Column: Een evenementenkantoor? Weggegooid geld!

'Hoe gaan de zaken?' 'Tja, het is crisis he… (zucht)' Wie regelmatig vertoeft op een netwerkreceptie is ongetwijfeld al eens toevallig getuige geweest van een dergelijke conversatie. De zakenwereld puft en kreunt, wroet en akkert om uit de economische dip te geraken.

In zo'n situatie is het verleidelijk te vervallen in een conservatieve reflex: laten we minder uitbesteden, laten we voortaan gewoon alles zélf doen. Wat we zelf doen, doen we beter: een huizenhoog cliché dat niet alleen in politieke middens opduikt, maar dat bepaalde bedrijven ook al eens durven bezigen voor hun bedrijfsopening, familiedag of personeelsfeest.

De redenering klinkt aanlokkelijk: één van onze duurbetaalde managers zet dat event zelf op poten, dan sparen we de kost voor het inhuren van een eventbureau uit. Catering voorzien, zorgen voor wat entertainment en een mailtje sturen naar de genodigden, dat is toch kinderspel?

Tot zover de theorie. Maar wat is de praktijk? Voor iemand die zelden of nooit een evenement organiseert krioelt het van de valkuilen:

• Er steekt veel tijd in het in kaart brengen van betrouwbare leveranciers.
• Het is aartsmoeilijk een correcte budgettaire inschatting te maken.
• Creatief uit de hoek komen is niet simpel, omdat de waaier van mogelijkheden niet voldoende gekend is.

Kortom, het is vliegen zonder kompas. Het logische gevolg? De persoon in kwestie wijdt onwaarschijnlijk veel uren aan een dergelijke opdracht, met alle kosten van dien. En dan oogt het resultaat nog amateuristisch... 

Een evenementenbureau is een geoliede machine, die terug kan vallen op eerdere ervaringen en boogt op een uitgebreid netwerk. Op deze manier zijn we in staat alles veel sneller uit te voeren. Bovendien weet een eventorganisator de scherpste prijs te bedingen, dankzij de vertrouwelijke band met de betrokken leveranciers. Als kers op de taart kan een bureau de betrouwbaarheid van potentiële partners haarfijn inschatten, zodat je 'accidents de parcours' vermijdt. Je verdient een evenement dat strookt met het hoogstaande imago van je bedrijf: een strak geregisseerde avond die kwaliteit 'ademt'.

Door jouw evenement uit te besteden sluit je niet alleen ongelukken uit in de aanloop naar de feestelijkheden, bovendien kan je het event zelf zorgeloos beleven. Een eventbureau neemt alle logistieke beslommeringen voor haar rekening, zodat je zelf niet constant spreekwoordelijke brandjes moet blussen. Handen in de nek, voeten onder tafel en genieten geblazen! 

Mensen die mij kennen weten dat ik geen fan ben van theoretische beschouwingen of grote managementuitspraken. Maar toch wil ik besluiten met een oneliner, omdat deze bovenstaande zo treffend samenvat: "where the work can be done outside better than it can be done inside, we should do it."