Of het nu een sampling, promotieactie, klantenfeest of congres betreft, logistiek is de ruggengraat van elke productie. Dagdagelijks worden event organisatoren geconfronteerd met complexiteiten op het terrein wanneer het logistieke apparaat hapert.
Het probleem ontrolt zich op diverse speelterreinen. Ik geef u er vier mee:
1. Ervaring komt met de jaren.
Jaren van succes uiten zich vaak in een grotere bedrijfsstructuur. Kleine bedrijfjes zijn vaak jonge ondernemingen die zich kenmerken door flexibiliteit en persoonlijke betrokkenheid. Een doorrijpt logistiek bedrijf doorliep meestal al een structurele groei. Los van het feit dat een structuur te snel gegroeid kan zijn waardoor het weefsel vol gaten zit, presenteert een grotere structuur een heel eigen arsenaal aan typische moeilijkheden.
- De flexibiliteit is gedrukt onder een logge machine vol met hordes te volgen procedures.
- De overheadkosten van dergelijke bedrijven groeiden met de jaren mee waardoor dit reflecteert in de tarifering. Dat maakt het zeker niet makkelijker in een pitch-omgeving waarbij de presentatiefocus op het concept ligt en niet op productiemeerwaarde exposeren.
- Interne personeelswissels zijn typisch waardoor je moet omgaan met een stoelendans van accountmanagers, zeker in tijden waarin het bedrijf herstructureert en experimenteert om een recente groei te meesteren.
- Het totaalpakket aan diensten wordt opgesplitst in deelverantwoordelijkheden. Van jou als klant wordt verwacht jou aan te passen aan deze structuursverandering waardoor je moet omgaan met meerdere contactpersonen binnen een logistiek verhaal. (Vb. Tarifering, magazijnbeheer, transport, just-in-time leveringen, loading, facturatie, etc.)
- Niemand is rechtstreeks te bereiken waardoor je steeds via de receptie moet passeren. Bovendien worden mobiele nummers overbodiger, waardoor je dringende zaken best tijdens de kantooruren regelt. Binnen de evenementensector vallen kleine vergetelheden die schreeuwen om een oplossing echter vaak buiten de normale kantooruren.
- …En dan hebben we het nog niet over de ontelbare kleine haperingen in het systeem die niet onmiddellijk opvallen tijdens de pre-productie omdat het allemaal zo groot en onoverzichtelijk is.
Geef ons maar die dappere steen-slingerende David in plaats van een gespierde Goliath.
2. Excellente service op alle deelvlakken is zo uniek, dat je het soms ver moet gaan zoeken.
Er zijn goede crewing agencies op de markt, er zijn fantastische freelance productieleiders te bespeuren, goede vrachtwagen- en vorkheftruckchauffeurs zijn zeker te vinden. Maar, een leverancier die op alle logistieke vlakken een A++ certificaat verdient en daardoor een one-stop-shop van logistieke diensten kan aanbieden, is geen evidentie.
En zelfs al heb je zo’n firma gevonden, dan stoot je regelmatig op capaciteitslimieten. Een goede leverancier kan misschien wel tientallen stagehands leveren van het beste kaliber, maar vraag 3 CE-chauffeurs en ze lopen vast.
Wij zijn zelf tot in Limburg moeten gaan om een derde partij te vinden om onze “pool” van logistieke leveranciers aan te vullen. Meer en meer events begonnen tegelijk te vallen, waardoor opsplitsing van de pool nodig werd. Wij geven echter de voorkeur aan meerdere kleinere partijen, eerder dan in bed te gaan met 1 grote leverancier die de groeiende capaciteitsvraag eigenhandig kan bolwerken.
3. Reputatie moet betaald worden.
Productionele kwaliteit is net niet meetbaar genoeg om integraal te kunnen doorrekenen. De meerkost wordt best opgeslorpt in het grotere geheel van de organisatie.
Evenementen vragen een specifieke know-how, flexibiliteit en aanpak. Shoppen buiten de sector is vaak af te raden. Probeer maar eens event-specifiek materiaal van diverse vorm en grootte op te slaan bij een opslagcomplex dat gewoon is om rekposities toe te kennen aan elk individueel onderdeel. Of nog rampzaliger: probeer eens een transporteur een levering te laten doen met een specifiek leverings-uur op een locatie zonder exact adres. Vraag dan ter plaatse om niet alleen te helpen lossen, maar tevens te helpen opstellen. Een onbegonnen zaak.
Het is aantoonbaar dat event logistiek meestal duurder uitkomt dan de tarieven die gehanteerd worden op de algemene logistieke markt waar de concurrentie onschatbaar groter is. Echter, iedereen die ooit ervaren heeft hoe frustrerend een samenwerking met een ondermaatse logistieke teamgenoot kan zijn betaald graag deze meerkost.
4. Plakt jouw logistieke leverancier op jouw profiel?
Daarenboven is een match met jouw bedrijf, aanpak/visie en type eindresultaat primordiaal. Het werkt gewoon niet goed om concert stagehands in te schakelen op een VIP business event. Net zoals een scaffolder of podiumbouwer geen beursstand met verfijnde bannering in elkaar kan zetten.
We leven in een maatschappij die vol is van 'terroir', personaliseren en identiteit. Ongeacht de reputatie en referenties van een groot bedrijf kiezen wij resoluut voor kleinere bedrijven met vergelijkbare reputatie, bewezen verdienste en een stevige, gepersonaliseerde organisatie.
En u kiest liever de snelheid van de muis of de kracht van de olifant?
