Congresorganisatoren doen meer dan hun best om het beste programma met de coolste sprekers samen te stellen, huren de mooiste zalen en hebben vaak de lekkerste koffie van echte baristas. Tenminste die organisaties die weten hoe het werkt en hoort anno 2013.
Het is een vak om een congres te organiseren en je moet het marketen. Toch gaan wij burgers van de lage landen slordig om met die congressen. Als het voor niets is geven wij ons al snel op en denken: ik kijk tegen die tijd wel of ik tijd heb. Zeker als wij ook nog gebeld worden en via de telemarketing het emotionele verhaal horen dat jij
zeker niet mag ontbreken en dat meneer X je heeft opgeven als gast! We smelten en gaan overstag.
Bij betaalde congressen denken wij beter na voor wij ons opgeven want het kost geld. En ja, dat hebben we nu even niet in overvloed. Dus worden wij selectief en vinden het al snel te duur. Zelfs grote sprekers zijn geen garantie voor de opkomst. Denk maar even aan Clinton afgelopen jaar in november... Met pijn en moeite kwamen er een paar honderd betalende gasten. De rest was door slimme relatie marketing toch naar binnen 'getapdanced'.
Door de band genomen is de 'no show' bij betaalde en professioneel georganiseerde congressen in de Benelux 4 à 5% maar bij congressen waar je een (gratis) uitnodiging voor hebt gekregen tussen de 25 en 30%. Zeggen er 1.000 te komen, in werkelijkheid komen er 700 man en blijven ook niet eens de gehele dag. In de USA is dat overigens resp. maar 2% en 15%! Dat is erg. Ook voor de organisaties die het organiseren... En zeker voor de sponsoren die het voor jou en mij uit de grond trekken en betalen! Het geld is namelijk al uitgegeven en je maakt er geen gebruik van.
Nu hoor ik u denken: er kan toch iets dringend zijn. Klopt. Maar niet bij iedereen is er iets dringends. Vaak is het de waan van de dag om er onzorgvuldig mee om te springen. Of eerdere ervaringen. Het is toch niets. Of het lekkere weer.
De succes story en de leugen!
Dan krijgen we een nieuw fenomeen bij gratis toegankelijke congressen: "zijn de bezoekers werkelijk wie zij zeggen te zijn?" En hebben zij echt zoveel mensen in dienst?
Of zijn het ZZPers die slim de vragen formulieren invullen om zo toegang te krijgen tot de 'blue ocean'?
Organisatoren vinden het al snel goed en vertellen de opdrachtgever: het loopt goed! De echte profs natuurlijk niet. Die verkiezen kwaliteit boven kwantiteit. We hebben al 1.000 aanmeldingen? Maar controleren wij die wel? Nee, dat doen wij meestal niet. Terwijl je nu via Data Mining via sensors alles kan weten over wie er zijn. En hoe lang... Dat bleek wel bij de CES in Las Vegas. Of wat dacht je van volgend fenomeen. Verleden week moest ik een presentatie geven op een voornaam congres en vond het niet zo druk
als ik had verwacht. Hoe ik ook telde, ik kwam op niet meer dan krap 200 man. De volgende dag kreeg ik een bedank mailtje van de organisatie en dat het een doorslaand succes was. Meer dan 400 aanwezig hadden genoten van de topverhalen! Waar hadden die dan gezeten? Onder de stoel of lagen ze onder een steen? Of was het een mailing om de niet bezoekers in de maling te nemen dat zij echt iets hadden gemist?
Congressen zijn heel waardevol om nieuwe informatie te krijgen, energie op te doen en mensen te ontmoeten. Vraag maar na bij network agent Jochem Klyn of brandbooster booster Cyriel Kortleven. Laten we dus congressen in ere houden en gaan als het kan, je niet opgeven als je toch al niet van plan bent om te gaan. En vooral altijd te zijn wie je werkelijk bent.
