Vorige week bracht Aaaaha! the Actor Factory 442 organisatoren samen voor de masterclass 'Hoe organiseer je het evenement dat niemand wil missen?'. Op het podium van het World Forum deelden zij hun beste tips met elkaar. Presentator Erik Peekel besprak met hen het uitnodigingstraject, interactie, netwerken en natraject. Voor eventplanner.be /.nl zet Erik alvast verrassende tips op een rij over netwerken…
Eén van de onderwerpen van de masterclass was het faciliteren van netwerken. Deelnemers van events hebben als bijkomend doel vaak het leggen van nieuwe, betekenisvolle contacten. Als organisator kun je vooraf activiteiten bedenken, waardoor deelnemers gemakkelijker met elkaar in contact komen. Veel deelnemers vinden het lastig om met onbekenden in gesprek te gaan: Wie spreek je aan? Wat zeg je? Vinden ze het niet vreemd dat je hen benadert? In de meeste gevallen ken je al andere deelnemers, dan is het veiliger om met die bekenden te blijven praten. Tegelijkertijd is dat een gemiste kans om nieuwe contacten te leggen.
Aaaaha! the Actor Factory ontwikkelt voortdurend slimme interventies met acteurs. Eén van de speerpunten is om gasten met elkaar in gesprek te krijgen. Een geschikte spelvorm en een aangename verrassende benadering doet wonderen. Wat kun je als organisator zelf doen? Hieronder zet Erik een aantal tips uit de masterclass op een rij.
- Zet voldoende gastheren en gastvrouwen in
Dat kunnen eigen collega's zijn. Bij een relatie-evenement geef je vooraf instructie aan alle accountmanagers. Zij moeten niet met elkaar gaan borrelen, zij hebben een rol om de gasten aandacht te geven en hen met elkaar in gesprek te brengen. - Zorg voor gespreksstof
Verrassende acts, catering en decoratie/styling zijn aanknopingspunten om met elkaar in gesprek te gaan. Je kunt ook gespreksonderwerpen op kaartjes afdrukken en op de tafels leggen. - In kleine groepjes kom je makkelijker met elkaar in gesprek
Organiseer workshops of activiteiten in kleine groepjes. - Maak er een spel van
Geef de ene deelnemer twee glazen en de andere deelnemer een fles. Zij hebben elkaar nodig. Of organiseer een speeddate lounge in een deel van je ontvangstruimte. - Duidelijke badges met grote letters
Die kun je op afstand lezen. Zo ziet men gemakkelijk wie men wil aanspreken. - Verzend vooraf een gastenlijst
Deelnemers kunnen vooraf bedenken wie ze nog willen ontmoeten. - Organiseer een kleinschalige bijeenkomst
Op kleinschalige bijeenkomsten kun je je als gastheer/gastvrouw beter over je gasten ontfermen. - Laat deelnemers zichzelf kort introduceren
Op voorwaarde dat het aantal deelnemers niet te groot is. - Leg bierviltjes op de tafels met foto, naam en organisatie van specifieke deelnemers erop en de tekst 'Wist u dat deze persoon ook aanwezig is?'
- Gebruik slimme technologie
Swingbo Connect is een voorbeeld van slimme technologie om deelnemers in contact te brengen met elkaar. Bij binnenkomst ontvang je een badge met daarop de foto's van andere deelnemers met wie je percentueel het meest overeenkomt.
Bekijk hieronder de video van de masterclass:
