een expert met een goed voorbereide Prezi-presentatie krijgt in extremis en totaal onverwacht maar twintig minuten in plaats van dertig: een inlevering van maar liefst 33%. Voor drukbezette sprekers met nog andere engamenten op diezelfde dag is zo een congres overigens één grote bron van frustratie.
Sommige voorzitters proberen tijd te winnen door de pauze in te korten. Niet doen! Lukt niet! Bij een grote massa is een half uur pauze echt een niet samendrukbaar minimum. Laten we dat eens en voor altijd met elkaar afspreken. En waarom zouden de netwerkers moeten boeten omdat een organisator zijn eigen planning niet respecteert of zijn sprekers niet in de hand heeft?
Heren en dames organisatoren en eventplanners, laten we dit afspreken voor 2014: We stellen altijd een weloverwogen en realistische timing op, we briefen de sprekers correct, we beginnen op tijd en we volgen de gecommuniceerde tijdsaanduidingen want daar dienen ze voor.
De sprekers, het publiek, de cateraar, de pers en alle medewerkers achter de schermen zullen je allemaal heel dankbaar zijn.
